Personalizar el PDF de un formulario web

Cada envío de un Formulario Web (Clásico o Conversacional) se puede abrir como un PDF. Un formulario web no tiene su propio PDF, por lo que el PDF se organiza a partir de las respuestas. La Plantilla PDF decide ese diseño:

• Diseño predeterminado: los títulos del formulario, preguntas y respuestas impresas como un documento, en el orden del formulario.
• Plantilla personalizada: escribes el PDF como texto enriquecido, por ejemplo, una carta o un certificado, e insertas las respuestas como variables. Solo se imprime lo que escribes.

La Plantilla PDF existe solo para formularios web. Un Formulario PDF Rellenable, Formulario Web PDF o Formulario Maestro llena tu propio PDF, por lo que su apariencia se establece por campo en su lugar. Si necesitas que tu PDF existente se complete, utiliza uno de esos tipos de formularios.

Dónde se encuentran las configuraciones

Cualquiera con acceso a los envíos del formulario ve la pestaña Configuración de Exportación de PDF, pero solo las personas con acceso de edición al formulario pueden cambiarla. Para cualquier otra persona, un cambio muestra “Error al Guardar Configuraciones” y no se guarda.

El diseño predeterminado

Cuando Usar Plantilla Personalizada está desactivado, el PDF imprime, página por página:

• El título y texto de ayuda de cada página, y el título y texto de ayuda de cada Salto de Sección, como encabezados.
• Cada pregunta como su etiqueta, dos puntos y la respuesta. Los campos colocados uno al lado del otro en el constructor permanecen uno al lado del otro. Los textos de ayuda debajo de los campos no se imprimen.
• Texto de Descripción e imágenes Imagen Decorativa.
• Respuestas de elección como los textos de opción seleccionados en una línea, separados por comas.
• Firma como la imagen de la firma; Tabla, Repetir Campo y Entrada de Formulario como sus filas de respuestas.
• Foto como la imagen con un enlace de Descargar; Carga de Archivos como un enlace de Descargar Adjunto, no el archivo en sí.

Excluidos del diseño predeterminado:

• Campos, secciones y páginas que están ocultos en el formulario, o ocultos o saltados por lógica para ese envío. La lógica también puede omitir un solo campo con no imprimir en PDF.
• Un salto de página, sección, Descripción o Imagen Decorativa cuyo Imprimir en PDF está desactivado. Para una página o sección, esto solo elimina su encabezado; las preguntas debajo de ella aún se imprimen.
• Pago de PayPal, Incrustar, Video, Cuenta Regresiva y ReCaptcha.

Los PDFs son en formato A4 vertical. Con el encabezado activado, cada página muestra “ID de Ref:” con el código de seguimiento del envío y la fecha y hora de envío. Con el pie de página activado, cada página muestra el nombre del formulario y el número de página.

Cambiar el diseño predeterminado

1. Abre la página de Envíos del formulario y haz clic en Exportar.
2. Abre la pestaña Configuración de Exportación de PDF.
3. Cambia las configuraciones. Cada cambio se guarda de inmediato; no necesitas ejecutar una exportación.

Estas configuraciones se aplican a cada PDF creado después del cambio, y a las exportaciones de PDF.

Escribir una plantilla personalizada

1. En el constructor de formularios web, haz clic en Más > Plantilla PDF, y activa Usar Plantilla Personalizada.
2. Escribe el texto bajo Contenido de la Plantilla. El editor tiene encabezados, negrita, cursiva, listas, enlaces, imágenes (por ejemplo, un logo) y alineación.
3. Inserta respuestas con el cuadro Buscar Variables en la barra de herramientas. Ofrece el nombre del formulario, ID del formulario, ID del envío, revisión del envío, código de seguimiento y los campos del formulario. La variable de un campo imprime la respuesta de ese envío.
4. Configura Imprimir Encabezado de Página, Imprimir Pie de Página, Tamaño de Fuente, Margen de Página y Zona Horaria para Fecha de Envío bajo el contenido.
5. Haz clic en Vista Previa, luego Guardar.

Una plantilla personalizada imprime exactamente lo que escribes. Las configuraciones de Imprimir en PDF y la lógica no eliminan nada de ella: si la variable de un campo está en el texto, su respuesta se imprime (vacía si no hay ninguna). Deja las variables de Carga de Archivos y Foto fuera de una plantilla personalizada.

Cuando una plantilla personalizada está activada, la pestaña Configuración de Exportación de PDF en la página de Envíos ya no se aplica y lo indica.

Previsualizar el PDF

Vista Previa abre un PDF en una nueva pestaña del navegador. Utiliza el texto de la plantilla tal como está en la ventana, incluso antes de guardar, pero el encabezado, pie de página, tamaño de fuente, margen y zona horaria como se guardaron por última vez.

• Diseño predeterminado: la vista previa se llena con el último envío del formulario, por lo que necesita uno. Sin un envío aún, dice “La vista previa se llena con el último envío del formulario. Envía el formulario publicado una vez para previsualizar su PDF.”
• Plantilla personalizada: se llena con el último envío si hay uno. Sin uno, muestra el nombre del formulario y el ID del formulario y un marcador de posición para cada otra variable.

La vista previa nunca crea un envío. La vista previa en Vista Previa y Diseño no produce un PDF para un formulario web.

Para verificar el diseño predeterminado antes de publicarlo, publica el formulario, envía una entrada de prueba que abra cada sección, luego usa Vista Previa o Abrir PDF en la página de Envíos.

Guardar y aplicar la plantilla

Hacer clic en Guardar abre Guardar Plantilla con Aplicar a formularios publicados, marcado por defecto.

• Aplicar a formularios publicados marcado: el formulario publicado utiliza la plantilla de ahora en adelante, sin necesidad de publicar de nuevo.
• Desmarcado: el texto de la plantilla se utiliza desde la próxima Publicar.

El encabezado, pie de página, tamaño de fuente, margen y zona horaria se aplican a los PDFs creados después de guardar, independientemente de la marca.

Un PDF que ya se hizo para un envío se mantiene como estaba; solo los PDFs creados después del cambio utilizan el nuevo diseño. Una nueva revisión de un envío obtiene un nuevo PDF. Hay una Plantilla PDF por formulario; no hay una plantilla a nivel de equipo.

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