9 Maneras de Sacar el Máximo Provecho de los PDFs

El PDF es popular.

Cuando Adobe lanzó el formato PDF en 2008 como un estándar abierto, la gente conoció el PDF como el formato de documento más conveniente, compacto e ideal para todo tipo de industria.

Sin embargo, el PDF es más que eso.

Más allá de su capacidad para mantener textos e imágenes de alta calidad, puedes ampliar las maravillas de los PDFs y descubrir sus trucos ocultos. Te sorprenderás de lo beneficioso que puede ser. Hemos recopilado cinco cosas que puedes hacer para sacar el máximo provecho de los PDFs:

Lee también: Guía para Principiantes para Crear un Formulario PDF Online

¿Qué es un PDF?

Inventado por Adobe, el PDF fue desarrollado en 1993 y más tarde se estandarizó en 2008. En aquel entonces, el PDF no era tan popular. Se usaba comúnmente en empresas de publicación de escritorio, donde se crean documentos utilizando software de diseño de páginas. Cuando se convirtió en un estándar abierto en 2008, el uso del PDF continuó aumentando hasta hoy. No solo en la industria de la publicación de escritorio, sino en todas las prácticas.

¿Qué hace al PDF mejor que otros formatos?

Además de su capacidad para ajustarse en tamaño, el PDF sigue siendo el formato de documento preferido por las empresas debido a su seguridad. Documentos altamente confidenciales como acuerdos, contratos y préstamos se envían en formato PDF para mantener su integridad. Los PDFs son difíciles de modificar. También incluyen cifrado de seguridad que te permite enviar PDFs con contraseñas.

El auge del PDF en el mundo digital

A medida que el mundo continúa digitalizándose, el uso del PDF sigue aumentando. El trabajo desde casa y las clases online también han contribuido a la creciente popularidad del PDF. Se utiliza este formato de documento en transacciones diarias como el envío de documentos de empleados, acuerdos de seguros, proyectos escolares y más.

Debido a esto, la gente busca diseñadores de PDF y aplicaciones en la web. Ahora, puedes subir y editar PDFs online libremente.

Aprovecha al máximo tu PDF

¿Sabías?

El PDF es más que un formato de documento. Con el diseñador de PDF y el software adecuados, puedes hacer mucho más que la creación habitual de documentos. Puedes convertir PDFs a formularios web, enviar formularios PDF online y mucho más.

1.) Edita/Estiliza tu PDF online

¡Sí, también puedes personalizar PDFs!

Edita y personaliza tus PDFs online con nuestras herramientas de arrastrar y soltar más fáciles aquí en PlatoForms. Con nuestra navegación amigable para principiantes, no necesitas ser un experto en tecnología para lograr tus objetivos con tu PDF.

Hay más funciones por descubrir en PlatoForms que la mayoría de las herramientas de creación de formularios PDF no tienen. Esto incluye la función de Diseñador de Formularios. Con esta función, puedes ajustar el ancho del formulario, el color del fondo y el borde de entrada, el fondo de la página y el formulario, el color de la etiqueta y el título, y mucho más. Puedes usar esto para etiquetar en blanco tu formulario PDF según tu marca o estilo preferido.

2.) Combina múltiples PDFs

¿Necesitas un PDF que requiera ser llenado con información numerosa y compartida? Puede ser cansado llenarlos uno por uno. Afortunadamente, ahora es posible combinar múltiples PDFs enlazándolos entre sí. Nuestros Formularios Maestros tienen como objetivo crear un PDF rellenable que puede generarse en múltiples copias. Simplemente enlaza múltiples PDFs que necesiten la misma información y comparte el enlace con tus colegas en minutos.

3.) Convierte PDF a Formularios Rellenables Online

Los formularios rellenables son revolucionarios. Ahora, no tenemos que lidiar con PDFs complicados. ¿Lo mejor? PlatoForms puede convertir tus PDFs en formularios online, facilitando a ti y a tus clientes lograr una mayor tasa de finalización.

Para convertir tu PDF a un formulario online, ve al panel de creador de formularios en PlatoForms. Una vez que estés en tu panel, mira el menú en tu lado izquierdo.

Encuentra el botón u opción “Comenzar a construir” en el panel de navegación del menú izquierdo.

Luego, después de hacer clic en eso, aparecerá un cuadro emergente. Verás 3 opciones, a saber:

• Crear un formulario online desde un PDF existente
• Crear un formulario maestro
• Crear un PDF desde cero

Selecciona “Crear un formulario online desde un PDF existente”.

Después de eso, puedes seleccionar qué tipo de formulario deseas construir. La página te dará dos opciones:

• Formulario PDF Web - este es un formulario compartible y rellenable que puedes generar, editar y compartir con cualquiera usando un enlace.
• Formulario PDF Online - mantendrá un formato PDF intacto accesible en Firefox, Chrome, Safari, etc. Una vez que hayas terminado de elegir, puedes editar, convertir, diseñar y publicar tu trabajo.

Una vez que hayas terminado de elegir, puedes editar, convertir, diseñar y publicar tu trabajo.

4.) Guarda tus archivos PDF online en la nube

Además de convertir tus PDFs en formularios rellenables, también puedes almacenar tus PDFs en tu unidad preferida. Con el PDF, no tienes que pasar por varios cajones y cajas solo para almacenarlos.

Además de ahorrar espacio físico, el almacenamiento en la nube es más seguro que el físico. Está a salvo de desastres, eventos inesperados y robos. Acceder a través del almacenamiento en la nube también es posible en cualquier lugar, en cualquier momento. Aquí están algunos de los almacenamientos en la nube más comunes utilizados hoy en día:

• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive
• Box

5.) Comparte PDFs fácilmente

Una vez que tus clientes o colegas envíen sus formularios PDF online, ¡ahora puedes compartirlos fácilmente! Con PlatoForms, hay formas bastante fáciles de compartir tu formulario PDF rellenable. Aquí hay algunas que podrías querer probar:

• URL Pública

¡Solo necesitas asegurar la URL aleatoria asignada a tu PDF! Luego puedes enviar la URL a aquellos con quienes deseas compartir el PDF.

Para encontrar la URL, solo inicia sesión en tu cuenta de PlatoForms. Luego, en el Panel de Control, pasa el cursor sobre tu formulario PDF rellenable objetivo. Pasa el cursor sobre la esquina superior derecha del formulario y haz clic en el icono de configuración. Luego, haz clic en Compartir.

• Script de Inserción

Otra forma de compartir tu formulario PDF rellenable es mediante la inserción. Se puede usar para publicar el formulario en un sitio web. Si deseas mejorar tus formas de compartir un formulario PDF, puedes hacer que el formulario aparezca en tu propio sitio web insertando el script.

Simplemente copia y pega el script en tu página para mostrar el formulario. De lo contrario, si no conoces bien los códigos HTML, solo asegura el código y proporciónaselo a tu desarrollador web.

• Dominio Personalizado

El dominio personalizado funciona de la misma manera que la URL pública. La única diferencia es que puedes optar por usar tu propio nombre de dominio para que tu formulario PDF rellenable parezca más etiquetado en blanco.

6. Convierte tus PDFs en formularios web

¿Tienes un PDF existente? PlatoForms te permite usar tus PDFs de negocios de dos maneras: puedes usarlo como un formulario online o convertir tu PDF en un formulario web para una interfaz mucho más fácil. Los formularios web son tus formularios online típicos; solo que están creados a partir del PDF que estás convirtiendo. Los usuarios prefieren los formularios web por muchas razones, incluyendo:

• Es más fácil de llenar que un PDF
• El diseño del PDF es bastante complejo. Los formularios web proporcionan una apariencia menos complicada
• Debido a que es conveniente, aumenta la tasa de finalización del formulario

Convertir tus PDFs en formularios web puede hacer que tu proceso de llenado de formularios sea fácil y menos complejo incluso para principiantes. Aprende cómo crear formularios web aquí.

Lee más: Cómo los Formularios Online de PlatoForms Pueden Potenciar tu Negocio de Hospitalidad

7. Conecta tus formularios PDF a varias aplicaciones

Además de crear formularios PDF rellenables online, también puedes potenciar tus formularios PDF conectándolos a varias aplicaciones. Integrar tus PDFs a aplicaciones puede ayudarte a ahorrar tiempo de conexión manual. Llevar formularios del punto A al punto B es una gran pérdida de tiempo.

En PlatoForms sabemos la importancia de la automatización. Por eso proporcionamos integración de aplicaciones que pueden ayudarte a hacer el trabajo. Puedes conectar tus formularios PDF a estas aplicaciones para mayor comodidad:

• Zapier: Para la integración de aplicaciones. Puedes conectar tus formularios PDF a numerosas aplicaciones alojadas por Zapier.
• Slack: Recibe notificaciones de las aperturas, envíos y más de tus formularios PDF.
• Cloud Drive: Por razones de almacenamiento.
• Stripe: ¡Sí, ahora puedes cobrar pagos de tus formularios PDF rellenables a través de Stripe!

Lee más: Integración de Aplicaciones de PlatoForms

8. Añade contraseña a tu PDF

Si no estás interesado en usar Adobe Acrobat para tus PDFs, puedes usar Microsoft Office para crear contraseñas para tus PDFs. Nota: Esto solo funcionará para un documento que creaste usando Office.

Puedes hacer esto guardando tu documento como PDF. Haz clic en la opción “Cifrar con una contraseña”. De esta manera, puedes asegurar tus PDFs con contraseña para mayor seguridad.

9. Reduce el tamaño de tu PDF

Para los que no usan Adobe Acrobat, puedes reducir el tamaño de tus PDFs comprimiendo las imágenes.

Dado que los documentos PDF ya están comprimidos para proporcionar un tamaño más pequeño, necesitas comprimir las imágenes dentro del propio PDF para reducir su tamaño. De cualquier manera, puedes reducir el tamaño de tu PDF para enviar un tamaño más pequeño por correo electrónico.

Aprovecha al máximo tu PDF con PlatoForms

Los beneficios de los PDFs son infinitos. A medida que continuamos usando PDF para nuestras transacciones diarias, asegúrate de aprovecharlo al máximo eligiendo el diseñador de PDF y el software adecuados que se adapten a tus necesidades.

¿Necesitas un software PDF online que te permita convertir tus PDFs en formularios online? Consulta nuestras increíbles características aquí en PlatoForms.