10 Mejores Formas de Trabajar de Manera Más Inteligente, No Más Duro

Muchas personas creen que la clave del éxito es trabajar duro, pero ¿y si te digo que no es así?

Sí, trabajar duro ha sido un estándar de bandera verde para los empleados durante muchos años, pero también es algo que causa agotamiento para la mayoría de nosotros. Siempre pensamos que cuanto más trabajamos, más productivos nos volvemos, o cuanto más tiempo dedicamos a una tarea, más eficientes nos volvemos, pero…

¡Eso es un gran NO! No siempre es el caso.

Además de trabajar duro, también tienes que trabajar de manera inteligente. Podrías estar preguntándote, “¿Qué significa trabajar de manera inteligente?”

Para ayudarte a entender mejor, puedes pensar en trabajar de manera inteligente como ser eficiente. Completar un conjunto de tareas con excelencia en un corto período. Trabajar de manera inteligente también implica usar algunas herramientas para el trabajo que pueden hacer que tus tareas que consumen mucho tiempo sean más ligeras y te ayuden a mejorar la productividad.

Comenzar esta nueva forma de trabajar no es tan complicado como puede parecer. De hecho, aquí enumeramos las formas en las que puedes trabajar de manera más inteligente y dejar de perder tiempo.

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10 mejores formas de trabajar de manera más inteligente, no más duro

1. Despeja tu espacio de trabajo

Todos experimentamos el desorden (¡especialmente en nuestro espacio de trabajo!). Aunque pueda parecer un problema pequeño, el desorden tiene algunos efectos adversos en nuestras mentes que nos hacen improductivos. Psychology Today enumeró algunos efectos negativos del desorden en nuestras mentes, e incluye lo siguiente:

• Nos distrae.
• Inunda nuestras mentes con estímulos excesivos.
• Nos da estrés al no permitirnos relajarnos mental y físicamente.
• Le da a nuestro cerebro el mensaje de que nuestro trabajo nunca está terminado.
• Nos hace ansiosos y preocupados.
• Nos roba creatividad y productividad al invadir los espacios abiertos que nos permiten pensar.

Por eso, despejar tu espacio de trabajo, ya sea en casa o en la oficina, es una manera perfecta de comenzar tu camino hacia trabajar de manera inteligente. Además de ayudarte a mejorar tu enfoque, también te ayuda a encontrar rápidamente las cosas que necesitas para completar una tarea específica.

Después de leer este artículo, puedes comenzar a despejar tu espacio de trabajo eliminando archivos y papeles innecesarios en tus escritorios y usando carpetas para organizar archivos y documentos esenciales. Además, puedes usar organizadores para bolígrafos, papeles y libros. Están en demanda ahora, así que puedes encontrarlos fácilmente en las tiendas.

También hay momentos en los que no son nuestros escritorios los que necesitan ser despejados. Son nuestros pensamientos los que necesitan ser refrescados y organizados. Dicho esto, te recomendamos comenzar a hacer meditación y llevar un diario, donde listes tus pensamientos, realizaciones y más.

Consejo Profesional: Tus archivos en línea también necesitan ser despejados, por lo que necesitarás una herramienta como PlatoForms para convertir archivos PDF en formularios, guardarlos en línea o fusionarlos en un formulario maestro de PDF.

Lee más: Consejos sobre Cómo Mejorar la Concentración: Aumenta Tu Productividad y Mejora la Concentración

2. Deja de hacer multitarea

“Los multitareas altos lo hacían cada vez peor a medida que avanzaban porque seguían viendo más letras y tenían dificultad para mantenerlas ordenadas en sus cerebros.” -Ophir sobre el estudio de Standford sobre la multitarea

Si todavía piensas que la multitarea puede ayudarte a terminar rápidamente tus tareas, bueno, un estudio de Standford muestra que en realidad no es así. Los científicos sociales concluyeron que nuestros cerebros no pueden procesar más de un hilo de información a la vez. Después de realizar algunas pruebas a los multitareas altos, se descubrió que les resulta difícil concentrarse e incluso recordar cosas.

De hecho, la multitarea puede hacer mucho daño a nuestra salud mental. Además, hay otro artículo de Psychology Today que enumera diez efectos perjudiciales de la multitarea, y aquí están:

• Nos impide ser productivos y eficientes.
• Aumenta las posibilidades de depresión.
• Aumenta el estrés.
• Puede dañar las relaciones.
• Puede llevar a fracturas de huesos.
• Afecta las calificaciones de los estudiantes.
• Puede causar tráfico.
• Cuanto más multitarea hacemos, más posibilidades hay de que nos distraigamos de una tarea.
• Puede llevar a problemas de memoria.
• Daña nuestros cerebros.

Estos resultados e información muestran cuán perjudicial puede ser la multitarea para tu productividad y bienestar, por lo que te sugerimos que dejes de hacerlo ahora.

En su lugar, haz tu mejor esfuerzo para establecer un tiempo para cada tarea y concéntrate en hacerlas una a la vez.

3. Cronometra tus tareas

Cronometrarte mientras realizas tus tareas también es una forma de trabajar de manera más inteligente. Te ayuda a concentrarte, pensar más rápido y maximizar el tiempo dado para un trabajo específico. Hay muchas herramientas de seguimiento de tiempo que pueden ayudarte con esto. Algunas que podemos sugerir son Pomodoro Timer, Clockify y Hubstaff.

4. Planifica, pero no demasiado

“Al no prepararte, te estás preparando para fallar,” dice Benjamin Franklin.

Una de las razones por las que luchamos con la productividad es que no sabemos qué, dónde y cómo empezar. Por eso es esencial planificar nuestro día, mes o año. La planificación nos da un sentido de dirección sobre cómo pasaremos nuestro tiempo en una tarea o actividad específica, permitiéndonos hacer las cosas sin dudas y decisiones que consumen tiempo.

Además de esas razones, aquí hay otros beneficios que puedes obtener de la planificación:

• Te ayuda a evitar la ansiedad.
• Aumenta tu enfoque.
• Te da claridad.
• Te permite lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida.

Planificar puede sonar complicado, pero puedes comenzar simplemente creando una lista de tareas en un día. Los planificadores también están por todo el mercado, por lo que encontrar uno no será difícil.

Por otro lado, aunque la planificación puede contribuir mucho a tu productividad, planificar demasiado también puede hacerle daño. De hecho, un estudio realizado en la Universidad de Rochester descubrió que aquellos estudiantes que tienen planes diarios específicos pasan menos y menos tiempo estudiando. También terminan sin completar sus hojas de planificación después de un mes. Mientras que aquellos que tienen un plan mensual se reportaron estudiando más que cualquier otro grupo dentro del experimento.

Este estudio muestra que no necesitas ser demasiado específico cuando se trata de planificar tus tareas, cuanto más simple, mejor.

5. Tómate un descanso

Nunca subestimes el poder de tomar descansos. Los días en que considerábamos pausar como un signo de pereza han quedado atrás. Un estudio de 2011 de la Universidad de Illinois afirma que nuestros recursos atencionales disminuyen cuando realizamos una tarea durante mucho tiempo. Dicho esto, tomar descansos cortos entre tareas es esencial para mantenernos enfocados y más productivos. La Técnica Pomodoro es una de las mejores formas que podemos recomendar para ayudarte a comenzar con ello.

Lee más: La Técnica Pomodoro para la Productividad: ¿Funciona?

6. Usa herramientas de productividad

Lo bueno de la tecnología es que continuamente nos ayuda a resolver nuestros dilemas. Hoy en día, hay herramientas de productividad que pueden ayudarnos a trabajar de manera más inteligente cada día. Aquí tienes una lista de algunas herramientas que sugerimos:

• PlatoForms (Para archivos PDF y flujos de trabajo de archivos)
• Zapier (Para automatización)
• Trello (Para gestión de proyectos)
• Google Calendar (Para citas y recordatorios de tareas)
• Slack (Para comunicación)
• Free Logo Creator (Para branding)

Consejo Profesional: Si estás trabajando con un equipo, una herramienta de flujo de trabajo de PDF como PlatoForms puede ayudarte a compartir y cambiar información rápidamente sin reproducir tus archivos. También permite que cada miembro complete un formulario PDF en línea con varios pasos, ahorrando tanto tiempo como energía.

7. Toma en serio los plazos

Si quieres trabajar de manera inteligente, debes recordar que los plazos están establecidos para que los sigas. Usa los plazos como motivación para terminar rápidamente tus tareas y haz tu mejor esfuerzo para cumplirlos. (¡Pero no olvides mantener la calidad de tu trabajo!)

Si eres una de esas personas que luchan por cumplir los plazos, aquí hay algunas cosas que puedes hacer para mejorar en este aspecto:

• Establece recordatorios antes de la fecha de vencimiento.
• Comienza con lo que te resulta familiar y fácil.
• Prioriza tareas importantes y urgentes.
• No esperes hasta el plazo; si sabes que puedes terminar la tarea dada antes, entonces termínala antes para que tengas suficiente tiempo para revisiones.

8. Encuentra tu mejor momento para la productividad

Una de las mejores maneras de ser productivo es encontrar el momento en el que puedes trabajar con menos distracciones y cuando tu mente está lista para trabajar. Por ejemplo, si eres una persona nocturna que está más despierta y activa por la noche, entonces el mejor momento para ti es trabajar durante la noche. Lo mismo ocurre si eres una persona matutina.

Para otros, el caso podría ser que hay menos distracciones y ruido durante la noche, por lo que se vuelven más productivos trabajando en ese momento.

9. Delegar y agrupar tareas

Hacer montones de tareas a la vez puede ser desordenado y distractivo, por lo que también es crucial que las dividas en pequeñas tareas que puedas completar rápidamente. Digamos que tienes una tarea de redacción de contenido; puedes dividir esta tarea en pequeñas como la creación de un esquema de contenido, la redacción de contenido y la corrección de pruebas.

Tampoco necesitas trabajar en las tareas solo, especialmente si tienes un equipo. Aprende a pedir ayuda y delegar tareas si es posible. Con esto, puedes concentrarte en estudios más críticos, mientras que tus compañeros de equipo pueden usar la mayor parte de su tiempo.

10. Mantente en una rutina

Puede sonar cliché, pero sigue siendo esencial si quieres mejorar tu productividad, así que establece una rutina que puedas seguir. Mantenerse en una rutina te hace más eficiente al permitirte saber exactamente qué actividades necesitas hacer sin tener que pensarlo más. Dicho esto, te ayuda a ahorrar tu tiempo muy valioso.

Aquí también hay algunos otros beneficios que puedes obtener al mantenerte en una rutina:

• Te ayuda a lograr tanto objetivos a corto como a largo plazo.
• Fomenta hábitos saludables.
• Te permite maximizar tu tiempo.
• Te ayuda a tener tiempo para lo que te energiza.

No tienes que comenzar en grande para trabajar de manera inteligente; los pequeños pasos importan y seguramente te traerán éxito pronto. ¡Comienza con estos diez pasos hasta que logres grandes resultados!

Beneficios de trabajar de manera inteligente

Trabajar de manera inteligente requiere mucha práctica y progreso, pero valdrá la pena ya que obtendrás los siguientes beneficios:

• Tendrás más tiempo para tus seres queridos y otras cosas personales.
• Trabajar de manera inteligente te ayuda a aumentar la creatividad y la productividad, creando un sentido de realización.
• Disminuye la posibilidad de ansiedad y estrés al ayudarte a tener control sobre tus tareas.
• Trabajar de manera inteligente contribuye a tu bienestar mental al darte suficiente tiempo para meditar, socializar y seguir tu pasión.
• Trabajar de manera inteligente te permite maximizar tu tiempo para tareas más importantes porque puedes completar pequeñas tareas en un corto período.
• Trabajar de manera inteligente te permite ser más eficiente en tu trabajo porque cumples con los plazos sin sacrificar la calidad de tu trabajo.

Trabaja de manera más inteligente con el Convertidor de Formularios PDF de PlatoForms

PlatoForms es una herramienta en línea que te ayuda a convertir rápidamente PDF a formulario, ahorrando tiempo y logrando tus objetivos de productividad. También permite que tu equipo y clientes completen formularios PDF en línea, permitiendo un flujo de trabajo más eficiente. Con la ayuda de la integración de Slack, también puedes recibir notificaciones y actualizaciones en tiempo real automáticamente. Trabaja de manera más inteligente, no más duro, comenzando hoy. Regístrate aquí!