設置清單

清單屬於一個表單。打開儀表板上的表單，選擇 管理，然後選擇 文件請求。開啟 提交後要求人們提供文件，建立清單，然後點擊 保存。從那時起，每次提交都會獲得自己的請求。

稍後關閉開關將停止新的請求。清單和已經開放的請求將保持不變。

添加項目

有三種方式填寫清單，您可以混合使用：

• 添加文件 創建您自己描述的項目。
• 使用模板 複製一組項目。內置模板包括 患者入院（身份證照片、保險卡正反面、簽署的同意書）、新客戶（身份證照片、簽署的合作信）、新員工（身份證照片、工作許可文件、證書）和 供應商（W-9、保險證書）。您自己保存的模板列在它們上方。之後可以編輯或刪除任何項目。
• 從此表單建議 讀取表單的字段標籤並建議通常與之相關的文件。保留您想要的，編輯名稱，然後添加它們。這會使用 AI 點數。只有表單標題和字段標籤會被發送，絕不會發送答案、上傳的文件或填寫者的姓名。HIPAA 團隊首先確認通知。

拖動項目以更改人們看到的順序。當清單值得重用時，點擊 保存為模板；保存的模板可供團隊中的每個表單使用。

每個項目

刪除已經持有文件的項目會在新請求中隱藏它；已經收集的文件會保留在其提交中。沒有人上傳的項目在您保存時會被刪除。

何時詢問

顯示清單 決定人們首次接觸請求的方式：

• 表單提交後：感謝頁面列出文件並帶有 立即上傳 按鈕，文件鏈接也會通過電子郵件發送。
• 僅通過文件鏈接：感謝頁面上沒有內容；鏈接通過電子郵件發送。

誰獲得鏈接

文件鏈接、其提醒、新上傳的請求和續期都發送給相同的人。至少選擇一個來源：

• 這些字段中的答案：首先是電子郵件字段，然後是文本和下拉字段。只有當答案是電子郵件地址時才算數。
• 邀請發送給的人：當表單通過 邀請 或工作流程任務發送時。
• 您的通知電子郵件之外的每個人：實時鏡像 通知 設置，因此獲得提交電子郵件的地址也會獲得鏈接。

找到的每個地址都會獲得相同的鏈接。在未選擇任何內容時，鏈接僅顯示在感謝頁面上，您的團隊可以從提交頁面複製它。

發送方式 添加短信。選擇包含手機號碼的電話字段；鏈接、提醒和續期將通過 SMS 以及電子郵件發送，或僅通過 SMS 發送。短信從您的消息餘額中扣除，每條短信都會說明發送者和如何停止接收，您應該在該字段旁告訴人們該號碼用於有關其請求的短信。

鏈接設置

• 文件鏈接過期時間：天數，或永不過期。打開過期鏈接的人會看到消息，您的團隊可以重新發送它。在 HIPAA 團隊中，鏈接總是在 30 天內過期。
• 要求密碼：每個鏈接隨機密碼，打印在每封攜帶鏈接的電子郵件中，並在頁面打開時要求輸入。您開啟此功能之前發送的鏈接保持無需密碼即可打開。

告訴您的團隊

三個通知發送給可以查看表單提交的團隊成員（在 權限 下設置）：

• 當文件上傳並需要審核時：每人一封電子郵件，在最後一次上傳後不久發送，因此連續多個文件會合併為一封電子郵件。
• 當拒絕的文件再次上傳時。
• 當每個文件都被接受時。

提醒

當文件缺失時，提醒會發送給人們，並在所有文件齊全後停止。默認計劃是請求後 1、3 和 7 天；您可以隨意添加或刪除天數。每個提醒僅列出仍然缺失的內容。

消息

每封電子郵件都有內置的提交語言文本。點擊 自定義 來撰寫自己的主題和正文，使用團隊名稱、表單名稱、人的姓名、缺失文件列表和鏈接的變量。即使您的文本省略了鏈接，電子郵件也總是攜帶鏈接。

• 電子郵件消息：在表單提交後立即發送，帶有鏈接。
• 提醒：在文件缺失時發送。
• 需要新上傳：當審核員拒絕文件時發送，帶有審核員的註釋。

短信有自己的簡短文本，一個適用於美國和加拿大，另一個適用於其他國家。

歸檔

接受的文件與提交一起存儲，並包含在其下載中。如果表單有 雲端硬碟 文件夾，每個接受的文件也會與 PDF 一起存放在那裡，命名為 Item_Person_Date。