續約

某些表單僅在一段時間內有效：年度同意書、年度註冊、租約、認證。續約為每次提交設置一個到期日，並在到期前發送一份預填寫的上次提交副本給對方檢查並再次提交。具有自身到期日的文件，如保險卡，則在其自身日期續約。

續約功能適用於銀級及以上方案。在其他方案中，可以設置該部分，續約頁面會顯示到期日，但不會發送續約電子郵件。

開啟功能

打開表單，選擇管理，然後選擇續約，並開啟此表單必須續約。開關下方的藍色摘要會在您更改設置時用一句話重述整個規則。

適用於決定是否只有新提交獲得到期日，或所有已收到的提交也獲得到期日。選擇所有提交，該部分會顯示有多少已在續約窗口內並將在您保存後被聯繫，有多少尚未到期，有多少已過期並被忽略，以及有多少沒有日期。

規則

• 提交後的一段時間：例如提交日期後 12 個月，或表單中某個日期字段（如培訓日期）後 6 個月。任何從 1 到 120 個月的時間段。
• 字段中的日期：答案本身即為結束日期，例如租約結束日期。該字段中沒有答案的提交被列為需要日期，而不是靜默過期。

續約會產生新的提交，並按照相同的規則獲得自己的到期日，因此循環重複，直到您關閉續約或將某行標記為不需要。

時間安排

• 開始續約在到期前 14、30 或 60 天。當時間段本身比這更短時，提前時間會縮短以適應。
• 到期前提醒：默認為 7 天和 1 天；可以添加或刪除天數。續約提交後提醒停止。

人員如何續約

• 將表單發送給同一人。開啟填寫他們的上次答案，他們會收到一份預填寫的副本，修改過期內容並提交；文件不會被複製。關閉時，他們會收到空白表單。鎖定字段列出他們在副本中不能更改的答案，如姓名或身份證號。
• 僅發送文件鏈接。無需填寫表單。當只有文件過期時使用。表單需要一個清單來實現這一點。
• 僅標記。不發送電子郵件。該行會出現在提交頁面和續約中，您的團隊決定如何處理。

也在其自身到期日續約文件添加了帶有到期日的清單項目。每個項目在其自身日期收到續約電子郵件，並附帶文件鏈接。

續約電子郵件發送給與文件鏈接相同的人（見誰獲得鏈接）。點擊自定義來編寫您自己的主題和正文；文件續約使用內建文本。

發生了什麼

1. 提交時，提交獲得其到期日。
2. 在提前時間開始時，續約電子郵件發出：「是時候續約：表單」，帶有立即續約鏈接，或「是時候續約您的項目」帶有文件鏈接。
3. 在您設置的日子裡，如果沒有回應，提醒會跟隨。
4. 當對方提交副本時，新提交會鏈接到舊提交，舊提交被標記為已取代，並保留其 PDF。即將過期文件上的新上傳在文件到達時立即續約；新副本從舊到期日開始計算完整期，而不是從提前上傳日開始。
5. 在沒有回應的日期之後，該行變為紅色。過期文件在文件鏈接上返回到缺失，並重新開始提醒。團隊會收到電子郵件。

當表單及其文件同時過期

每 6 個月續約的表單可以包含一個 3 個月後過期的文件和另一個一年後過期的文件。每個文件按照自己的時間運行：

• 3 個月的文件首先通過文件鏈接被要求。其他文件保持接受狀態。
• 當表單本身續約時，新提交會繼承仍然有效的每個已接受文件，因此只要求對方提供過期或從未提供的文件。如果沒有缺失，新的請求立即完成，不會發送上傳電子郵件。
• 當表單續約時，舊提交的文件續約關閉；繼承的文件將其到期日帶入新提交，並從那裡續約。

續約頁面

文件請求的續約標籤列出每個具有到期日的提交和文件，逾期的優先顯示，然後是即將到期的。六個圖塊過濾表格：立即到期、計劃中，未來 90 天、已發送並等待、過期，無續約、本月已續約和需要日期。

每行顯示它是表單還是文件，屬於誰，到期日以及已發送的內容。打開一行查看鏈接：舊提交、已發送的續約和新提交到達時。操作：

• 立即發送在預定日期前發送續約電子郵件。提醒再次發送。
• 延後 30 天移動到期日。
• 標記為已續約記錄在其他地方完成的續約，例如紙質續約，並附上日期和備註。未創建新提交。當規則是提交後的一段時間時，下一個周期從那天開始計算。
• 標記為不需要關閉該行。沒有發送給對方。

沒有電子郵件地址的行被標記為自行發送：複製鏈接並以您自己的方式發送。