Solicitudes y renovaciones de documentos
Pestañas
Muchos formularios vienen con papeleo: una identificación para probar quién es alguien, una tarjeta de seguro, un consentimiento firmado, un certificado. Las solicitudes de documentos recopilan esos archivos después de que se envía el formulario. Construyes una lista de verificación en el formulario, cada persona que lo envía recibe un enlace privado para subir los elementos, PlatoForms les recuerda hasta que todo esté completo, y tu equipo acepta o rechaza cada archivo desde la página de Envíos.
Las renovaciones se encargan de lo que caduca. Un formulario puede expirar después de un período, o en una fecha que la persona ingresó, y lo mismo puede suceder con cada documento. Antes de la fecha, se le pide a la persona una nueva presentación o una nueva copia del archivo, y la página de Renovaciones muestra lo que está pendiente, enviado, renovado o atrasado.
En este capítulo
- Configurar una lista de verificación: los elementos, qué sucede al enviar, quién recibe el enlace, recordatorios, los correos electrónicos y dónde se archivan los archivos.
- Lo que ve la persona: la página de agradecimiento, el enlace de Documentos, los correos electrónicos y mensajes de texto.
- Revisar y rastrear documentos: la columna de Documentos en la página de Envíos, aceptación y rechazo, y la página de Solicitudes de Documentos.
- Renovaciones: reglas de expiración, lo que recibe la persona, la página de Renovaciones, y cómo se renuevan juntos un formulario y sus documentos.
- Personas: cada envío y archivo agrupado por la persona que lo envió.
- Planes, API y webhooks: lo que incluye cada plan, el informe de uso, y cómo leer solicitudes y renovaciones desde tus propios sistemas.
Cómo funciona
- Abre un formulario en el panel de control, elige Gestionar, luego Solicitudes de documentos, y construye la lista de verificación. Comienza desde una plantilla, deja que PlatoForms sugiera elementos de los campos del formulario, o añade los tuyos propios.
- Alguien envía el formulario. La página de agradecimiento enumera los documentos necesarios, y la misma lista se envía por correo electrónico con un enlace de Documentos privado. Un mensaje de texto también puede llevar el enlace.
- La persona sube cada elemento desde cualquier teléfono o computadora. No hay nada que instalar, y pueden volver al enlace en cualquier momento hasta que todo esté completo. Se envían recordatorios mientras falta algo y se detienen cuando llega.
- Se informa a tu equipo cuando los archivos esperan revisión. Un revisor acepta o rechaza cada archivo con una nota; un archivo rechazado se solicita nuevamente. Los archivos aceptados se archivan junto al PDF del envío y, si el formulario tiene uno, en su carpeta de unidad en la nube.
- Cuando el formulario o un documento está a punto de expirar, se envía una renovación. La persona recibe una copia prellenada del formulario o su enlace de Documentos, y el nuevo envío se vincula al anterior.
Dónde encontrarlo
- Por formulario: las secciones de Solicitudes de documentos y Renovación de la página de Gestión del formulario.
- A través de formularios: Solicitudes de Documentos en la navegación izquierda, con tres pestañas: Solicitudes, Renovaciones y Personas. La insignia en el elemento del menú cuenta los archivos que esperan revisión.
- Por envío: la columna de Documentos en la página de Envíos y el cajón de Documentos que se abre desde allí.
Las solicitudes de documentos son parte de cada plan, con un número mensual de solicitudes que depende del plan. Las renovaciones y Personas están en Plata y superiores. Ver Planes, API y webhooks.