PlatoForms User Guide
ドキュメントリクエストと更新
タブ
多くのフォームには書類が伴います：本人確認のためのID、保険証、署名された同意書、証明書などです。ドキュメントリクエストは、フォームが提出された後にそれらのファイルを収集します。フォーム上でチェックリストを作成し、提出者にはアイテムをアップロードするためのプライベートリンクが提供され、PlatoFormsがすべてが揃うまでリマインダーを送ります。そして、あなたのチームが提出ページから各ファイルを受け入れるか拒否します。
更新は期限切れを管理します。フォームは一定期間後、または提出者が入力した日付に期限が切れることがあります。各ドキュメントも同様です。期限前に、新しい提出またはファイルの新しいコピーを求められ、更新ページには期限が迫っているもの、送信済み、更新済み、または期限切れのものが表示されます。
この章で
- チェックリストの設定: アイテム、提出時に何が起こるか、リンクを受け取る人、リマインダー、メール、ファイルの保管場所。
- 提出者が見るもの: 感謝ページ、ドキュメントリンク、メールとテキストメッセージ。
- ドキュメントのレビューと追跡: 提出ページのドキュメント列、受け入れと拒否、ドキュメントリクエストページ。
- 更新: 期限ルール、提出者が受け取るもの、更新ページ、フォームとそのドキュメントが一緒に更新される方法。
- 人々: 提出とファイルを送信者ごとにグループ化。
- プラン、API、ウェブフック: 各プランに含まれるもの、使用状況レポート、自分のシステムからリクエストと更新を読み取る方法。
仕組み
- ダッシュボードでフォームを開き、管理を選択し、次にドキュメントリクエストを選び、チェックリストを作成します。テンプレートから始めるか、PlatoFormsがフォームのフィールドからアイテムを提案するのを利用するか、自分で追加します。
- 誰かがフォームを提出します。感謝ページには必要なドキュメントが一覧表示され、同じリストがプライベートなドキュメントリンクとともにメールで送信されます。テキストメッセージでもリンクを送信できます。
- 提出者は、電話やコンピュータから各アイテムをアップロードします。インストールは不要で、すべてが揃うまでいつでもリンクに戻ることができます。何かが不足している間はリマインダーが送信され、到着すると停止します。
- ファイルがレビュー待ちのとき、あなたのチームに通知されます。レビュアーは各ファイルをメモ付きで受け入れるか拒否します。拒否されたファイルは再度求められます。受け入れられたファイルは提出PDFの隣に保管され、フォームにクラウドドライブフォルダがある場合はそこにも保管されます。
- フォームまたはドキュメントの有効期限が近づくと、更新が送信されます。提出者は事前入力されたフォームのコピーまたはドキュメントリンクを受け取り、新しい提出は古いものにリンクされます。
見つけ方
- フォームごとに: フォームの管理ページのドキュメントリクエストと更新セクション。
- 全フォームにわたって: 左ナビゲーションのドキュメントリクエストに、リクエスト、更新、人々の3つのタブがあります。メニュー項目のバッジはレビュー待ちのファイル数をカウントします。
- 提出ごとに: 提出ページのドキュメント列とそこから開くドキュメントドロワー。
ドキュメントリクエストはすべてのプランに含まれており、プランに応じた月間リクエスト数があります。更新と人々はシルバープラン以上に含まれています。プラン、API、ウェブフックを参照してください。