表單步驟

表單步驟是一個由某人填寫的表單。本文涵蓋表單步驟面板上的所有內容：表單、通知、規則和數據與 PDF標籤。關於電子郵件本身，請參見通知和電子郵件。

表單標籤

表單。 該步驟顯示表單的封面、類型（PDF 表單、網頁表單或主表單）以及其擁有的字段數量。編輯表單在新標籤頁中打開表單構建器，提交打開其提交記錄，更換表單則替換為另一個表單。表單必須已發布；未發布或已存檔的表單在檢查清單中顯示為紅色項目，並在工作流程上線後標記為損壞。

誰接收反饋（僅限開始步驟）。提交開始表單的人是應該接收決策、退回和完成電子郵件的人。PlatoForms 不會從答案中猜測他們的地址：選擇開始表單上保存其電子郵件的文本字段，或將其留為無，如果運行始終由邀請開始，此時將使用被邀請者的地址。如果該字段未設置且工作流程有批准或退回，檢查清單會警告從共享鏈接開始的人不會收到反饋。

誰被告知（開始步驟之後的每個步驟）。步驟的通知標籤的簡單總結：地址、來自早期步驟的答案、開始的人、可以查看提交的團隊成員，或者“批准的人……”。（這樣的步驟在畫布上顯示綠色邊緣和綠色 ✓ 批准“…”的人 標籤；參見 讓審批人填寫表單）。開始後未命名任何人的步驟是一個紅色檢查清單項目，除非前一個步驟已啟用提交後重定向到下一步，此時提交前一個表單的人直接進入這一個。

當此表單提交時。 每個外連接一張卡片：下一步是哪個步驟，誰被告知，以及該步驟通知標籤的鏈接。最後一個表單步驟顯示運行完成，並包含完成通知的接收者。當工作流程有平行路徑時，只有所有路徑完成後運行才算完成。

通知標籤

誰收到表示此步驟已準備好的電子郵件，內容是什麼，以及隨後的提醒。這與表單自身的通知設置相同，因此您從那裡知道的一切都適用。請參見步驟通知。

規則標籤

當多個人獲得相同的鏈接時。 如果通知標籤中列出多於一個人，他們收到的是同一個鏈接，對應同一份表單，而不是每人一份。這兩個選項僅決定在表單開啟且尚未提交時會發生什麼：

• 第一個打開的人認領，其他人可以接管（默認）。誰先打開鏈接，誰就擁有該步驟；其他人在此期間打開鏈接會看到誰擁有它以及從何時開始，並有一個接管按鈕。
• 任何人都可以打開，第一個提交的人完成它。 沒有認領；每個人都直接進入表單。

無論哪種方式，一旦有人提交，鏈接對所有人關閉，包括提交的人，除非下面的選項開啟。認領是按瀏覽器記住的，因此從同一瀏覽器打開鏈接兩次不會顯示認領頁面。

提交後。 一旦表單步驟提交，其鏈接通常顯示“已提交”和“此鏈接現已關閉”。勾選同一鏈接可再次提交，如果同一人可能需要為同一運行多次提交此表單，例如多次報銷申請。然後頁面提供提交另一個，每次提交都記錄為自己的任務，隨後的步驟會再次為其創建。是否允許編輯已提交的表單由表單自身的**在常規設置下顯示“編輯提交”**設置決定，而不是在這裡。

截止日期。 到期後若干小時或天數，從任務創建時開始計算。留空表示無截止日期。跟踪器以紅色標記逾期任務。

截止日期不是鎖。鏈接在截止日期過後仍然有效，並且該人仍然可以提交，除非下面的選項重新分配或跳過任務。讓鏈接失效的是過期，即工作流程面板上的鏈接下的天數，這是另一套獨立的計時：逾期任務仍然可以提交，過期鏈接則不能。請參閱過期。

測試時需要知道的兩件事：截止日期在每個任務創建時被標記，因此更改它會影響之後開始的運行，而不是已在進行中的運行；逾期任務每小時檢查一次，因此下面的動作會在截止日期後最多一小時內發生。

逾期時。 當截止日期過去時會發生什麼：

• 僅標記為逾期（默認）：跟踪器標記它；其他一切不變，鏈接仍然有效。
• 通知某人：給您勾選的團隊成員發送電子郵件；鏈接仍然有效。僅限團隊成員，因為電子郵件中的鏈接會打開跟踪器，這需要已登錄的成員。沒有人勾選則不會發送電子郵件。
• 重新分配給某人：任務交給一個人，一名團隊成員或團隊外的電子郵件地址。他們會收到步驟的正常任務電子郵件，包含一個新的表單鏈接和一行說明為什麼會發給他們；舊鏈接關閉。其他人不會收到電子郵件；跟踪器記錄重新分配。
• 跳過此步驟：任務在沒有提交的情況下關閉，運行繼續。依賴於此表單答案的後續步驟，例如分支或合併數據的 PDF，將在沒有它們的情況下運行；如果這是最後一步，運行完成。該人的鏈接隨後會顯示任務已不再開放。

提醒。 提醒是步驟通知的一部分：打開通知標籤並在那裡添加提醒。規則標籤顯示摘要，例如“分配後 1 天、3 天”。

數據與 PDF 標籤

這些選項適用於在此步驟之前的步驟。它們控制 PDF 和答案如何從一個步驟傳遞到下一個步驟。

PDF

跨步驟合併數據。 該步驟將數據打印到前一個步驟生成的 PDF 上，而不是從自己的模板空白副本開始，因此一個文檔累積每個步驟的數據。當步驟共享相同的上傳 PDF 時打開它；面板會顯示此步驟繼續自哪個步驟的 PDF。當步驟使用不同的 PDF 時將其關閉，否則前一個步驟的文檔將用作此步驟的模板。使用主表單時，映射前後步驟的 PDF 文件允許您將前一個步驟的每個 PDF 與此步驟中繼續的 PDF 配對。

在此表單中顯示前一個 PDF 的數據。 僅限 PDF 在線表單。在此步驟的 PDF 上顯示前幾個步驟的數據，當人員填寫時，管理者可以看到他們正在簽署的內容。

包含前一個步驟 PDF 的鏈接。 在表單底部添加一個標記為上一個 PDF的鏈接到前一個步驟生成的 PDF。當表單是網頁表單或數據未合併時很有用。該鏈接會在前一個步驟的表單設置共享 URL 的過期時間時過期。

包含前一個步驟表單的鏈接。 添加一個標記為上一個表單的鏈接，打開前一個步驟的提交以進行編輯。任何擁有該頁面的人都可以使用它，無需登入，直到前一個步驟的共享 URL 過期。無需表單權限，因此您不必將前一個表單設置為公開。

數據

自動填充具有匹配標籤的字段。 此表單中與前一個步驟字段具有相同標籤的字段將自動填充該步驟的答案。除文件上傳外的每種類型字段都會被複製：選擇和下拉字段選擇文本匹配的選項，文本字段接收選定選項並以", “連接，其他字段（包括簽名）接收前一個答案。文件上傳和照片不會被複製，除非您還啟用複製具有匹配標籤的上傳文件。

一旦自動填充啟用，會出現另外兩個選項：

• 首先匹配顯示名稱。 在自動填充時，先匹配字段的顯示名稱，然後再回退到標籤。
• 複製具有匹配標籤的上傳文件。 將前一個步驟中上傳的文件複製到此步驟中具有相同標籤的文件字段中。

創建簽名證書。 為此步驟的提交生成一個簽名證書。證書列出誰簽署了以及何時簽署，基於工作流程鏈接發送到的地址。當批准者在批准後直接進入他們的表單時，該鏈接仍然攜帶他們的地址，因此證書列出他們。對於開始步驟，請在邀請中啟用證書。通過提交後重定向到下一步或從工作流程的公共鏈接到達的步驟不會獲得證書。由自動填充具有匹配標籤的字段複製的簽名在證書上標記為無效，因為該人並未親自簽署。

提交後重定向到下一步。 當有步驟跟隨此步驟時顯示。提交此表單的人直接進入下一個表單，而不是看到感謝頁面。當同一人連續填寫兩個表單時使用。

人員看到的內容

人員收到步驟的電子郵件，打開其鏈接並填寫表單。提交後，表單自身的感謝頁面會出現。如果他們稍後再次打開相同的鏈接，則顯示已提交、日期和他們的地址，並根據規則標籤顯示此鏈接現已關閉或提交另一個。該鏈接作為發送電子郵件的地址運行，無論該計算機上登錄的 PlatoForms 帳戶是什麼。