Conçu pour la responsabilité publique

La plupart des employés du gouvernement et des organisations à but non lucratif possèdent déjà des dizaines ou des centaines de formulaires PDF—permis, applications, formulaires d’inscription, documents de conformité. Au lieu de reconstruire à partir de zéro, convertissez vos PDF existants en formulaires en ligne avec la détection de champs par IA.

Choisissez votre voie : les formulaires web créent des mises en page réactives et optimisées pour les mobiles, parfaites pour les citoyens accédant aux services sur n’importe quel appareil. Les formulaires PDF remplissables préservent votre conception exacte—idéal lorsque vous avez des mises en page pré-approuvées, un formatage obligatoire ou des utilisateurs qui s’attendent à l’apparence familière du document. Les deux voies offrent des formulaires accessibles et conformes en quelques minutes avec l’IA qui fait le gros du travail.

Les longs formulaires de service public entraînent souvent des abandons, surtout sur mobile. Les formulaires conversationnels de PlatoForms présentent une question à la fois, masquent les sections non pertinentes et guident les demandeurs étape par étape. Convertissez toute application, formulaire d’admission ou enquête en mode conversationnel en un clic—aucune refonte nécessaire. Personnalisez les thèmes et le style pour refléter l’identité de votre organisation tout en améliorant l’accessibilité, réduisant les erreurs et augmentant le taux de complétion des soumissions.

PlatoForms prend en charge les signatures électroniques sécurisées avec des certificats de signature, garantissant l’intégrité des documents et la crédibilité légale pour une utilisation dans le secteur public. Automatisez les flux de travail d’approbation multi-niveaux pour les permis, les demandes de financement, les examens internes et les validations de conformité. Chaque étape peut inclure un certificat de signature, réduisant les délais tout en maintenant la responsabilité et les pistes d’audit.

Les employés du gouvernement et les organisations à but non lucratif ont souvent des informations partielles en dossier—détenteurs de permis renouvelant des licences, participants à des programmes se réinscrivant ou bénéficiaires de subventions soumettant des rapports d’avancement. Au lieu de leur demander de recommencer à zéro, envoyez des formulaires pré-remplis avec des détails connus déjà remplis.

Pré-remplissez les noms, numéros de dossier, adresses ou données d’application antérieures pour réduire la charge et accélérer la complétion. Contrôlez ce que les destinataires peuvent modifier—marquez les champs sensibles comme lecture seule ou masquez-les entièrement pour protéger l’intégrité des données. Envoyez les formulaires individuellement ou en masse via des liens d’invitation par e-mail, et suivez la livraison, les ouvertures et les soumissions en temps réel. Idéal pour les renouvellements de permis, les recertifications de prestations, les rapports annuels, l’intégration de bénévoles ou tout processus où vous connaissez déjà certains détails des demandeurs. Aucun téléchargement requis—les destinataires complètent tout en ligne, et vous obtenez des données plus propres avec moins d’erreurs et un délai d’exécution plus rapide.

De nombreux processus gouvernementaux et à but non lucratif exigent que les demandeurs remplissent plusieurs formulaires avec des informations redondantes—licences commerciales avec formulaires fiscaux séparés, demandes de subvention avec feuilles de calcul budgétaires, ou demandes de permis avec déclarations supplémentaires. Demander aux citoyens de ressaisir leur nom, adresse et signature sur cinq PDF différents crée une charge inutile et des erreurs.

Le Formulaire Maître de PlatoForms résout ce problème en connectant un formulaire d’entrée à plusieurs documents PDF. Les citoyens remplissent leurs informations une fois, et le système remplit automatiquement tous les documents connectés—fournissant un ensemble complet sous forme de fichier ZIP unique. Parfait pour les ensembles de licences commerciales, les demandes de subvention complètes, les processus de permis multi-formulaires ou tout flux de travail où un demandeur doit compléter plusieurs documents connexes. Concevez les champs une fois, réutilisez-les partout et éliminez la saisie de données répétitive pour les citoyens et le personnel.

PlatoForms aide les employés du gouvernement et les organisations à but non lucratif à transférer en toute sécurité les données de soumission dans leurs systèmes existants—sans ressaisie manuelle ou travail en double. Les formulaires et documents soumis peuvent être automatiquement synchronisés avec Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box pour une tenue de dossiers structurée, tandis que les flux de travail peuvent être automatisés via Zapier, Make, ou Pabbly pour soutenir les examens internes, les approbations et les suivis. Pour des environnements plus complexes ou réglementés, PlatoForms prend également en charge l’API et les webhooks pour pousser les données structurées directement dans les bases de données internes ou les systèmes de gestion de cas. Les données peuvent être exportées sous forme de CSV, JSON ou PDF, facilitant ainsi le respect des exigences de rapport, des normes de conformité et des besoins d’audit.

Les formulaires complexes des gouvernements et des organisations à but non lucratif bénéficient de fonctionnalités intelligentes qui améliorent les taux de complétion et protègent les informations sensibles. La logique conditionnelle de PlatoForms crée des formulaires dynamiques qui s’adaptent en temps réel—affichant ou masquant des champs en fonction des réponses des demandeurs. Une demande de permis peut afficher des questions de zonage uniquement pour les propriétés commerciales, ou un formulaire de subvention peut révéler des champs budgétaires uniquement lorsque certains types de financement sont sélectionnés, éliminant la confusion et réduisant les abandons.

Pour les applications longues comme les soumissions de subventions complètes ou les ensembles de permis multi-documents, la fonctionnalité de sauvegarde pour plus tard permet aux citoyens de faire une pause et de revenir dans une fenêtre d’expiration configurable (de 1 à 180 jours ou indéfiniment). Les demandeurs reçoivent un lien unique pour reprendre exactement là où ils se sont arrêtés—essentiel pour les processus nécessitant des documents justificatifs, des dossiers financiers ou des contributions de parties prenantes. Combinez cela avec la protection par mot de passe pour sécuriser l’accès : définissez des mots de passe au niveau du formulaire pour les applications publiques, ou ajoutez des exigences de mot de passe aux liens sauvegardés et aux URL de soumission partagées. Ensemble, ces fonctionnalités réduisent les obstacles pour les demandeurs tout en donnant aux agences le contrôle sur l’accès aux données, la disponibilité des formulaires et les délais de complétion.