チェックリストを設定する

チェックリストは1つのフォームに属します。ダッシュボードでフォームを開き、管理を選択し、次にドキュメントリクエストを選びます。送信後にドキュメントを依頼するをオンにし、リストを作成して保存をクリックします。それ以降のすべての送信には独自のリクエストが付きます。

後でスイッチをオフにすると、新しいリクエストが停止します。チェックリストと既に開いているリクエストはそのままです。

項目を追加する

リストを埋める方法は3つあり、組み合わせることができます:

• ドキュメントを追加は、自分で説明する項目を作成します。
• テンプレートを使用は、一連の項目をコピーします。組み込みのテンプレートには、患者受付（写真付きID、保険証の表裏、署名済み同意書）、新規クライアント（写真付きID、署名済み契約書）、新規採用（写真付きID、就労許可書、資格証明書）、ベンダー（W-9、保険証明書）があります。保存したテンプレートはその上にリストされます。後で項目を編集または削除できます。
• このフォームから提案は、フォームのフィールドラベルを読み取り、それに通常付随するドキュメントを提案します。必要なものを保持し、名前を編集して追加します。これにはAIクレジットが使用されます。送信されるのはフォームのタイトルとフィールドラベルのみで、回答、アップロードされたファイル、記入者の名前は送信されません。HIPAAチームは最初に通知を確認します。

項目をドラッグして表示順を変更します。リストが再利用に値する場合は、テンプレートとして保存をクリックします。保存されたテンプレートはチーム内のすべてのフォームで利用可能です。

各項目

既にファイルを保持している項目を削除すると、新しいリクエストからは非表示になります。既に収集されたファイルはそのまま残ります。誰もアップロードしていない項目は保存時に削除されます。

依頼するタイミング

チェックリストを表示は、依頼がどのように最初に表示されるかを決定します:

• フォーム送信後: 感謝ページにドキュメントがリストされ、今すぐアップロードボタンが表示され、ドキュメントリンクもメールで送信されます。
• ドキュメントリンクのみ: 感謝ページには何も表示されず、リンクはメールで送信されます。

リンクを受け取る人

ドキュメントリンク、そのリマインダー、新しいアップロードの依頼、更新はすべて同じ人に送られます。少なくとも1つのソースを選択してください:

• これらのフィールドの回答: 最初にメールフィールド、その後テキストとドロップダウンフィールド。回答はメールアドレスである場合のみカウントされます。
• 招待が送られた人: フォームが招待またはワークフロータスクを通じて送信された場合。
• チーム外の通知メールを受け取るすべての人: 通知設定のライブミラーで、送信メールを受け取るアドレスはリンクも受け取ります。

見つかったすべてのアドレスが同じリンクを受け取ります。何も選択されていない場合、リンクは感謝ページにのみ表示され、チームは提出ページからコピーできます。

送信方法はテキストメッセージを追加します。携帯番号を保持する電話フィールドを選択します。リンク、リマインダー、更新はSMSとメールで送信されるか、SMSのみで送信されます。テキストはメッセージングバランスから支払われ、すべてのテキストには送信者と停止方法が記載されており、そのフィールドの横にその番号が依頼に関するテキストに使用されることを知らせるべきです。

リンク設定

• ドキュメントリンクの有効期限: 日数または無期限。期限切れのリンクを開く人はメッセージを見て、チームは再発行できます。HIPAAチームではリンクは常に30日以内に期限切れになります。
• パスコードを要求: リンクごとにランダムなパスコードが生成され、リンクを含むすべてのメールに印刷され、ページが開くときに要求されます。この設定をオンにする前に送信されたリンクはそのまま開きます。

チームに通知

フォームの提出を表示できるチームメンバー（権限で設定）に3つの通知が送られます:

• ドキュメントがアップロードされ、レビューが必要な場合: 人ごとに1通のメールが送信され、最後のアップロード後すぐに送信されるため、連続したファイルは1通のメールになります。
• 拒否されたドキュメントが再アップロードされた場合。
• すべてのドキュメントが承認された場合。

リマインダー

リマインダーはドキュメントが不足している間に送信され、すべてが揃うと停止します。デフォルトのスケジュールは、リクエスト後1日、3日、7日です。必要に応じて日を追加または削除できます。各リマインダーにはまだ不足しているものだけがリストされます。

メッセージ

すべてのメールには提出の言語で組み込みのテキストが含まれています。カスタマイズをクリックして、チーム名、フォーム名、個人名、不足しているドキュメントのリスト、リンクの変数を使って独自の件名と本文を書きます。メールには常にリンクが含まれますが、テキストにそれが含まれていなくても送信されます。

• メールメッセージ: フォームが送信された直後にリンクと共に送信されます。
• リマインダー: ドキュメントが不足している間に送信されます。
• 新しいアップロードが必要: レビュアーがファイルを拒否したときに送信され、レビュアーのメモが含まれます。

テキストメッセージには、米国とカナダ用と他の国用の短いテキストがあります。

ファイリング

承認されたファイルは提出と共に保存され、そのダウンロードに含まれます。フォームにクラウドドライブフォルダがある場合、各承認されたファイルはPDFの隣にItem_Person_Dateという名前でファイリングされます。