データ保持ポリシー

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この記事では、PlatoFormsがフォーム提出データをどのように保存、保持、削除するか、そしてチームのニーズに合わせてどのように制御できるかを説明します。

データ保持ポリシー

データ保持ポリシーとは何か

データ保持ポリシーは、法的またはコンプライアンス上の理由でデータがどのように保存され、削除されるかに関するものです。基本的なポリシーは、データがどのように保存され、どのくらいの期間保存され、どのシステムで管理されるかを説明する必要があります。通常、業界の規制に依存します。

PlatoFormsでは、あなたのフォームデータは厳格なセキュリティ基準によって保護されており、保持期間を自由に決定できます。
データ保持が提供するもの

データを保持することで、保持期間中に便利な機能を利用できます。これには、フォームの編集、変更の追跡、PDFのダウンロード、PDFドキュメントの簡単な検索と共有が含まれます。
データがどのくらいの期間保持されるか

PlatoFormsでは、フォームデータの安全性を重視しており、これには機密性の高い顧客情報が含まれる場合があります。

デフォルトでは、各提出は最後に更新されてから3か月間保持され、その後永久に削除されます。フォームが新しい提出を受け続けている間でも同様です。初めて有料プランに加入すると、変更されていない3か月の設定が無期限になります。しかし、柔軟性があります。ニーズに合った保持期間を選択できます。詳細については、アカウント固有の保持期間をご覧ください。

Note
あなたの有料プランが終了した場合、データ保持設定は1年間そのまま維持されます。その後、無料プランの3か月保持が適用され、古い提出データは完全に削除されます。プランが終了するとき、そして削除される30日前と7日前にアカウント所有者にメールで通知します。その日付までにプランを更新すれば、すべての提出データが保持されます。
保持期間を変更できるのは誰か

データストレージルールはチームのすべてのフォームに適用され、変更できるのはチーム管理者のみです。

Note
アカウントを作成すると、自動的に自分のチームのチーム管理者になります。
PlatoFormsがデータを削除する方法

提出物が設定された保存期間を超えると、Webフォームの回答のPDFを含む、PDFや添付ファイルなど、関連するすべてを削除します。情報を保護するために安全かつ永久に行われます。0日の保持期間では、提出物はそのファイルの少なくとも1つがクラウドドライブに到達した後にのみ削除されます。
データを削除する場合

古い提出データをPlatoFormsから削除するのに最大24時間かかることがあります。
すべての提出物を消去する

この機能を使用すると、すべての提出データをワンクリックで永久に削除できます。これは、厳格なデータプライバシールールを持つチームや大規模なデータセットをクリーンアップする際に理想的です。

Warning
一度消去されると、提出データは復元できません。フォームはそのまま残り、削除されません。

アカウント固有の保持期間

異なるアカウントタイプに基づく保持期間の詳細については、アカウント固有の詳細を参照してください。

アカウント	保持期間	説明
新規登録	デフォルト: 3か月。	無料プランまたはトライアルで。最初の有料サブスクリプションは、変更されていない3か月の設定を無期限に変更します。
トライアルまたは無料プラン	3か月固定、調整不可。有料プランが終了した後、以前の設定はまず1年間保持されます。	/
プレミアムプラン	保持期間を選択: 0日 7日 30日 3か月 6か月 1年 3年無期限	0日の保持を選択し、クラウドドライブに接続します。データはアップロード成功後にPlatoFormsから即座に削除されます。または、長期保存のために「無期限」を選択します。 0日では、クラウドドライブのないフォームは提出物を無期限に保持し、ドライブのアップロードオプションが提出物にアップロードするものを残さない場合（例えば、PDFでデータをアップロード、CSVでデータをアップロード、添付ファイルをアップロードがすべてオフの場合）、提出物は保持されます。提出物は、そのファイルの少なくとも1つがドライブに到達した後にのみ削除されます。データがPlatoFormsから削除されると、データ管理機能は利用できなくなります。
HIPAA準拠	HIPAAがオンになっているときは「無期限」に設定。チーム管理者は、警告（「データ保持期間を短縮」）を確認した後に短縮できます。	HIPAA基準を満たすために、社内バックアップポリシーを確立します。電子署名を使用する場合は、署名されたPDFがその証明書と共に保持されるように「無期限」保持を選択してください。各署名証明書とそのタイムラインのコピーは、この設定に関わらず7年間保管されます。

Note

健康データの安全な取り扱いに関するHIPAAルールに従うアカウント。これにより、患者の機密性とデータプライバシーが確保されます。HIPAA準拠を確保するを確認してください。

データ保持期間を変更する

データをどのくらいの期間保持するかを制御できます。0日から無期限までの期間を選択できます。方法は次のとおりです。

ダッシュボードに移動し、左側のナビゲーションで提出物をクリックします。
提出物ページの右上で、データ保持をクリックしてシステム全体のデータ保持設定を開きます。
データ保持ポリシーウィンドウで、ドロップダウンから希望の保持期間を選択します。

Note
保持期間の詳細な説明については、アカウント固有の保持期間セクションを参照してください。
保存をクリックして設定を適用します。