Datenaufbewahrungsrichtlinie

Dieser Artikel erklärt, wie PlatoForms Ihre Formulareinsendungsdaten speichert, aufbewahrt und löscht — und wie Sie dies an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen können.

Datenaufbewahrungsrichtlinie

• Was ist die Datenaufbewahrungsrichtlinie

  Die Datenaufbewahrungsrichtlinie bezieht sich darauf, wie Daten aus rechtlichen oder Compliance-Gründen gespeichert und gelöscht werden. Eine grundlegende Richtlinie sollte erklären, wie Daten gespeichert werden, wie lange und auf welchen Systemen. Dies hängt normalerweise von Branchenvorschriften ab.

  Bei PlatoForms sind Ihre Formulardaten durch strenge Sicherheitsstandards geschützt, und Sie können genau entscheiden, wie lange Sie sie aufbewahren möchten.

• Was die Datenaufbewahrung bietet

  Wenn Sie Ihre Daten aufbewahren, können Sie unsere nützlichen Funktionen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums nutzen. Dazu gehören die Möglichkeit, Formulare zu bearbeiten, Änderungen nachzuverfolgen, PDFs herunterzuladen und Ihre PDF-Dokumente einfach zu finden und zu teilen.

• Wie lange Ihre Daten aufbewahrt werden

  Bei PlatoForms liegt uns die Sicherheit Ihrer Formulardaten am Herzen, die möglicherweise sensible Kundeninformationen enthalten.

  Standardmäßig wird jede Einreichung 3 Monate nach der letzten Aktualisierung aufbewahrt und dann dauerhaft gelöscht, auch wenn das Formular weiterhin neue Einsendungen erhält. Wenn Sie zum ersten Mal ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen, wird eine unveränderte 3-Monats-Einstellung auf Für immer geändert. Aber wir sind flexibel. Sie können Ihre eigene Aufbewahrungszeit wählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Für weitere Details siehe Kontospezifische Aufbewahrungszeit.

  Note

  Wenn Ihr bezahlter Plan endet, bleibt Ihre Datenaufbewahrungseinstellung für 1 Jahr unverändert. Danach gilt die 3-monatige Aufbewahrung des kostenlosen Plans und ältere Einsendungen werden dauerhaft gelöscht. Wir senden dem Kontoinhaber eine E-Mail, wenn der Plan endet, und erneut 30 Tage und 7 Tage bevor etwas gelöscht wird. Wenn Sie Ihren Plan vor diesem Datum erneuern, bleiben alle Ihre Einsendungen erhalten.

• Wer die Aufbewahrungsfrist ändern kann

  Unsere Datenaufbewahrungsregeln gelten für alle Formulare Ihres Teams, und nur der Team-Administrator kann sie ändern.

  Note

  Wenn Sie ein Konto erstellen, sind Sie automatisch der Team-Administrator für Ihr eigenes Team.

• Wie PlatoForms Daten löscht

  Wenn eine Einsendung länger als unsere festgelegte Speicherzeit vorhanden ist, löschen wir alles, was damit zusammenhängt, wie PDFs und Anhänge, einschließlich des PDFs der Antworten eines Webformulars. Dies geschieht sicher und dauerhaft, um Ihre Informationen zu schützen. Bei einer 0-Tage-Aufbewahrung wird eine Einsendung erst gelöscht, nachdem mindestens eine ihrer Dateien Ihr Cloud-Laufwerk erreicht hat.

• Wann Sie die Daten löschen

  Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis wir alte Einsendungsdaten von PlatoForms entfernen.

• Alle Einsendungen löschen

  Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, alle Einsendungsdaten mit einem Klick dauerhaft zu löschen — ideal für Teams mit strengen Datenschutzregeln oder beim Bereinigen großer Datensätze.

  Warning

  Einmal gelöscht, können Einsendungsdaten nicht wiederhergestellt werden. Ihre Formulare bleiben intakt und werden nicht gelöscht.

Kontospezifische Aufbewahrungszeit

Für detaillierte Informationen zu Aufbewahrungszeiträumen basierend auf verschiedenen Kontotypen, lesen Sie bitte die kontospezifischen Details.

Aufbewahrungszeitraum ändern

Sie haben die Kontrolle darüber, wie lange wir Ihre Daten aufbewahren. Sie können einen Zeitraum von 0 Tagen bis für immer wählen, der Ihnen passt. So geht’s:

1. Gehen Sie zum Dashboard und klicken Sie auf Einsendungen in der linken Navigation.

   

2. Klicken Sie oben rechts auf der Einsendungsseite auf Datenaufbewahrung, um die systemweiten Datenaufbewahrungseinstellungen zu öffnen.

   

3. Wählen Sie im Fenster Datenaufbewahrungsrichtlinie Ihren bevorzugten Aufbewahrungszeitraum aus dem Dropdown-Menü.

   

   Note

   Für eine detaillierte Beschreibung des Aufbewahrungszeitraums siehe den Abschnitt Kontospezifische Aufbewahrungszeit.

4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.

Alle Einsendungen löschen

1. Gehen Sie zum Dashboard und klicken Sie auf Einsendungen in der linken Navigation.

   

2. Klicken Sie oben rechts auf der Einsendungsseite auf Datenaufbewahrung, um die systemweiten Datenaufbewahrungseinstellungen zu öffnen.

   

3. Klicken Sie im Fenster Datenaufbewahrungsrichtlinie auf Alle Einsendungen löschen.

   

4. Bestätigen Sie die Löschung, indem Sie auf Bestätigen klicken.