建立工作流程
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本文將帶您從空白畫布到發布的工作流程：準備您的表單，創建工作流程，添加並連接四種類型的步驟，查看每個步驟的屬性面板顯示內容，修復檢查清單中的紅色項目並發布。還涵蓋了如何更改已發布的工作流程、每個工作流程狀態的含義以及工作流程頁面上的其他操作。後續文章將深入介紹每種類型的步驟。
視頻教程
本影片完整展示一個請假申請的流程：員工提交申請，人資部門和經理先後批准並簽署，然後員工收到完成的 PDF 及其簽名證書。
開始之前
- 在添加步驟之前，創建並發布工作流程所需的所有表單。您需要為每個表單步驟選擇一個已發布的表單。
- 任何表單類型都可以作為步驟：在線 PDF 表單、網頁表單和主表單。
- 當多個人填寫或簽署相同的 PDF 時，為每個人提供他們自己的表單副本，僅激活他們的字段。最快的方法是使用 重用 PDF 克隆表單，然後隱藏或刪除該人不需要填寫的字段。構建工作流程時，在後續步驟中啟用 跨步驟合併數據，以便每個人的輸入最終匯總到一個 PDF 中。
汽車租賃協議：客戶的表單包含個人信息，銷售人員的表單包含汽車和價格字段，經理的表單僅包含簽名。所有三者使用相同的上傳 PDF。
創建工作流程
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在左側導航中，點擊 工作流程。
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點擊 + 創建工作流程。
設計器打開時顯示空白畫布和默認名稱；在右側工作流程面板的頂部更改名稱。
工作流程以 草稿 保存。在發布之前，無法啟動運行。
設計器
- 步驟調色板（左側）： 包含四種類型的步驟。點擊一個步驟以將其添加到選定步驟之後，或將其拖到畫布上的任意位置。
- 畫布（中間）： 添加步驟後，拖動背景以在畫布上移動，並滾動以縮放。底部的控件允許您撤銷和重做更改，點擊 整理 以從左到右排列步驟，使用 − / + 縮放（縮放級別顯示在它們之間），點擊 適合 以查看整個工作流程。
- 屬性面板（右側）： 顯示您選擇的步驟或連接的設置。當未選擇任何內容時，顯示工作流程自身的設置及其檢查清單。
- 頂部欄： 左側為 首頁，然後是工作流程當前狀態的操作。草稿時顯示 發布，並在開始步驟有表單時顯示 邀請。發布後的工作流程顯示 邀請、分享 和 停止。狀態和工作流程的名稱位於右側。
每次更改都會自動保存。頂部欄中工作流程名稱旁的圖標顯示您的更改是否已保存。如果同一工作流程在另一個標籤中打開並進行了更改，畫布將重新加載並通知您。
四種類型的步驟
| 步驟 | 功能 | 閱讀更多 |
|---|---|---|
| 表單 | 有人填寫表單。第一個表單步驟是 開始，每次有人提交時，新的運行開始。 | 表單步驟 |
| 審批 | 有人審核提交內容並點擊決策按鈕。它有兩個外連接：已批准 和 退回。 | 審批 |
| 分支 | 根據之前給出的答案將運行分送到一個或多個路徑。無需有人對分支進行操作。 | 分支和並行路徑 |
| 結束 | 標記路徑結束的位置。結束步驟是可選的，因為路徑也可以在任何沒有後續步驟的步驟結束。如果路徑可以以不同方式結束，請為每個結束步驟命名，例如 “已批准” 和 “已拒絕”，追蹤器會顯示每次運行到達的步驟。 | 分支和並行路徑 |
添加和連接步驟
- 添加表單步驟。 在調色板中點擊 表單，然後在右側面板中選擇表單。步驟上將顯示表單的封面、名稱和類型。字段數量可在面板中找到。您添加的第一個表單成為開始步驟，標記為 開始。
- 添加後續步驟。 選擇一個步驟後，在調色板中點擊 表單、審批、分支 或 結束。新步驟將放置在選定步驟之後並與其連接。
- 手動連接步驟。 每個步驟的左側有一個入口點。除了結束步驟，所有步驟還有一個或多個出口點。從出口點拖動到另一個步驟的入口點。在審批步驟上，綠色的 已批准 點在右側，紅色的 退回 點在底部。分支有每個路徑一個點。
- 同時運行步驟。 從同一出口點拖出第二個連接。當前一個步驟完成時，兩個步驟同時開始。參見 並行路徑。
- 退回工作。 從審批的 退回 點拖動到較早的表單步驟。當審批人退回時，該表單將重新開放以供編輯。連接將作為紅色虛線繪製在步驟下方。
畫布拒絕不合理的連接並告訴您原因：不是退回的循環、進入結束步驟的第二個連接、指向後續步驟的退回。
要移除步驟，選擇它並在面板底部點擊 刪除步驟。如果表單或分支步驟之前和之後都有步驟，這兩個步驟會自動連接到彼此，確認信息會告訴您這一點。刪除審批不會重新連接任何內容，儘管確認信息顯示相同的消息：請自行連接其周圍的步驟。要移除連接，點擊它並選擇 刪除連接。
屬性面板
選擇一個步驟以查看其選項卡。選項卡取決於步驟類型：
- 表單步驟： 表單、通知、規則 和 數據 & PDF。開始步驟沒有通知或規則選項卡，因為沒有人會收到關於它的電子郵件，也沒有截止日期：它是運行開始的地方。多條路徑匯入的步驟會增加第五個選項卡，當多條路徑到達這裡時。
- 審批步驟： 審批、通知、決策郵件 和 規則。當多條路徑到達這裡時，審批也會獲得 當多條路徑到達這裡時。
- 分支步驟： 條件。
- 結束步驟： 一個標題。
- 連接： 一個標籤，對於分支則是其規則。
每個步驟也有一個 標題。給審批不同的名稱，例如 “經理審批” 和 “財務審批”：名稱會出現在電子郵件中、追蹤器中和審批頁面上。
工作流程面板和檢查清單
點擊畫布背景以查看工作流程面板。它包含：
- 發布前： 檢查清單。紅色項目阻止發布，例如未發布的表單步驟、沒有審批人的審批、沒有 否則 路徑的分支，或沒有人會被通知的步驟。琥珀色項目是可以發布的警告。點擊一個項目以跳轉到相關步驟。
- 運行完成時： 是否將 審批記錄頁面 添加到最終 PDF，以及運行完成時誰會被通知（完成通知）。
- 鏈接： 發送給人們的鏈接有效期。參見 工作流程鏈接。
發布
當檢查清單中沒有紅色項目時，點擊頂部欄的 發布。它不需要顯示 準備發布：您可以在有琥珀色警告的情況下發布。工作流程現在變為 已發布。其共享鏈接開始接受提交，您可以發送邀請，其步驟和設置變為只讀。
要更改已發布的工作流程，點擊 停止，編輯，然後再次 發布。在停止期間，無法啟動新的運行，但已在進行中的運行將繼續。當您發布更改後的工作流程時，正在進行的運行會從其當前步驟繼續在新設計上：刪除、重新排序或重新路由的步驟和更改的步驟設置會立即應用於它們。在更改正在運行的工作流程之前，請在追蹤器中檢查正在進行的運行。
工作流程狀態
| 狀態 | 含義 |
|---|---|
| 草稿 | 正在編輯。無法啟動運行。 |
| 已發布 | 接受提交。在您點擊 停止 之前，步驟和設置為只讀。 |
| 損壞 | 其中一個表單已被存檔、未發布或刪除，因此運行無法繼續。再次發布表單或在步驟中替換它，工作流程會自動恢復。 |
工作流程頁面上的其他操作
每個工作流程卡片提供 設計、追蹤、分享、邀請 和 提交，以及 重命名、克隆 和 刪除。工作流程頁面的表格視圖不提供 邀請、重命名、克隆 或 刪除；切換到卡片視圖以使用這些功能。克隆會複製畫布和每個設置，這是嘗試不同版本而不影響正在運行的版本的方法。刪除工作流程不會刪除其提交。