Compartir y comenzar ejecuciones

Una ejecución comienza cuando alguien envía el formulario de inicio. Hay tres maneras de presentar ese formulario a las personas: el enlace compartido del flujo de trabajo, incrustándolo en tu sitio e invitaciones. Este artículo también explica cómo se comportan los enlaces que el flujo de trabajo envía por correo electrónico a los demás.

Publicar primero

Solo un flujo de trabajo Publicado acepta envíos. Completa la lista de verificación y haz clic en Publicar en el diseñador; consulta Construir un flujo de trabajo. Para cambiar un flujo de trabajo en vivo, haz clic en Detener, edita y publica de nuevo. Las ejecuciones ya en progreso continúan mientras está detenido.

Compartir el enlace

Haz clic en Compartir en la barra superior del diseñador, o Compartir en la tarjeta del flujo de trabajo en la página de Flujos de trabajo.

• URL Pública: el enlace que abre el formulario de inicio. Cualquiera con él puede iniciar una ejecución. Cópialo, ábrelo en una nueva ventana o usa tu dominio personalizado como dirección.
• Incrustado: un fragmento de código para tu sitio web, como un formulario en línea estándar, un modal, un popup o una página completa. Ingresa la dirección de la página donde lo incrustas: los enlaces en los correos electrónicos de notificación apuntan de regreso a esa página para que los pasos posteriores también se abran allí.
• QRCode: un código que abre el formulario de inicio, con el HTML para colocarlo en una página.
• Dejar de Compartir: lo mismo que Detener en el diseñador. El flujo de trabajo vuelve a Borrador, no puede comenzar ninguna nueva ejecución, y las ejecuciones en progreso continúan.

Comenzar ejecuciones por invitación

Haz clic en Invitar en el diseñador, o Invitación en la tarjeta del flujo de trabajo, para enviar el formulario de inicio a personas nombradas. Una invitación sabe a quién se envió, por lo que el flujo de trabajo sabe quién inició la ejecución incluso si el formulario de inicio no tiene un campo de correo electrónico, y las decisiones, devoluciones y el correo electrónico de finalización llegan a esa persona. Invitaciones pre-rellenadas y todo lo demás bajo Invitaciones funcionan para flujos de trabajo como lo hacen para formularios.

Cómo se comportan los enlaces del flujo de trabajo

Cada persona después del paso de inicio recibe un enlace a su paso por correo electrónico. Estos enlaces son diferentes de un enlace compartido de formulario:

• El enlace es la persona. Un enlace de flujo de trabajo actúa como la dirección a la que se envió por correo electrónico, independientemente de qué cuenta de PlatoForms esté iniciada en ese ordenador, o ninguna. Los miembros del equipo nunca tienen que iniciar sesión para completar un formulario o aprobar. Un certificado de firma nombra esa dirección.
• Un paso, un enlace. El enlace de un paso de formulario se cierra una vez que se ha enviado, y muestra “Enviado” con la fecha. Ofrece Enviar otro solo cuando la pestaña de Reglas del paso lo permite. El enlace de una aprobación se cierra una vez que se ha tomado la decisión.
• Pasos compartidos. Cuando un paso se envía por correo a varias personas, todas reciben el mismo enlace a una copia del formulario. Por defecto, el primero que lo abre lo reclama y los demás ven quién lo tiene, con Tomarlo si lo necesitan; un paso puede, en cambio, permitir que cualquiera lo abra, y el primero en enviarlo lo completa. Una vez enviado, el enlace se cierra para todos. Consulta Pestaña de Reglas.
• Expiración. Los enlaces dejan de funcionar después del número de días bajo Enlaces en el panel del flujo de trabajo. Déjalo vacío para usar el valor predeterminado del equipo, que es nunca, o 30 días para equipos en modo HIPAA. El valor predeterminado del equipo se cambia en el menú del equipo > Configuraciones Predeterminadas de Formulario > General, bajo Tiempo de Expiración para Enlaces de Flujo de Trabajo (correos de aprobación y siguientes pasos):; el enlace del diseñador Cambiar el predeterminado del equipo lleva allí. Un enlace caducado se explica a sí mismo y pide a la persona que solicite uno nuevo; reasignar la tarea desde el rastreador envía un enlace nuevo.
• Redirecciones. Cuando un paso de formulario tiene Redirigir al siguiente paso después de enviar, o cuando un aprobador hace clic en Aprobar y continuar, la persona continúa sin un correo electrónico. Su correo electrónico aún se envía, en caso de que cierre el navegador.

Comienza una ejecución tú mismo

Abre la URL pública, o envíate una invitación. No hay un modo de prueba separado; Clona el flujo de trabajo en la página de Flujos de trabajo si deseas experimentar sin tocar el en vivo.