通知とメール
タブ
ワークフローは独自のメールを送信します。各ステップの通知タブでは、そのステップが準備できたときに誰に通知されるかを示し、完了通知では実行が完了したときに誰に通知されるかを示します。フォーム自体の通知設定はワークフローの提出には使用されないため、同じ提出が二重に送信されることはありません。
どのメールが誰に送られるか
| メール | いつ | 誰に | 設定場所 |
|---|---|---|---|
| ステップ通知 | 提出または承認される前のステップ | ステップで指定された人々 | ステップの通知タブ |
| リマインダー | ステップが割り当てられてからN日後でまだ開いている場合 | 同じ人々、または別のリスト | ステップの通知タブ |
| 承認リクエスト | 承認が提出される前のステップ | 承認者 | 承認の通知タブ |
| 決定メール | 承認者が決定したとき | レビューされたフォームを記入した人 | 承認の決定メールタブ |
| 完了通知 | 実行のすべてのパスが終了したとき | 開始した人を含む指定した誰でも | ワークフローパネル、実行が完了したとき |
フォームがワークフローステップとして使用される場合、ワークフローを通じて行われた提出はフォーム自体の通知メールやリマインダーを送信しません。そのウェブフック、SlackとGoogle Sheetsの統合、ロジックルールメールは引き続き動作し、ワークフロー外でフォーム自体のリンクを通じて行われた提出は通知を送信します。
ステップ通知
通知はそれを知らせるステップに属します。ステップの通知タブで設定します:
送信先メールアドレス. 以下の組み合わせ:
- これらのアドレスに送信: 固定アドレス、カンマで区切ります。
- フォームに記入されたメールに送信: 以前のステップからの回答、例えば開始フォームの「マネージャーメール」フィールド。ステップを選び、次にフィールドを選びます。
- ワークフローを開始した人に送信: 誰が聞くかまたは招待からのアドレス。
- 「X」を承認した人に送信: このステップの前に来る承認ごとに1つのチェックボックス。これにより、署名が必要な承認者にフォームが届きます。承認者にフォームを記入させるを参照。
- チームメンバーにメール: 提出を閲覧できるチームメンバー、必要に応じて独自の件名と本文。
件名と本文. エディタはフォームの通知と同じです。変数メニューには、各ステップ名、ワークフロー変数、添付ファイルのフィールドがリストされています:
| 変数 | 挿入する内容 |
|---|---|
workflow_name |
ワークフローの名前。 |
step_ordinal_index |
メールを送信するステップの位置、「1st」、「2nd」など。 |
next_step_link |
受信者が次のステップを行うために開く必要があるリンク。クリック可能なリンクとしても利用可能。すべてのステップ通知に含めるべきです。 |
workflow logic block |
ワークフローメールのみにレンダリングされるブロック。 |
attach_pdf_file, shared_pdf_link |
提出されたフォームのPDF、添付またはダウンロードリンクとして。 |
| 以前のステップのフィールド | メニューでステップを選び、次にフィールドを選びます。メールを送信する提出を行ったステップは「提出済み」とマークされます。 |
リマインダー. ステップが割り当てられてからN日後にリマインダーを追加し、独自の件名、本文、オプションの別のアドレスリストを設定します。ステップが完了するとリマインダーは停止します。
すべての改訂に対してメールを送信. 以前のフォームが編集され再提出されたとき、ステップの人々に再度通知されます。デフォルトではオフです。
誰が通知されるか、言葉で. ステップのフォームタブは受信者を要約し、その前のステップはこのフォームが提出されたときの下に表示されるので、すべてのタブを開かずにチェーンを確認できます。
標準タスクメール
承認は標準メールを送信しますが、独自のメールを書くこともできます: ワークフロー名、ステップ名、求められる内容、誰が求めたか、期限日と1つのリンク。ステップの通知タブでメッセージを編集をクリックして置き換えます; ツールバーにはワークフロー名、ステップ名、開くリンク、期限日、受信者名、開始者、前のステップ、および以前のステップからの回答が挿入されます。
決定メール
承認の決定メールタブにはレビューされたフォームを記入した人への2つのメールがあります: 承認時と返送時。どちらも事前に入力され翻訳されています; 自由に編集してください。変数: ワークフロー名、ステップ名、決定、承認者のコメント、承認者、リンク。リンクは返送後の修正のためにフォームを開くか、実行が終了した拒否後に再開始を提供します。
決定メールは承認者が決定した瞬間に送信されます。署名済みPDFは含まれていません: それはすべてのステップが完了したときに完了通知と共に送信されます。
完了通知
実行が完了したときにワークフロー独自のメールが送信され、ワークフローパネルの実行が完了したときで設定されます。設定（または変更）をクリックしてステップ通知と同じ画面を開きます: アドレス、任意のステップからの回答、最後のフォームの提出を表示できるチームメンバー、ワークフローを開始した人。ヘッダーには「
組み込みのテキストは、完了したPDFを添付しリンクし、チームの言語で表示されます。このメールに特有の変数:
| 変数 | 挿入する内容 |
|---|---|
completed_at |
実行が完了した日時。 |
attach_pdf_with_approval_record_file |
承認記録ページが追加された最終PDF、添付ファイルとして。 |
pdf_with_approval_record_link |
同じドキュメントのダウンロードリンク、クリック可能なリンクとしても利用可能。 |
attach_pdf_file, shared_pdf_link |
記録ページなしの最後のフォームのPDF。 |
承認決定がない実行、または記録ページがオフになっている場合、記録ページはありません: その場合、「承認記録付き」変数は最後のフォームのPDFを添付しリンクしますので、メールは常に完了したドキュメントを運びます。
実行が完了したときに記録ページを生成できなかった場合、メールは数分待って再試行します。それでも欠落している場合、メールはプレーンPDFを添付して1行のメモを添えて送信されます; ダウンロードリンクはページが準備できたら含まれ、トラッカーはそれを再構築できます。
チェックリストは「実行が完了したときに誰も通知されません」と警告します。フォームステップが実行を終了し、完了通知が誰も指定していない場合です。
リマインダー、促し、期限切れ
- リマインダーはステップの通知タブから自動的に送信されます。
- トラッカーの促しはタスクのメールをオンデマンドで再送信し、タスクごとに最大1時間に1回です。
- リンクはワークフローまたはチームに設定された日数後に期限切れになります; 期限切れのリンクはその旨を伝え、新しいリンクを要求するように求めます。トラッカーからタスクを再割り当てすると新しいリンクが発行されます。