更新

一部のフォームは一時的にしか有効ではありません：年間の同意書、年次登録、リース契約、認証などです。更新は各提出に有効期限を設定し、その日が来る前に、前回の提出の事前入力されたコピーを送信して確認し、再提出するように促します。保険証のように独自の有効期限を持つ文書は、それぞれの期限で更新されます。

更新はシルバープラン以上で利用可能です。他のプランではセクションを設定でき、更新ページには有効期限が表示されますが、更新メールは送信されません。

有効化

フォームを開き、管理を選択し、次に更新を選択し、このフォームは更新が必要をオンにします。スイッチの下にある青い要約は、設定を変更するときに全体のルールを1文で再確認します。

適用対象は、新しい提出のみに有効期限を設定するか、すでに受け取ったすべての提出にも設定するかを決定します。すべての提出を選択すると、セクションには、保存後に連絡される更新ウィンドウ内にすでにあるものの数、まだ期限が来ていないものの数、すでに期限が切れて放置されているものの数、日付がないものの数が表示されます。

ルール

• 提出後の期間: 例えば、提出日から12ヶ月後、またはトレーニング日などのフォームの日付フィールドの日付から6ヶ月後。1ヶ月から120ヶ月までの任意の期間。
• フィールドの日付: 回答自体が終了日となります。例えば、リース終了日。フィールドに回答がない提出は、静かに期限切れになる代わりに日付が必要としてリストされます。

更新は新しい提出を生成し、同じルールで独自の有効期限を取得するため、更新をオフにするか、行を不要とマークするまでサイクルが繰り返されます。

タイミング

• 更新開始: 期限の14、30、または60日前。期間自体がそれより短い場合、リードタイムはそれに合わせて短縮されます。
• 期限前のリマインダー: デフォルトで7日と1日。日数を追加または削除できます。更新が提出されるとリマインダーは停止します。

更新方法

• 同じ人にフォームをメールで送信。最後の回答を入力がオンの場合、事前入力されたコピーを受け取り、期限切れの情報を変更して提出します。ファイルはコピーされません。オフの場合、フォームは空白で送信されます。ロックするフィールドには、名前やID番号など、コピーで変更できない回答がリストされます。
• 文書リンクのみをメールで送信。入力するフォームはありません。ファイルのみが期限切れになる場合に使用します。このためにフォームにはチェックリストが必要です。
• ただフラグを立てる。何もメールされません。行は提出ページと更新ページに表示され、チームが対応を決定します。

独自の有効期限で文書も更新は、有効期限を持つチェックリスト項目を追加します。それぞれが独自の日付で更新メールを受け取り、文書リンクを含みます。

更新メールは文書リンクと同じ人々に送信されます（リンクを受け取る人を参照）。カスタマイズをクリックして、独自の件名と本文を書いてください。文書の更新には組み込みのテキストが使用されます。

何が起こるか

1. 提出時に、提出に有効期限が設定されます。
2. リードタイムの開始時に、更新メールが送信されます：「更新の時間です：フォーム」、今すぐ更新リンク付き、または「アイテムを更新する時間です」文書リンク付き。
3. 設定した日数で何も返ってこない間にリマインダーが続きます。
4. コピーが提出されると、新しい提出が古い提出にリンクされ、古い提出は上書き済みとマークされ、そのPDFが保持されます。期限切れの文書に新しいアップロードがあると、ファイルが入るとすぐに更新されます。新しいコピーは、古い有効期限から計算された期間全体にわたって有効です。
5. 何も返ってこない日付の後、行は赤くなります。期限切れの文書は文書リンクで欠落に戻り、そのリマインダーが再開されます。チームにメールが送信されます。

フォームと文書の両方が期限切れになる場合

6ヶ月ごとに更新されるフォームには、3ヶ月後に期限が切れる文書と1年後に期限が切れる文書を含めることができます。それぞれが独自の時計で動作します：

• 3ヶ月の文書は最初に文書リンクを通じて要求されます。他のファイルは受け入れられたままです。
• フォーム自体が更新されると、新しい提出はまだ有効なすべての受け入れられた文書を継承するため、期限切れまたは提供されていないものだけが要求されます。何も欠けていない場合、新しい要求はすぐに完了し、アップロードメールは送信されません。
• 古い提出の文書更新は、フォームが更新されると終了し、継承されたファイルは新しい提出に有効期限を持ち込み、そこから更新されます。

更新ページ

文書リクエストの更新タブには、有効期限があるすべての提出と文書がリストされ、期限切れが最初に、次に最も早いものが表示されます。6つのタイルがテーブルをフィルタリングします：今すぐ期限、次の90日間に予定、送信済みで待機中、期限切れ、更新なし、今月更新済み、日付が必要。

各行は、それがフォームか文書か、誰に属しているか、有効期限、送信されたものを示します。行を開くと、古い提出、送信された更新、到着時の新しい提出のチェーンが表示されます。アクション：

• 今すぐ送信は、予定日より前に更新メールを送信します。リマインドは再送信します。
• 30日間スヌーズは期限日を移動します。
• 更新済みとしてマークは、例えば紙で行われた他の場所での更新を記録し、日付とメモを追加します。新しい提出は作成されません。ルールが提出後の期間である場合、次のサイクルはその日からカウントされます。
• 不要としてマークは行を閉じます。何も人に送信されません。

メールアドレスがない行は自分で送信としてマークされます：リンクをコピーして自分の方法で送信します。