Renouvellements

Certains formulaires ne sont valables que pour un certain temps : un consentement annuel, une inscription annuelle, un bail, une certification. Renouvellement attribue à chaque soumission une date d’expiration et, avant qu’elle n’arrive, envoie à la personne une copie pré-remplie de sa dernière soumission à vérifier et soumettre à nouveau. Les documents avec leur propre date d’expiration, comme une carte d’assurance, sont renouvelés à leurs propres dates.

Les renouvellements sont disponibles sur les plans Silver et supérieurs. Sur d’autres plans, la section peut être configurée et la page des Renouvellements se remplit de dates d’expiration, mais aucun email de renouvellement n’est envoyé.

Activez-le

Ouvrez le formulaire, choisissez Gérer, puis Renouvellement, et activez Ce formulaire doit être renouvelé. Le résumé bleu sous l’interrupteur reformule toute la règle en une phrase lorsque vous modifiez les paramètres.

S’applique à décide si seules les nouvelles soumissions reçoivent une date d’expiration, ou toutes les soumissions déjà reçues également. Avec Toutes les soumissions, la section indique combien sont déjà dans la fenêtre de renouvellement et seront contactées après que vous ayez enregistré, combien ne sont pas encore dues, combien ont déjà expiré et sont laissées de côté, et combien n’ont pas de date.

La règle

• Une période après la soumission : par exemple 12 mois après la date de soumission, ou 6 mois après la date dans un champ Date du formulaire comme une date de formation. Toute période de 1 à 120 mois.
• À la date dans un champ : la réponse elle-même est la date de fin, comme une date de fin de bail. Une soumission sans réponse dans ce champ est répertoriée comme Besoin d’une date au lieu d’expirer silencieusement.

Un renouvellement produit une nouvelle soumission, qui obtient sa propre expiration selon la même règle, donc le cycle se répète jusqu’à ce que vous désactiviez le Renouvellement ou marquiez une ligne Pas nécessaire.

Timing

• Commencer le renouvellement 14, 30 ou 60 jours avant l’expiration. Lorsque la période elle-même est plus courte que cela, le délai est réduit pour s’adapter.
• Rappels avant l’expiration : 7 jours et 1 jour par défaut ; ajoutez ou supprimez des jours. Les rappels s’arrêtent dès que le renouvellement est soumis.

Comment la personne renouvelle

• Envoyer le formulaire par email à la même personne. Avec Remplir avec leurs dernières réponses activé, ils reçoivent une copie pré-remplie, modifient ce qui est obsolète et soumettent ; les fichiers ne sont jamais copiés. Désactivé, ils reçoivent le formulaire vierge. Champs à verrouiller liste les réponses qu’ils ne peuvent pas modifier dans la copie, comme un nom ou un numéro d’identification.
• Envoyer uniquement le lien des Documents. Pas de formulaire à remplir. Utilisez-le lorsque seuls les fichiers deviennent obsolètes. Le formulaire a besoin d’une liste de contrôle pour cela.
• Juste le signaler. Rien n’est envoyé par email. La ligne apparaît sur la page des Soumissions et dans les Renouvellements, et votre équipe décide de ce qu’il faut faire.

Renouveler également les documents à leurs propres dates d’expiration ajoute les éléments de la liste de contrôle qui portent une date d’expiration. Chacun reçoit son propre email de renouvellement à sa propre date, avec le lien des Documents.

L’email de renouvellement est envoyé aux mêmes personnes que le lien des Documents (voir Qui reçoit le lien). Cliquez sur Personnaliser pour écrire votre propre sujet et corps ; les renouvellements de documents utilisent le texte intégré.

Ce qui se passe

1. À la soumission, la soumission obtient sa date d’expiration.
2. Au début du délai, l’email de renouvellement est envoyé : “Il est temps de renouveler : formulaire”, avec le lien Renouveler maintenant, ou “Il est temps de renouveler votre élément” avec le lien des Documents.
3. Les rappels suivent les jours que vous avez définis tant que rien n’est revenu.
4. Lorsque la personne soumet la copie, la nouvelle soumission est liée à l’ancienne, l’ancienne est marquée comme remplacée et son PDF est conservé. Un nouveau téléchargement sur un document expirant le renouvelle dès que le fichier est dedans ; la nouvelle copie est valable pour toute la période comptée à partir de l’ancienne date d’expiration, pas à partir du jour où elle a été téléchargée tôt.
5. Après la date sans retour, la ligne devient rouge. Un document expiré revient à Manquant sur le lien des Documents, et les rappels pour celui-ci recommencent. L’équipe est informée par email.

Quand un formulaire et ses documents expirent tous les deux

Un formulaire qui se renouvelle tous les 6 mois peut comporter un document qui expire après 3 mois et un autre après un an. Chacun fonctionne sur son propre calendrier :

• Le document de 3 mois est demandé en premier, via le lien des Documents. Les autres fichiers restent acceptés.
• Lorsque le formulaire lui-même se renouvelle, la nouvelle soumission hérite de chaque document accepté qui est encore valide, donc la personne est demandée uniquement pour ce qui a expiré ou n’a jamais été donné. Si rien ne manque, la nouvelle demande est complète immédiatement et aucun email de téléchargement n’est envoyé.
• Les renouvellements de documents de l’ancienne soumission se ferment lorsque le formulaire est renouvelé ; les fichiers hérités portent leurs dates d’expiration dans la nouvelle soumission et sont renouvelés à partir de là.

La page des Renouvellements

L’onglet Renouvellements des Demandes de documents répertorie chaque soumission et document avec une date d’expiration, les plus en retard d’abord, puis les plus proches. Six tuiles filtrent le tableau : Dû maintenant, Prévu, dans les 90 jours, Envoyé et en attente, Expiré, pas de renouvellement, Renouvelé ce mois-ci et Besoin d’une date.

Chaque ligne indique s’il s’agit d’un formulaire ou d’un document, à qui il appartient, la date d’expiration et ce qui a été envoyé. Ouvrez une ligne pour la chaîne : l’ancienne soumission, le renouvellement envoyé, et la nouvelle soumission lorsqu’elle arrive. Les actions :

• Envoyer maintenant envoie l’email de renouvellement avant son jour prévu. Rappeler l’envoie à nouveau.
• Reporter de 30 jours déplace la date d’échéance.
• Marquer comme renouvelé enregistre un renouvellement effectué ailleurs, par exemple sur papier, avec la date et une note. Aucune nouvelle soumission n’est créée. Lorsque la règle est une période après la soumission, le cycle suivant compte à partir de ce jour.
• Marquer comme non nécessaire ferme la ligne. Rien n’est envoyé à la personne.

Une ligne sans adresse email est marquée Envoyez vous-même : copiez le lien et envoyez-le à votre manière.