Diseñado para la Responsabilidad Pública

La mayoría de los empleados gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro ya tienen docenas o cientos de formularios PDF: permisos, solicitudes, formularios de registro, documentos de cumplimiento. En lugar de reconstruir desde cero, convierte tus PDFs existentes en formularios en línea con detección de campos por IA.

Elige tu camino: Formularios web crean diseños receptivos y optimizados para móviles, perfectos para ciudadanos que acceden a servicios desde cualquier dispositivo. Formularios PDF rellenables preservan tu diseño exacto, ideal cuando tienes diseños preaprobados, formatos obligatorios o usuarios que esperan la apariencia familiar del documento. Ambos caminos ofrecen formularios accesibles y cumplidos en minutos con la IA haciendo el trabajo pesado.

Los formularios largos de servicio público a menudo conducen a abandonos, especialmente en móviles. Los formularios conversacionales de PlatoForms presentan una pregunta a la vez, ocultan secciones irrelevantes y guían a los solicitantes paso a paso. Convierte cualquier solicitud, formulario de admisión o encuesta en modo conversacional con un clic, sin necesidad de rediseño. Personaliza temas y estilos para reflejar la identidad de tu organización mientras mejoras la accesibilidad, reduces errores y aumentas la finalización de envíos.

PlatoForms admite firmas electrónicas seguras con certificados de firma, asegurando la integridad del documento y la credibilidad legal para el uso en el sector público. Automatiza flujos de trabajo de aprobación multinivel para permisos, solicitudes de financiamiento, revisiones internas y aprobaciones de cumplimiento. Cada paso puede incluir un certificado de firma, reduciendo demoras mientras se mantiene la responsabilidad y las pistas de auditoría.

Los empleados gubernamentales y las organizaciones sin fines de lucro a menudo tienen información parcial en archivo: titulares de permisos renovando licencias, participantes de programas reinscribiéndose o beneficiarios de subvenciones presentando informes de progreso. En lugar de pedirles que comiencen desde cero, envía formularios prellenados con detalles conocidos ya completados.

Prellena nombres, números de caso, direcciones o datos de solicitudes previas para reducir la carga y acelerar la finalización. Controla lo que los destinatarios pueden editar, marca campos sensibles como solo lectura o escóndelos completamente para proteger la integridad de los datos. Envía formularios individualmente o en masa a través de enlaces de invitación por correo electrónico, y rastrea la entrega, aperturas y envíos en tiempo real. Ideal para renovaciones de permisos, recertificaciones de beneficios, informes anuales, incorporación de voluntarios o cualquier proceso donde ya conozcas algunos detalles del solicitante. No se requieren descargas, los destinatarios completan todo en línea y obtienes datos más limpios con menos errores y tiempos de respuesta más rápidos.

Muchos procesos gubernamentales y de organizaciones sin fines de lucro requieren que los solicitantes completen múltiples formularios con información superpuesta: licencias comerciales con formularios fiscales separados, solicitudes de subvenciones con hojas de cálculo de presupuesto o solicitudes de permisos con declaraciones complementarias. Pedir a los ciudadanos que vuelvan a ingresar su nombre, dirección y firma en cinco PDFs diferentes crea una carga innecesaria y errores.

El Formulario Maestro de PlatoForms resuelve esto conectando un formulario de entrada a múltiples documentos PDF. Los ciudadanos completan su información una vez y el sistema automáticamente completa todos los documentos conectados, entregando un paquete completo como un solo archivo ZIP. Perfecto para paquetes de licencias comerciales, solicitudes de subvenciones completas, procesos de permisos con múltiples formularios o cualquier flujo de trabajo donde un solicitante necesite completar múltiples documentos relacionados. Diseña campos una vez, reutilízalos en todas partes y elimina la entrada de datos repetitiva tanto para ciudadanos como para el personal.

PlatoForms ayuda a los empleados gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro a mover datos de envío de manera segura a sus sistemas existentes, sin reingreso manual ni trabajo duplicado. Los formularios y documentos enviados se pueden sincronizar automáticamente con Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box para mantener registros estructurados, mientras que los flujos de trabajo se pueden automatizar a través de Zapier, Make o Pabbly para apoyar revisiones internas, aprobaciones y seguimientos. Para entornos más complejos o regulados, PlatoForms también admite API y webhooks para enviar datos estructurados directamente a bases de datos internas o sistemas de gestión de casos. Los datos se pueden exportar como CSV, JSON o PDFs, facilitando el cumplimiento de requisitos de informes, estándares de cumplimiento y necesidades de auditoría.

Los formularios complejos de gobierno y organizaciones sin fines de lucro se benefician de características inteligentes que mejoran las tasas de finalización y protegen la información sensible. La lógica condicional de PlatoForms crea formularios dinámicos que se adaptan en tiempo real, mostrando u ocultando campos según las respuestas del solicitante. Una solicitud de permiso puede mostrar preguntas de zonificación solo para propiedades comerciales, o un formulario de subvención puede revelar campos de presupuesto solo cuando se seleccionan ciertos tipos de financiamiento, eliminando confusiones y reduciendo el abandono.

Para aplicaciones extensas como presentaciones completas de subvenciones o paquetes de permisos con múltiples documentos, la función de guardar para más tarde permite a los ciudadanos pausar y regresar dentro de una ventana de expiración configurable (de 1 a 180 días o indefinidamente). Los solicitantes reciben un enlace único para reanudar exactamente donde lo dejaron, crítico para procesos que requieren documentos de respaldo, registros financieros o aportes de partes interesadas. Combina esto con protección con contraseña para asegurar el acceso: establece contraseñas a nivel de formulario para aplicaciones públicas o añade requisitos de contraseña a enlaces guardados y URLs de envío compartidas. Juntas, estas características reducen las barreras para los solicitantes mientras brindan a las agencias control sobre el acceso a los datos, la disponibilidad de formularios y los plazos de finalización.