ワークフロー
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ワークフローは、ドキュメントを複数の人々に一歩ずつ渡します。例えば、顧客がフォームに記入し、マネージャーが承認し、次に別の人が署名し、その結果として完成したPDFが得られます。キャンバス上でプロセスを描き、各ステップを誰が担当するか、誰に通知するかを決定し、PlatoFormsが実行します。各提出は「実行」を開始し、各人は自分のステップへのリンクを受け取り、トラッカーは各実行がどこにあるかを示します。
この章で
- ワークフローを構築する: キャンバス、4種類のステップ、それらをつなぐ方法、チェックリストと公開。
- フォームステップ: フォームを選び、誰が記入するかを決定し、期限、リマインダー、PDFがステップ間でデータをどのように運ぶか。
- 承認: 誰が承認するか、決定ボタン、作業を戻す、承認者に署名させる、承認記録ページ。
- 分岐と並行パス: 回答によるルート設定、同時にステップを実行し、パスを再結合する。
- 通知とメール: 各ステップで誰に通知するか、実行が完了したときに通知するか、メールの内容。
- 共有と実行の開始: 公開、リンクを共有、招待、ワークフローリンクの動作。
- 実行を追跡する: トラッカー、促しと再割り当て、最終PDFと提出ページ。
- 例: 2ステップの署名から順次署名の並行承認までの7つの完全なワークフロー。
- 統合とAPI: ウェブフック、REST API、MCPツールとSlack。
- クラシックワークフローからのアップグレード: キャンバス前に構築されたワークフローの変更点と引き継がれた内容。
ビデオチュートリアル
このチュートリアルでは、休暇申請を例に使用します：従業員が申請を提出し、マネージャーが承認して署名し、従業員が完成したPDFと署名証明書を受け取ります。
ワークフローの構成要素
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| ステップ | キャンバス上の1つのボックス。4種類あります：フォームステップ（誰かがフォームに記入）、承認ステップ（誰かが承認または戻す）、分岐ステップ（以前の回答に応じて1つ以上のルートを選択）、終了ステップ（パスが終了する場所を示す）。 |
| 接続 | 1つのステップから次のステップへの矢印。承認には2つの出力接続があります：承認済みと戻された。 |
| 開始 | 最初のフォームステップ。誰かがそれを提出すると実行が開始されます。 |
| 実行 | ワークフローを1回通過すること。開始フォームの1回の提出によって開始されます。ワークフローは同時に数千の実行を持つことができます。 |
| タスク | 1つの実行内の1つのステップで、個人に割り当てられます：「ジェーンの申請に対するマネージャーの承認」。フォームタスクは提出で終了し、承認タスクは決定で終了します。 |
| パス | キャンバスを通るルート。2つの出力矢印を持つステップは同時に2つのパスを開始し、2つの入力矢印を持つステップはパスが合流する場所です。 |
すべてのプランでワークフローを作成できますが、公開するには有料プランまたは無料トライアルが必要です。PDFワークフロー自動化で機能とプランの概要をご覧ください。プランのフォーム許容量が、ワークフローで連鎖できる異なるフォームの数を決定します。承認、分岐、終了ステップはそれにカウントされません。
実行の進行方法
- 誰かが共有リンク、招待またはあなたのウェブサイトから開始フォームを提出します。
- PlatoFormsはキャンバス上の次のステップを確認し、各次ステップのタスクを作成します。そのステップに指定された人々はリンク付きのメールを受け取ります。
- 各人は自分のリンクを開き、フォームに記入するか決定を下し、実行が進行します。戻された決定は以前のフォームを編集用に再開し、分岐は回答に一致するパスを選択します。
- すべてのパスが終了に達すると、実行は完了します。最終PDF付きの完了通知が送信され、実行はトラッカーで完了として表示されます。
各フォームステップは、前のステップで生成されたPDFに印刷できます。顧客の詳細で始まるドキュメントは、最終的にマネージャーの署名も含むことになります。詳細はステップ間でデータを結合するを参照してください。
どこで見つけるか
左のナビゲーションでワークフローをクリックします。ワークフローページには、キャンバスの小さな画像、ステータス、最近の実行とともにすべてのワークフローが一覧表示されます。そこからデザイナー、トラッカー、共有、招待を開くことができます。
あなたのワークフローは自動的に変換され、引き続き送信を受け付けます。いくつかのデフォルトが変更されました。クラシックワークフローからのアップグレードには変更点と引き継がれた内容が記載されています。