Fluxos de Trabalho
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Um Fluxo de Trabalho passa um documento por várias pessoas, uma etapa de cada vez. Por exemplo, um cliente preenche um formulário, um gerente aprova, uma segunda pessoa assina, e o resultado é um PDF completo. Você desenha o processo em um canvas, decide quem faz cada etapa e quem é notificado quando, e o PlatoForms executa: cada submissão inicia uma execução, cada pessoa recebe um link para sua etapa, e o rastreador mostra onde cada execução está.
Neste capítulo
- Construir um fluxo de trabalho: o canvas, os quatro tipos de etapa, conectando-os, a lista de verificação e publicação.
- Etapas do formulário: escolha o formulário, decida quem o preenche, prazos, lembretes e como o PDF carrega dados de etapa para etapa.
- Aprovações: quem aprova, botões de decisão, enviar trabalho de volta, permitir que o aprovador assine, e a página de registro de aprovação.
- Ramificações e caminhos paralelos: roteamento por uma resposta, executar etapas ao mesmo tempo, e reunir caminhos novamente.
- Notificações e emails: quem é notificado em cada etapa e quando uma execução é concluída, e o que os emails contêm.
- Compartilhar e iniciar execuções: publicar, compartilhar o link, convidar pessoas, e como os links de fluxo de trabalho se comportam.
- Rastrear execuções: o rastreador, incentivando e reatribuindo, o PDF final e a página de submissões.
- Exemplos: sete fluxos de trabalho completos, de uma assinatura em duas etapas a aprovações paralelas com assinaturas sequenciais.
- Integrações e API: webhooks, a API REST, as ferramentas MCP e Slack.
- Atualizando dos fluxos de trabalho clássicos: o que mudou para fluxos de trabalho construídos antes do canvas, e o que foi mantido para você.
Tutorial em vídeo
Este tutorial usa uma solicitação de licença como exemplo: um funcionário envia a solicitação, um gerente aprova e assina, e o funcionário recebe o PDF completo e o certificado de assinatura.
Do que é feito um fluxo de trabalho
| Termo | Significado |
|---|---|
| Etapa | Uma caixa no canvas. Existem quatro tipos: uma etapa de Formulário (alguém preenche um formulário), uma etapa de Aprovação (alguém aprova ou envia de volta), uma etapa de Ramificação (a execução segue um ou mais caminhos, dependendo de respostas anteriores) e uma etapa de Fim (marca onde um caminho termina). |
| Conexão | Uma seta de uma etapa para a próxima. Uma aprovação tem duas conexões de saída: Aprovado e Enviado de volta. |
| Início | A primeira etapa do formulário. Uma execução começa quando alguém a submete. |
| Execução | Uma passagem pelo fluxo de trabalho, iniciada por uma submissão do formulário inicial. Um fluxo de trabalho pode ter milhares de execuções em andamento. |
| Tarefa | Uma etapa dentro de uma execução, atribuída a uma pessoa: “a aprovação do gerente na aplicação de Jane”. Uma tarefa de formulário termina com uma submissão; uma tarefa de aprovação termina com uma decisão. |
| Caminho | Uma rota pelo canvas. Uma etapa com duas setas de saída inicia dois caminhos ao mesmo tempo; uma etapa com duas setas de entrada é onde os caminhos se encontram. |
Todo plano pode criar fluxos de trabalho; publicar um requer um plano pago ou o teste gratuito. Veja automação de fluxo de trabalho em PDF para uma visão geral de recursos e planos. A cota de formulários do seu plano decide quantos formulários diferentes um fluxo de trabalho pode encadear; aprovações, ramificações e etapas finais não contam contra isso.
Como uma execução se move
- Alguém submete o formulário inicial, a partir de seu link compartilhado, um convite, ou seu site.
- O PlatoForms analisa o que segue no canvas e cria uma tarefa para cada próxima etapa. As pessoas nomeadas nessa etapa recebem um email com um link para ela.
- Cada pessoa abre seu link, preenche seu formulário ou toma sua decisão, e a execução avança. Uma decisão de Enviado de volta reabre um formulário anterior para edição. Uma Ramificação escolhe o caminho que corresponde às respostas.
- Quando todos os caminhos chegam ao fim, a execução é concluída. A notificação de conclusão é enviada com o PDF final, e a execução aparece como concluída no rastreador.
Cada etapa do formulário pode imprimir no PDF produzido pela etapa anterior, então um documento que começa com os detalhes do cliente acaba carregando também a assinatura do gerente. Veja Combinar dados entre etapas.
Onde encontrá-lo
Clique em Fluxos de Trabalho na navegação à esquerda. A página de Fluxos de Trabalho lista cada fluxo de trabalho com uma pequena imagem de seu canvas, seu status e suas execuções recentes. A partir daí, você pode abrir o designer, o rastreador, compartilhamento e convites.
Seus fluxos de trabalho foram convertidos automaticamente e continuam aceitando submissões; alguns padrões foram alterados. Atualizando dos fluxos de trabalho clássicos lista o que mudou e o que foi mantido.