使用簽名證書

簽名證書是隨簽署表單一起的記錄。它顯示了誰簽署、何時簽署、他們同意了什麼以及已簽署文件的指紋，並鏈接到一個公開頁面，任何持有文件的人都可以檢查。本文解釋了何時生成證書、如何設置、簽署人看到什麼以及證書包含什麼內容。

關於法律方面，設計遵循哪些法律以及哪些文件不適用，請閱讀具有法律效力的電子簽名。

何時生成證書

只有當表單知道誰被要求簽名時，才會生成證書。這種情況發生在表單通過以下方式發送時：

• 開啟 追蹤邀請 和 簽名證書 的 邀請，或
• 開啟 創建簽名證書 的 工作流程步驟。

簽名證書適用於付費方案和免費試用期間。

從公共鏈接填寫的表單不會生成證書，因為沒有記錄誰接收了鏈接。嵌入在您網站上的表單也是從公共鏈接填寫的，因此也不會生成證書。簽名欄位仍然像以前一樣工作。

表單上的每個簽名欄位都會出現在證書上。具有三個簽名欄位的表單會生成一個列出所有三個簽名的證書。

設置表單

添加簽名欄位

1. 在表單構建器中，添加一個 簽名 欄位。

   

2. 點擊欄位以打開其屬性面板。

同意通知

簽名欄位有一個 同意通知：在會生成證書的填寫中顯示在簽名板下方的一句話。默認措辭是：

通過簽署並提交此表單，我同意以電子方式簽署，具有與手寫簽名相同的法律效力。

您可以編輯這句話。它是欄位的文本，因此會像任何其他欄位文本一樣在 多語言 頁面中翻譯，適用於您提供表單的每種語言。證書記錄了簽署人看到的確切措辭和語言。

通知僅在會生成證書的邀請和工作流程填寫中顯示。在公共鏈接上，或當證書選項關閉時，欄位不顯示通知。

開啟證書

邀請。 在 管理表單 > 邀請 中，保持 追蹤邀請 開啟並在發送前開啟 簽名證書。關閉追蹤發送的邀請不會被儲存，因此不會產生證書。每個邀請的接收者都會收到通知和證書。

工作流程。 在工作流程設計器中，打開收集簽名的步驟並開啟 創建簽名證書。該步驟的任務鏈接隨後攜帶簽署人的記錄，並在提交該步驟時發行證書。

簽署人看到什麼

簽署人打開邀請或任務鏈接並按常規填寫表單。在簽名板下方，他們會看到同意通知，以表單自身的樣式和語言顯示。在 PDF 表單中，通知會在現有的簽名彈出窗口中顯示在簽名板下方。沒有額外的勾選框、彈出窗口或步驟。

通過繪製、輸入或上傳簽名並提交表單，簽署人同意通知。證書記錄該協議以及顯示的措辭。

提交後

在提交頁面

當提交附帶證書到達時，提交的操作包括：

• 下載簽名證書，證書作為 PDF 以及其 SHA256 校驗和，以便接收者確認文件是您發出的。
• 在線驗證簽名，此證書的公開驗證頁面。

證書也可以通過 API 和提交 webhook 獲得，與提交的 PDF 一起，只要提交尚未被編輯。一旦提交被編輯，其 API 數據中將不再包含證書區塊。

當已簽名的提交被編輯時

只有首次提交的版本是簽名的。當提交被編輯並再次提交（由簽署人使用 編輯提交、由團隊成員、通過 API 或在工作流程退回後），新版本會被接受，但不會記錄簽名，也不會發行新證書。第一版本的證書仍然是簽署內容的記錄：

• 該行的 操作 菜單不再提供 下載簽名證書，證書圖標的工具提示顯示「簽名證書可在修訂版 1 中獲得」。從 操作 > 修訂 … 下載證書，其中修訂版 1 有一個 簽名證書 連結。
• 驗證頁面顯示 被後續版本取代。它仍然顯示已簽名的版本及其簽署時間，並加上一行 當前版本，顯示最新的版本號。
• 編輯提交的頁面，例如 編輯提交，不會在簽名欄位下方顯示同意通知。
• 當工作流程將已認證的步驟退回時，運行的證書不包括批准決策。

要在更改的內容上收集新簽名，請發送新的邀請。

在您的通知電子郵件中

默認的通知電子郵件附加證書並打印其校驗和。在此之前創建的表單需要在 通知 下的 電子郵件正文 中添加兩個變量：

• {{attach_sign_cert_pdf}} 將簽名證書附加到電子郵件。
• {{sign_cert_checksum}} 打印證書的 SHA256 校驗和。

證書包含什麼

• 簽署人。 每位簽署人的電子郵件地址來自邀請或任務，簽署時間為 UTC，IP 地址和瀏覽器，以及每個簽名的圖像及其指紋。
• 同意通知。 顯示的同意通知，連同其語言和版本。
• 文件指紋。 已簽署 PDF 的 SHA-256 哈希值。對於工作流程，還包括工作流程完成時的最終 PDF 的哈希值。
• 時間軸。 以順序記錄的每個事件：鏈接打開、頁面查看、簽名應用、同意通知、提交、文件渲染、證書發行。每個事件攜帶一個包含前一事件哈希的哈希，因此對任何過去事件的更改會顯示為鏈條中的斷裂。
• 驗證鏈接。 公開驗證頁面的地址。

在線驗證簽名

任何持有證書鏈接的人都可以打開驗證頁面。它顯示證據鏈是否完整，簽署人及其部分遮蔽的電子郵件地址，他們同意的通知，文件指紋和時間軸。頁面上的內容不可編輯。

要檢查文件，選擇已簽署的 PDF 並點擊 檢查。頁面將文件的指紋與簽署時記錄的指紋進行比較，並報告匹配或不匹配。文件僅被哈希，不會被存儲。相同的信息可以在頁面的地址加上 .json 後綴以 JSON 格式獲得，供您的系統使用。要向對方解釋檢查過程，請分享如何證明 PlatoForms 電子簽名有效？。

對於啟用了 HIPAA 合規性的團隊，頁面僅顯示判決、指紋和簽署人數量，直到上傳匹配的文件。

證據保存多長時間

證書及其時間軸隨提交一起保留，直到提交存在，根據您的團隊數據保留設置。

此外，證書 PDF 的副本及其完整時間軸在證書發行時寫入一次性存儲，並保留七年。刪除提交不會移除該副本，驗證頁面將繼續為其提供服務，標記為保留副本。如果已簽署的文件被錯誤刪除，這將保護證據。

證書不做什麼

證書設計旨在滿足大多數司法管轄區的標準電子簽名要求。請注意其限制：

• 身份。 簽署人通過發送邀請或任務的電子郵件地址識別。沒有身份驗證、短信代碼或數字證書。
• 時間。 時間來自 PlatoForms 的服務器，而不是獨立的時間戳機構。
• PDF 本身。 已簽署的 PDF 和證書未經密封。其完整性由證書和驗證頁面上記錄的指紋顯示，而不是僅由文件顯示。

某些文件類型，例如遺囑、公證契約和某些財產轉讓，在大多數國家需要見證或合格簽名，不適用於此功能。