Paramètres, plans et confidentialité
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Paramètres de l’équipe
Ouvrez le menu Équipe > API et Webhooks et trouvez la carte Intégration papier. Vous devez avoir accès à l’API et aux Webhooks pour modifier ces paramètres.
| Paramètre | Choix | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|---|
| Importer depuis le papier | Activer / Désactiver | Activé (désactivé pour les équipes HIPAA) | Lorsqu’il est désactivé, le bouton Importer depuis le papier est masqué pour votre équipe. |
| Qui peut importer | Éditeurs et soumetteurs / Éditeurs uniquement | Éditeurs et soumetteurs | Qui peut lancer des importations et créer des soumissions. Les membres qui peuvent seulement voir les soumissions peuvent toujours ouvrir les importations, en lecture seule. |
| Conserver les originaux | Activé / désactivé | Activé | Attache le scan à chaque soumission en tant que Original (papier).pdf. |
| Sensibilité de révision | Standard / Strict | Standard | Strict marque plus de réponses À vérifier, pour les formulaires où une mauvaise lecture coûte plus cher. |
Deux choix sont faits par formulaire, dans la boîte de dialogue d’importation, et sont mémorisés pour la prochaine importation : comment les pages sont divisées en copies, et si une copie créée envoie des emails de notification (Importation silencieuse ou Comme une soumission normale). Voir Importer des copies papier.
Pages incluses dans chaque plan
L’importation depuis le papier fait partie de chaque plan. Chaque plan inclut un nombre de pages chaque mois, compté sur la même période mensuelle que l’allocation d’IA de votre plan :
| Plan | Pages chaque mois | Fichiers par importation |
|---|---|---|
| Gratuit | 10 | Jusqu’à 40 |
| Bronze | 40 | 1 |
| Silver | 120 | Jusqu’à 40 |
| Gold | 360 | Jusqu’à 40 |
- Seules les pages lues sont comptées. Les pages marquées Pas ce formulaire ne sont pas comptées.
- Au-delà des pages du mois, chaque page coûte environ 0,20 $ à partir de votre solde de crédit d’utilisation. Cela nécessite que IA soit réglé sur Payer à partir du solde sous Crédit d’utilisation > Ce que le solde paie. Si le solde ne couvre pas une importation, la boîte de dialogue propose Ajouter du crédit avant de commencer.
- Une importation qui échoue n’est pas facturée. Annuler une importation conserve les pages déjà lues.
- Les importations papier sont listées comme Importer depuis le papier sous Utilisation > IA.
Emails
PlatoForms envoie ces emails uniquement au membre de l’équipe qui a démarré l’importation :
| Quand | |
|---|---|
| Importation papier prête | Lorsque les copies ont été lues, si M’envoyer un e-mail était activé. Il est ignoré si quelqu’un ouvre l’importation en premier. Il montre combien de copies sont prêtes, à vérifier, ou pas ce formulaire, avec un bouton Réviser. |
| L’importation papier n’a pas pu être lue | Lorsqu’une importation échoue, que M’envoyer un e-mail soit activé ou non. Son bouton Réessayer ouvre l’importation, où vous pouvez relire les mêmes fichiers. |
| Les copies papier seront bientôt supprimées | Lorsque des copies que personne n’a révisées seront supprimées dans les 7 jours. Au maximum un email par jour. |
Les soumissions papier envoient les emails de notification du formulaire uniquement lorsque l’importation a été réglée sur Comme une soumission normale.
Durée de conservation des scans
- Les copies que personne ne révise sont supprimées 90 jours après leur lecture, et affichent Expiré. La page d’importation vous avertit dans les 7 derniers jours.
- Les scans téléchargés sont supprimés du traitement 30 jours après la lecture de l’importation. S’il reste des copies en attente de révision à ce moment-là, leurs scans sont conservés jusqu’à ce que ces copies soient révisées ou expirent.
- Les soumissions que vous avez créées sont conservées comme toute autre soumission. Avec Conserver les originaux activé, le scan reste attaché en tant que Original (papier).pdf.
Confidentialité et IA
Les pages sont lues par un service d’IA pour remplir les champs, et les informations qu’elles contiennent sont traitées en notre nom selon nos conditions de traitement des données. Chaque copie est vérifiée par un membre de votre équipe avant de devenir une soumission. La première fois que quelqu’un importe dans un formulaire, PlatoForms affiche cet avis et lui demande de l’accepter. Lisez l’avis de traitement des données par IA pour plus de détails.
Équipes HIPAA
Dans une équipe compatible HIPAA, l’importation depuis le papier est désactivée par défaut, et seul le propriétaire de l’équipe peut l’activer, soit sur la carte Intégration papier, soit depuis la carte affichée dans la boîte de dialogue d’importation.
Le propriétaire choisit également la Lecture HIPAA, où les pages sont lues :
- Dans notre environnement cloud couvert par HIPAA (précision légèrement inférieure) : par défaut. Les pages sont lues dans un environnement couvert par un accord de partenariat commercial.
- Lecteur standard (pas encore d’accord) : légèrement plus précis, mais pas encore couvert par un accord de partenariat commercial. Votre équipe décide si les pages contenant des informations de santé protégées sont importées de cette manière.
Dans les équipes HIPAA, chaque vue d’une importation et de ses pages est enregistrée, et l’email prêt montre uniquement des comptes, jamais de noms.