Flujos de trabajo
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Un Flujo de Trabajo pasa un documento a través de varias personas, un paso a la vez. Por ejemplo, un cliente completa un formulario, un gerente lo aprueba, una segunda persona firma, y el resultado es un PDF completado. Dibujas el proceso en un lienzo, decides quién hace cada paso y quién es informado cuándo, y PlatoForms lo ejecuta: cada envío inicia una ejecución, cada persona recibe un enlace a su paso, y el rastreador muestra dónde está cada ejecución.
En este capítulo
- Construir un flujo de trabajo: el lienzo, los cuatro tipos de paso, conectarlos, la lista de verificación y la publicación.
- Pasos de formulario: elige el formulario, decide quién lo completa, plazos, recordatorios y cómo el PDF lleva datos de un paso a otro.
- Aprobaciones: quién aprueba, botones de decisión, enviar trabajo de vuelta, permitir que el aprobador firme, y la página de registro de aprobación.
- Ramas y caminos paralelos: dirigir por una respuesta, ejecutar pasos al mismo tiempo, y reunir caminos nuevamente.
- Notificaciones y correos electrónicos: quién es informado en cada paso y cuando una ejecución se completa, y qué contienen los correos electrónicos.
- Compartir e iniciar ejecuciones: publicar, compartir el enlace, invitar a personas, y cómo se comportan los enlaces de flujo de trabajo.
- Rastrear ejecuciones: el rastreador, empujar y reasignar, el PDF final y la página de envíos.
- Ejemplos: siete flujos de trabajo completos, desde una firma de dos pasos hasta aprobaciones paralelas con firma secuencial.
- Integraciones y API: webhooks, la API REST, las herramientas MCP y Slack.
- Actualización desde flujos de trabajo clásicos: qué cambió para los flujos de trabajo construidos antes del lienzo, y qué se mantuvo para ti.
Tutorial en video
Este tutorial utiliza una solicitud de permiso como ejemplo: un empleado envía la solicitud, un gerente la aprueba y la firma, y el empleado recibe el PDF completado y el certificado de firma.
De qué se compone un flujo de trabajo
| Término | Significado |
|---|---|
| Paso | Una caja en el lienzo. Hay cuatro tipos: un paso de Formulario (alguien completa un formulario), un paso de Aprobación (alguien aprueba o devuelve), un paso de Rama (la ejecución toma uno o más caminos, dependiendo de respuestas anteriores) y un paso de Fin (marca dónde termina un camino). |
| Conexión | Una flecha de un paso al siguiente. Una aprobación tiene dos conexiones salientes: Aprobado y Devuelto. |
| Inicio | El primer paso de formulario. Una ejecución comienza cuando alguien lo envía. |
| Ejecución | Un paso a través del flujo de trabajo, iniciado por un envío del formulario de inicio. Un flujo de trabajo puede tener miles de ejecuciones en curso. |
| Tarea | Un paso dentro de una ejecución, asignado a una persona: “la aprobación del gerente en la solicitud de Jane”. Una tarea de formulario termina con un envío; una tarea de aprobación termina con una decisión. |
| Camino | Una ruta a través del lienzo. Un paso con dos flechas salientes inicia dos caminos al mismo tiempo; un paso con dos flechas entrantes es donde se encuentran los caminos. |
Cada plan puede construir flujos de trabajo; publicar uno necesita un plan de pago o la prueba gratuita. Consulta automatización de flujo de trabajo PDF para una descripción general de funciones y planes. La asignación de formularios de tu plan decide cuántos formularios diferentes puede encadenar un flujo de trabajo; las aprobaciones, ramas y pasos finales no cuentan en contra de ello.
Cómo se mueve una ejecución
- Alguien envía el formulario de inicio, desde su enlace compartido, una invitación, o tu sitio web.
- PlatoForms observa lo que sigue en el lienzo y crea una tarea para cada siguiente paso. Las personas nombradas en ese paso reciben un correo electrónico con un enlace a él.
- Cada persona abre su enlace, completa su formulario o toma su decisión, y la ejecución avanza. Una decisión de Devuelto reabre un formulario anterior para edición; una Rama elige el camino que coincide con las respuestas.
- Cuando cada camino ha llegado a su fin, la ejecución está completa: la notificación de finalización se envía con el PDF final, y la ejecución se muestra como completada en el rastreador.
Cada paso de formulario puede imprimir en el PDF producido por el paso anterior, por lo que un documento que comienza con los detalles del cliente termina llevando también la firma del gerente. Ver Combinar datos entre pasos.
Dónde encontrarlo
Haz clic en Flujos de trabajo en la navegación izquierda. La página de Flujos de Trabajo lista cada flujo de trabajo con una pequeña imagen de su lienzo, su estado y sus ejecuciones recientes. Desde allí puedes abrir el diseñador, el rastreador, compartir e invitaciones.
Tus flujos de trabajo fueron convertidos automáticamente y siguen aceptando envíos; algunos valores predeterminados cambiaron. Actualización desde flujos de trabajo clásicos lista qué cambió y qué se mantuvo.