Renovaciones

Algunos formularios solo son válidos por un tiempo: un consentimiento anual, un registro anual, un contrato de arrendamiento, una certificación. Renovación asigna a cada presentación una fecha de caducidad y, antes de que llegue, envía a la persona una copia prellenada de su última presentación para que la revise y envíe nuevamente. Los documentos con su propia fecha de caducidad, como una tarjeta de seguro, se renuevan en sus propias fechas.

Las renovaciones están disponibles en el plan Silver y superiores. En otros planes, la sección se puede configurar y la página de Renovaciones se llena con fechas de caducidad, pero no se envía ningún correo electrónico de renovación.

Activarlo

Abre el formulario, elige Administrar, luego Renovación, y activa Este formulario debe ser renovado. El resumen azul debajo del interruptor reitera toda la regla en una sola oración a medida que cambias la configuración.

Se aplica a decide si solo las nuevas presentaciones obtienen una fecha de caducidad, o cada presentación ya recibida también. Con Todas las presentaciones, la sección indica cuántas ya están dentro del período de renovación y serán contactadas después de guardar, cuántas aún no están vencidas, cuántas ya han caducado y se dejan solas, y cuántas no tienen fecha.

La regla

• Un período después de la presentación: por ejemplo, 12 meses después de la fecha de presentación, o 6 meses después de la fecha en un campo de Fecha del formulario como una fecha de capacitación. Cualquier período de 1 a 120 meses.
• En la fecha en un campo: la respuesta en sí es la fecha de finalización, como una fecha de finalización de arrendamiento. Una presentación sin respuesta en ese campo se lista como Necesita una fecha en lugar de caducar silenciosamente.

Una renovación produce una nueva presentación, que obtiene su propia caducidad según la misma regla, por lo que el ciclo se repite hasta que desactives Renovación o marques una fila como No necesaria.

Tiempo

• Iniciar renovación 14, 30 o 60 días antes de la caducidad. Cuando el período en sí es más corto que eso, el tiempo de anticipación se reduce para ajustarse a él.
• Recordatorios antes de la caducidad: 7 días y 1 día por defecto; agrega o elimina días. Los recordatorios se detienen tan pronto como se envía la renovación.

Cómo renueva la persona

• Enviar el formulario por correo electrónico a la misma persona. Con Rellenar sus últimas respuestas activado, reciben una copia prellenada, cambian lo que está desactualizado y envían; los archivos nunca se copian. Desactivado, reciben el formulario en blanco. Campos a bloquear lista las respuestas que no pueden cambiar en la copia, como un nombre o un número de identificación.
• Enviar solo el enlace de Documentos. No hay formulario para llenar. Úsalo cuando solo los archivos estén desactualizados. El formulario necesita una lista de verificación para esto.
• Solo marcarlo. No se envía nada por correo electrónico. La fila aparece en la página de Presentaciones y en Renovaciones, y tu equipo decide qué hacer.

También renovar documentos en sus propias fechas de caducidad agrega los elementos de la lista de verificación que tienen una fecha de caducidad. Cada uno recibe su propio correo electrónico de renovación en su propia fecha, llevando el enlace de Documentos.

El correo electrónico de renovación va a las mismas personas que el enlace de Documentos (ver Quién recibe el enlace). Haz clic en Personalizar para escribir tu propio asunto y cuerpo; las renovaciones de documentos usan el texto incorporado.

Qué sucede

1. Al enviar, la presentación obtiene su fecha de caducidad.
2. Al inicio del tiempo de anticipación, se envía el correo electrónico de renovación: “Hora de renovar: formulario”, con el enlace Renovar ahora, o “Hora de renovar tu elemento” con el enlace de Documentos.
3. Los recordatorios siguen en los días que estableciste mientras no ha llegado nada.
4. Cuando la persona envía la copia, la nueva presentación se vincula a la anterior, la anterior se marca como superada y se conserva su PDF. Una nueva carga en un documento que está por expirar lo renueva tan pronto como el archivo esté dentro; la nueva copia es válida por el período completo contado desde la antigua fecha de caducidad, no desde el día en que se cargó anticipadamente.
5. Después de la fecha sin recibir nada, la fila se vuelve roja. Un documento vencido vuelve a Faltante en el enlace de Documentos, y los recordatorios para él comienzan de nuevo. Se envía un correo electrónico al equipo.

Cuando un formulario y sus documentos vencen

Un formulario que se renueva cada 6 meses puede llevar un documento que vence después de 3 meses y otro después de un año. Cada uno funciona en su propio reloj:

• Primero se solicita el documento de 3 meses, a través del enlace de Documentos. Los otros archivos permanecen aceptados.
• Cuando el formulario en sí se renueva, la nueva presentación hereda cada documento aceptado que aún es válido, por lo que solo se le pide a la persona lo que expiró o nunca se entregó. Si no falta nada, la nueva solicitud se completa de inmediato y no se envía ningún correo electrónico de carga.
• Las renovaciones de documentos de la presentación anterior se cierran cuando se renueva el formulario; los archivos heredados llevan sus fechas de caducidad a la nueva presentación y se renuevan desde allí.

La página de Renovaciones

La pestaña Renovaciones de Solicitudes de Documentos lista cada presentación y documento con una fecha de caducidad, primero los vencidos, luego los más próximos. Seis fichas filtran la tabla: Vencido ahora, Programado, próximos 90 días, Enviado y esperando, Vencido, sin renovación, Renovado este mes y Necesita una fecha.

Cada fila indica si es un formulario o un documento, a quién pertenece, la fecha de caducidad y qué se ha enviado. Abre una fila para ver la cadena: la presentación anterior, la renovación enviada y la nueva presentación cuando llegue. Las acciones:

• Enviar ahora envía el correo electrónico de renovación antes de su día programado. Recordar lo envía de nuevo.
• Posponer 30 días mueve la fecha de vencimiento.
• Marcar como renovado registra una renovación realizada en otro lugar, por ejemplo, en papel, con la fecha y una nota. No se crea una nueva presentación. Cuando la regla es un período después de la presentación, el siguiente ciclo cuenta desde ese día.
• Marcar como no necesario cierra la fila. No se envía nada a la persona.

Una fila sin dirección de correo electrónico se marca como Envíalo tú mismo: copia el enlace y envíalo a tu manera.