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  • Form Builder

    Creating an Online Form for an Existing PDF

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    With Builder you can build three types of forms: online web forms, online PDF forms, and master forms.

  • Master Form Builder

    you will arrive at the Form Builder. On the form Builder, there are three main sections:

分支和并行路径

并不是每次运行都需要相同的步骤。一个 分支 步骤根据回答的内容将运行引导到不同的方向,并且从一个步骤中分出的两个连接可以同时运行它们的步骤。本文涵盖了这两种情况,以及路径再次相遇时会发生什么。

你需要哪一个?

当路径取决于回答内容时,使用 分支。当路径取决于谁可以同时工作时,使用 并行路径。如果目标是将多人的签名合并到一个最终的 PDF 中,请不要单独使用这两种方法——请参阅下面并行路径下的警告。

分支步骤

分支步骤用于引导;在此步骤中无需任何人操作。从调色板中添加它,将其连接到之前的步骤,然后为其出口点的每个可能路径绘制一个连接。每个外出连接都有自己的规则;没有规则的连接是 否则,当没有其他匹配时采用。一个分支需要至少两个路径和一个否则,否则检查表会阻止发布。

如何创建否则

您从分支绘制的第一个连接成为其否则路径。之后绘制的每个连接都以需要填写的规则开始,并且该规则不能被移除。因此,请先绘制默认路径,或者稍后在条件选项卡上使用更改选择不同的否则路径:该路径的规则将移动到旧的否则路径,因此不会丢失任何规则。

分支步骤的条件

规则

选择分支以查看其 条件 选项卡:每个路径一个卡片,标题为“如果这些规则匹配,则转到 X”,底部是否则卡片。每个规则是来自早期步骤的字段、比较以及在适当情况下的值。使用 添加规则 添加规则;当有多个规则时,选择 所有规则必须匹配 或 任一规则匹配。

提供的比较取决于字段,就像在表单构建器的逻辑中一样:

字段 比较
选择、下拉、图片选择 已回答、未回答、是、不是、是其中之一、不是其中之一。值从字段自己的选项中选择。“是”表示完全匹配这些选项;“是其中之一”表示匹配任意一个。
文本、电子邮件、URL 和其他输入字段 已回答、未回答、是、不是、包含、不包含、以…开始、不以…开始、以…结束、不以…结束、匹配模式。
数字、滑块、评分 已回答、未回答、是、不是、大于、至少、小于、最多。
日期、时间 已回答、未回答、是、大于、至少、小于、最多。
签名、图片、文件上传、表格 已回答、未回答。

文本比较不区分大小写,除了匹配模式,它区分大小写。数字按数值比较。未签名的签名视为未回答。空字段或属于运行跳过的步骤的字段视为空,因此规则永远不会导致运行卡住。

顺序和模式

新分支使用匹配规则的每个路径都采取:每个匹配规则的路径同时运行,例如“大合同同时通知法律部门”和“通知财务部门”。当只有一条路径应运行时,切换到仅采取匹配规则的第一条路径:路径从上到下检查,第一个匹配的获胜;使用箭头移动卡片以更改顺序。在任何模式下,仅在没有路径匹配时采用否则。

检查表会标记读取来自后续步骤的字段的规则、不适合字段的比较、没有值的规则以及表单中不再存在的选择。

示例

采购请求:金额大于 5000 转到“主管审批”,类别是其中之一 IT、软件转到“IT 审核”,否则直接转到“订单”。在默认模式下,大型 IT 采购会同时转到主管和 IT 审核。在仅采取匹配规则的第一条路径模式下,先放置金额规则,以便它仅到达主管。

并行路径

从同一个出口点拖出两个连接,目标步骤在之前的步骤完成后立即开始。每个步骤都有自己的任务和电子邮件。当两个人可以独立工作时使用:例如背景调查和背景检查,或两个部门各自填写他们的部分。

并行审批不会合并为一个签名的 PDF

每个并行表单步骤从分裂前的步骤的 PDF 开始——它不了解另一条路径。两个表单步骤在不同路径上签署同一个 PDF 将生成 两个独立的文档,而不是一个包含两个签名的文档。如果目标是一个包含所有人签名的 PDF,签名者必须按顺序进行,而不是并行。

关于并行路径需要了解的事项:

  • 运行仅在每条路径完成时完成。表单选项卡上显示 运行完成 的表单步骤意味着“当此路径完成时”;其他未完成的路径仍需结束。
  • 每个并行表单步骤从分裂前的步骤的 PDF 开始,除非路径在连接处再次相遇,因此两个表单步骤在不同路径上签署同一个 PDF 会生成两个文档。要在一个文档中收集两个签名,请在审批后按顺序签署;示例 显示如何操作。
  • 一条路径上的退回会取消该运行的其他路径上的未完成任务;当重新提交表单时,路径重新开始。

路径交汇处

有两条或更多进入连接的步骤就是一个交汇点。选中它,面板会多出一个标签:当多条路径到达这里时。它回答两个互相独立的问题:这个步骤何时开始,以及它沿用哪条路径的 PDF 和答案。

步骤何时开始?

  • 等待全部路径(默认)。所有进入的路径都完成后,才创建这个步骤。第一条路径到达时,跟踪器显示"等待其他路径",此时还不会给任何人发邮件。已经不可能到达的路径不会拖住这个步骤:如果分支走了另一条路,或者这条路径上的审批被退回,交汇点就不再等待它。
  • 第一条到达即继续。第一条路径到达的那一刻就创建这个步骤并发出邮件。其他路径之后完成时,会发现步骤已经存在,于是什么也不做:它们的结果不影响这个步骤,也不会创建第二份。它们自己的任务会一直保持打开,直到被处理完。

示例:

  • 两位经理都必须批准,员工才能签字。 审批 A 和审批 B 并行,之后的签字表单作为交汇点,选择等待全部路径。只有两人都批准后,表单才会发出。
  • 同一个表单从两条不同路线到达。 一个分支把大额申请送去财务审核,小额申请直接放行;两条路线最后都到达同一个确认表单。每次申请只走其中一条路线,所以交汇点永远不会等待没有走的那条。这里两个选项行为相同,保持默认即可。
  • 两位审核人任意一位即可。 第一条到达即继续可以做到,但较慢那位审核人的任务仍然保持打开,他仍然可以做出决定。更干净的做法是只用一个审批步骤,把两位审核人都放进去,并把规则设为"任意一人即可",参见多人审批时。

沿用哪条路径的 PDF 和答案?

PDF 和答案沿用哪条路径列出所有进入的连接。交汇后的步骤只沿用一条路径。你选中的路径提供这个步骤继承的一切:预填的答案、“跨步骤合并数据”、“在此表单中显示上一个 PDF 的数据”、指向上一个 PDF 和表单的链接、任务邮件中的占位符,以及它自己的 PDF 所基于的文档。其他路径的 PDF 和答案不会被合并进来。同样的选择也可以在连接本身上通过以此路径的 PDF 和答案为基础来设置。

当所有进入的路径都回溯到同一个表单时,例如同一份申请的两个审批,就没有什么可选的:两条路径都到达同一份提交,这个设置没有区别。当路径中包含不同的表单步骤时,它才有意义:

  • 经理部分和财务部分并行填写,之后是一个汇总表单。 选择汇总表单应当沿用其 PDF 的那条路径。另一部分的 PDF 不会被带下去;每当两条进入的路径各自带有自己的 PDF 时,检查清单都会给出警告。如果两部分必须出现在同一份文档中,就不要并行:把它们按顺序排列,让每一步沿用上一步。
  • 选择了"第一条到达即继续",而选中的路径不是第一个到达的。 步骤无法等待选中的路径,所以它会沿用实际到达的那条。使用这个选项时,把这个选择当作偏好,而不是保证。
交汇不会合并两个 PDF

交汇不能解决上面的并行签字问题。它仍然只保留一条进入路径的文档;另一条路径的 PDF 会被丢弃,而不是合并。如果两条路径都产生了签好的文档,其中一份会丢失。

结束步骤

一个 结束 步骤标记路径的结束。任何后面没有步骤的步骤也会结束其路径,因此结束步骤是可选的。当它有助于阅读画布时添加一个,或者当路径以不同方式结束并且您希望看到运行到达的结束时:将它们命名为“已批准”和“已拒绝”,跟踪器会显示名称。

注意自动填充

将此选项与顺序表单步骤结合使用非常强大,但有两个副作用容易被忽视。

禁用字段不会阻止它再次打印

您可能期望: 将字段设为只读(禁用)也会阻止它在后续步骤中再次打印。

实际情况: 禁用和 在 PDF 中打印 是两个独立的设置。如果“自动填充具有匹配标签的字段”开启,共享字段(如请求者姓名)将在每个步骤中重新填充新值——如果在 PDF 中打印也开启,则新值会在与之前步骤携带的副本相同的位置再次打印。两者重叠。

解决办法: 保持“自动填充具有匹配标签的字段”开启(完全关闭它也会从后续步骤的表单页面中移除字段——审阅者会失去屏幕上的参考,尽管他们仍然可以通过电子邮件的附加 PDF 查看原件)。相反,在共享字段本身上关闭 在 PDF 中打印,对于它应该首次出现的步骤之后的每个步骤。无论如何保持“跨步骤合并数据”开启——这就是保持所有内容合并到一个 PDF 中的原因。

具有相同标签的字段可能会在审阅者之间泄露数据

您可能期望: 每个审阅者自己的字段(如他们的决策或评论)保持私有,仅限于他们自己的步骤。

实际情况: 如果两个步骤有具有 相同标签 的字段,并且“自动填充具有匹配标签的字段”开启,后续步骤可以从前一个步骤自动填充——即使这些字段本应是独立的。

解决办法: 给每个审阅者的字段在每个步骤中一个不同的 显示名称,并在数据和 PDF 中开启 首先匹配显示名称。这使得匹配检查显示名称而不是标签,因此具有相同标签但不同的字段不再相互影响。

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