PlatoForms User Guide
工作流程
本頁內容
一個 工作流程 將文件逐步傳遞給多個人。例如，客戶填寫表單，經理批准，第二個人簽名，最終生成一份完整的 PDF。您可以在畫布上繪製流程，決定每個步驟由誰完成，何時通知誰，PlatoForms 會執行它：每次提交開始一次 運行，每個人都會收到他們步驟的鏈接，跟踪器顯示每次運行的位置。
在本章中
- 建立工作流程: 畫布、四種類型的步驟、連接它們、檢查清單和發布。
- 表單步驟: 選擇表單、決定誰填寫、截止日期、提醒，以及如何將數據從一步傳遞到下一步的 PDF。
- 審批: 誰批准、決策按鈕、退回工作、允許審批人簽名，以及審批記錄頁面。
- 分支和並行路徑: 根據答案路由、同時運行步驟，並將路徑重新匯合。
- 通知和電子郵件: 誰在每個步驟被告知，運行完成時以及電子郵件的內容。
- 共享和開始運行: 發布、共享鏈接、邀請人員，以及工作流程鏈接的行為方式。
- 跟踪運行: 跟踪器、推動和重新分配、最終 PDF 和提交頁面。
- 示例: 七個完整的工作流程，從兩步簽名到並行審批和順序簽名。
- 集成和 API: webhooks、REST API、MCP 工具和 Slack。
- 從經典工作流程升級: 在畫布之前構建的工作流程發生了哪些變化，以及為您保留了哪些內容。
視頻教程
此教程以請假申請為例：員工提交申請，經理批准並簽署，然後員工收到完成的 PDF 和簽名證書。
工作流程的組成
| 術語 | 含義 |
|---|---|
| 步驟 | 畫布上的一個框。有四種類型：表單步驟（有人填寫表單）、審批步驟（有人批准或退回）、分支步驟（運行根據之前的答案選擇一條或多條路徑）和結束步驟（標記路徑結束的位置）。 |
| 連接 | 從一個步驟到下一個步驟的箭頭。審批有兩個外向連接：批准和退回。 |
| 開始 | 第一個表單步驟。當有人提交時，運行開始。 |
| 運行 | 通過工作流程的一次運行，由起始表單的一次提交開始。工作流程可以同時進行數千次運行。 |
| 任務 | 一次運行中的一個步驟，交給一個人：「經理對 Jane 申請的審批」。表單任務以提交結束；審批任務以決策結束。 |
| 路徑 | 通過畫布的路線。具有兩個外向箭頭的步驟同時開始兩條路徑；具有兩個內向箭頭的步驟是路徑匯合的地方。 |
每個計劃都可以建立工作流程；發布工作流程需要付費計劃或免費試用。查看 PDF 工作流程自動化 以獲取功能和計劃概覽。您的計劃的表單配額決定了一個工作流程可以鏈接多少不同的表單；審批、分支和結束步驟不計入其中。
運行的移動方式
- 有人從共享鏈接、邀請或您的網站提交起始表單。
- PlatoForms 查看畫布上的後續步驟，並為每個下一步創建一個任務。該步驟指定的人員會收到帶有鏈接的電子郵件。
- 每個人打開他們的鏈接，填寫表單或做出決定，然後運行繼續。退回決策重新打開早期的表單以進行編輯；分支選擇與答案匹配的路徑。
- 當每條路徑都到達終點時，運行完成：完成通知攜帶最終 PDF 發出，運行在跟踪器中顯示為已完成。
每個表單步驟可以打印到前一步生成的 PDF 上，因此從客戶詳細信息開始的文檔最終也會攜帶經理的簽名。請參閱跨步驟合併數據。
在哪裡找到它
點擊左側導航中的 工作流程。工作流程頁面列出每個工作流程，並附有其畫布的小圖片、狀態和最近的運行。從那裡您可以打開設計器、跟踪器、共享和邀請。
在畫布之前構建了工作流程？
您的工作流程已自動轉換，並保持接受提交；一些默認設置已更改。從經典工作流程升級列出了發生的變化和保留的內容。