PDF Complétés

Chaque soumission d’un formulaire basé sur un PDF produit un PDF complété : les pages PDF originales avec les réponses imprimées à leur place. C’est le principal résultat d’un Formulaire PDF Remplissable, d’un Formulaire Web PDF et d’un Formulaire Maître (un PDF par PDF lié).

Les Formulaires Web classiques et conversationnels n’ont pas leur propre PDF. Leurs soumissions peuvent toujours être ouvertes sous forme de PDF mis en page à partir des réponses ; voir Personnaliser le PDF d’un formulaire web.

Où trouver le PDF complété

Le nom de fichier suit le modèle de nom du PDF du formulaire. Voir Noms de fichiers téléchargés.

Quand le PDF est créé

Pour les formulaires basés sur un PDF, le PDF est créé en arrière-plan juste après que la soumission est enregistrée. Il est recréé à chaque nouvelle soumission : chaque nouvelle révision obtient un nouveau PDF, et les PDFs des révisions antérieures sont conservés sous Révisions …. Les brouillons enregistrés avec Enregistrer pour plus tard n’ont pas de PDF.

La soumission d’un formulaire basé sur un PDF apparaît sur la page des soumissions uniquement une fois que son PDF existe. Pour un formulaire maître, c’est une fois que son premier PDF lié existe. Les emails de notification, Google Sheets, Slack, les téléchargements sur disque cloud et les rappels de formulaire attendent également le PDF, de sorte que le PDF attaché est toujours le finalisé.

Si une nouvelle soumission n’est pas encore sur la page des soumissions, son PDF est toujours en cours de création. Attendez une minute et rechargez.

La soumission d’un formulaire web apparaît immédiatement sur la page des soumissions. Son PDF est créé la première fois qu’il est ouvert, téléchargé, attaché à un email ou téléchargé, puis conservé.

Le PDF utilise la version du formulaire sur laquelle la soumission a été faite. Publier une nouvelle version ou modifier des champs ultérieurement ne change pas les PDFs déjà existants. Renvoyer le formulaire conserve également la version sur laquelle la soumission a été faite, donc seule une nouvelle soumission obtient la nouvelle mise en page.

Ce qui est imprimé

• Seuls les champs placés sur le PDF sont imprimés. Un champ dont Imprimer dans le PDF est désactivé n’est pas imprimé, et la logique peut changer cela par soumission avec Imprimer dans le PDF et ne pas imprimer dans le PDF. Les champs sur les pages sautées par la logique ne sont pas imprimés.
• Les photos et images téléchargées dans les champs qui s’impriment sur le PDF sont imprimées dans leur cadre.
• L’apparence de chaque valeur (police, taille, espacement, débordement) est définie par champ dans ses attributs PDF.
• Le PDF complété est plat, non remplissable. Les champs remplissables et annotations du PDF original sont supprimés.

Pour un formulaire maître, seuls les PDFs liés publiés produisent un PDF ; un PDF lié encore en brouillon est ignoré, et l’action logique ignorer l’impression du PDF en laisse un de côté pour cette soumission. Avec Fusionner les PDF en un seul à l’étape finale activé, un PDF fusionné de tous les PDFs liés est également produit ; avec Supprimer les PDF individuels après fusion activé, seul le PDF fusionné est proposé.

Quand le PDF ne peut pas être créé

Si la création du PDF échoue, notre système réessaie automatiquement pendant plusieurs minutes. Pendant ce temps, la soumission est enregistrée mais pas encore sur la page des soumissions, et aucune notification n’a été envoyée.

Si cela échoue toujours, notre équipe est alertée. Chaque membre de l’équipe pouvant voir les soumissions du formulaire et ayant une adresse email vérifiée reçoit l’email “Alerte PlatoForms : Échec de la création du PDF” avec le nom du formulaire, le code de suivi, l’heure et la raison. La soumission apparaît ensuite sur la page des soumissions avec une colonne Échec de la création du PDF indiquant la raison. Ses actions PDF et Partager … sont cachées ; Renvoyer le formulaire, Révisions … et Supprimer restent.

Pour résoudre le problème, supprimez la cause, puis utilisez Renvoyer le formulaire sur la soumission. Cela crée le PDF et efface l’échec.

Une raison connue est un PDF téléchargé endommagé : “Le modèle PDF est endommagé : ses champs de formulaire originaux ne peuvent pas être traités. Le PDF doit être réexporté depuis sa source et retéléchargé.” Réexportez le PDF depuis le programme qui l’a créé, et remplacez le PDF du formulaire en clonant le formulaire avec un nouveau PDF.

Pour un formulaire maître, un PDF lié ignoré par la logique n’est pas un échec.

Pour un formulaire web, si son PDF ne peut pas être produit à temps pour un email de notification, l’email est envoyé sans lui et le propriétaire de l’équipe reçoit l’alerte “Email de notification envoyé sans son PDF”. Téléchargez le PDF depuis la page des soumissions et envoyez-le vous-même.

Stockage et rétention

Les PDFs complétés ne comptent pas dans le stockage de votre plan. Les PDFs d’une soumission, y compris ceux des révisions antérieures, sont supprimés avec la soumission, par Supprimer ou par votre politique de rétention des données.

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