Os e-mails podem ser avassaladores.
Às vezes nos encontramos muito envolvidos em navegar por newsletters e atualizações de trabalho. Na verdade, os funcionários tendem a gastar 28% do seu tempo de trabalho lendo e respondendo e-mails. Se isso for convertido em trabalho diário, significa passar mais de três horas gerenciando e-mails (e lendo-os).
Como o e-mail é inevitável no trabalho, é importante gerenciar nossos e-mails para permanecer produtivo e não passar longas horas se perdendo em atenciosamente e cordialmente. Com um gerenciamento eficiente de e-mails, não só você aumentará a produtividade, como também economizará tempo para realizar mais tarefas.
Se você está se perguntando como gerenciar seu e-mail adequadamente, continue lendo e prepare-se para Marie Kondo sua caixa de entrada.
Índice:
- Mantenha uma caixa de entrada organizada
- Não deixe seus e-mails se acumularem
- Não faça perguntas abertas
- Use ferramentas de gerenciamento de e-mails
- Livre-se de longos encadeamentos de e-mails
- Reduza muitas assinaturas de e-mail
- Agende sua rotina de e-mails
- Aproveite os modelos
- Automatize suas respostas
- Exclua para sempre
Leia mais: Quais são as maneiras de vencer a distração?
Como gerenciar seu e-mail?
Mantenha uma caixa de entrada organizada
Não subestime o poder dos filtros e subpastas. Eles foram inventados por uma razão. Você pode usar os recursos integrados no seu e-mail para uma caixa de entrada muito mais organizada, como importância, grupos ou menções. Classificar seu e-mail de acordo com sua importância ou movê-los para uma pasta destinada permitirá que você se concentre no que precisa ser respondido primeiro, ou separe o desnecessário do necessário.
Não deixe seus e-mails se acumularem
Ler um monte de e-mails não lidos é sempre uma tarefa. Evite que os e-mails se acumulem desde o início, abordando-os imediatamente. Se um e-mail for desnecessário, arquive-o imediatamente. Se um e-mail precisa ser respondido agora, então reserve um tempo para clicar em responder. Deixar e-mails para depois não só causará atrasos, como também acumulará seus e-mails, o que pode levar à desorganização.
Não faça perguntas abertas
A questão é que ninguém gosta de ruído branco em e-mails. Seja direto e claro. Fazer perguntas abertas em e-mails pode levar a grandes mal-entendidos e encadeamentos mais longos, enquanto e-mails diretos ao ponto sempre manterão a conversa curta e eficiente.
Use ferramentas de gerenciamento de e-mails
A boa notícia é que você não precisa estar sozinho ao gerenciar seus e-mails. É totalmente aceitável contar com a tecnologia. Com a ajuda de ferramentas de gerenciamento de e-mails, você pode gerenciar seus e-mails imediatamente e ser mais produtivo.
Existem muitas ferramentas para gerenciamento de e-mails online, por isso é importante saber qual aspecto do e-mail você gostaria de gerenciar especificamente. Escolher muitas ferramentas pode fazer mais mal do que bem, então você deve dedicar um tempo para saber qual funciona de acordo com seu objetivo. Ao escolher uma ferramenta, pergunte a si mesmo estas perguntas:
Quero gerenciar minha lista de e-mails?
Você é um profissional de marketing por e-mail ou um blogueiro que deseja enviar newsletters e conteúdo por e-mail? Se sim, gerenciar sua lista de e-mails é uma prioridade. Isso ajudará você a melhorar sua lista, se livrar de e-mails de spam e manter assinantes de qualidade.
Quero gerenciar várias contas de e-mail?
Temos contas de e-mail de trabalho e pessoais por uma razão. Para separar e-mails uns dos outros. Embora isso funcione na maioria das vezes, pode ser confuso alternar entre contas. Para resolver isso, encontre uma ferramenta de gerenciamento de e-mails que possa vincular suas contas de e-mail a uma única caixa de correio para fácil acesso.
Quero limpar minha lista de assinaturas?
Assinar diferentes newsletters pode causar muitos e-mails irrelevantes. Se você deseja limpar sua lista de assinaturas, mas não tem tempo para verificar cada conta para cancelar a assinatura, encontre uma ferramenta que possa fazer o trabalho de uma só vez.
Você quer destacar seus lembretes de acompanhamento?
Milhares de e-mails na caixa de entrada podem dificultar o monitoramento dos acompanhamentos. Assim, você pode considerar procurar uma ferramenta que possa ajudá-lo a definir horários e lembretes para os e-mails mais importantes que você precisa acompanhar.
Dica profissional: Além de criar PDFs preenchíveis online, o recurso de convite de formulário da PlatoForms permite que você envie formulários PDF da web para seus usuários por e-mail. Você pode definir a senha para segurança, definir a disponibilidade dos seus formulários e permitir envios únicos para precisão. Saiba mais aqui.
Livre-se de longos encadeamentos de e-mails
Encadeamentos de e-mails podem ser úteis, mas geralmente apenas prolongam a conversa, o que pode levar à confusão e, pior, à má comunicação. Evite responder ao mesmo encadeamento se você estiver perguntando sobre um tópico diferente. Torne suas linhas de assunto concisas e específicas, para evitar longas divagações.
Reduza muitas assinaturas de e-mail
Acha que não é relevante receber aquele boletim mensal ao qual você se inscreveu anos atrás? Começar de novo também é aplicável aos e-mails. É hora de clicar no botão de cancelar assinatura para um novo começo de e-mail. Saiba quais contas valem a pena manter e quais não, para evitar bagunçar sua caixa de entrada.
Dica profissional: A PlatoForms converte seus PDFs em um formulário online e permite que você crie modelos de e-mail para economizar tempo. Com nosso modelo de e-mail, você não precisa digitar repetidamente. Apenas salve, reutilize e renomeie. Saiba mais aqui.
Agende sua rotina de e-mails
Uma das maneiras mais eficazes de gerenciar seu e-mail é definir um horário e rotina específicos para verificá-lo. Você prefere verificar e-mails logo após entrar no trabalho ou no meio do turno? Seja qual for sua preferência, se gosta de passar meia hora ou mais gerenciando seu e-mail, mantenha um horário consistente e certifique-se de cronometrar-se. Dessa forma, você pode acompanhar se está gastando muito tempo navegando pela sua caixa de entrada.
Aproveite os modelos
Os modelos fazem maravilhas silenciosas. Sua capacidade de economizar tempo é subestimada.
Permitindo que você digite apenas uma vez e apenas copie e cole para uso futuro, você não precisa se preocupar em criar mensagens toda vez. Você pode criar diferentes rascunhos de modelos que normalmente usa e apenas enviá-los regularmente (Só não se esqueça de personalizar). Por exemplo, nosso recurso de modelo de e-mail aqui na PlatoForms permite que você crie um modelo que você pode salvar, renomear e reutilizar para usos futuros. Dessa forma, você não precisa voltar e digitar a mesma coisa novamente. Aumentando sua produtividade e economizando tempo.
Automatize suas respostas
Antes da integração de aplicativos e automação de fluxo de trabalho, os e-mails já usavam o poder de automatizar respostas para aumentar a produtividade. Está de férias? Automatize sua resposta. Está de licença e voltará em um dia ou dois? Pegue seu modelo de resposta fora do escritório, defina um temporizador e envie automaticamente.
Exclua para sempre
Não deixe seus e-mails desnecessários e arquivados ficarem na sua caixa de entrada por anos. Clique em excluir e esvazie a lixeira para desobstruir. Excluir seus e-mails não só limpa o armazenamento da sua caixa de entrada, como também sempre dá uma sensação de ‘reinício’ (e estética).
Gerencie seu e-mail e aumente a produtividade com a PlatoForms
Quer saber como você pode gerenciar seu e-mail com a PlatoForms? Além de permitir que você crie PDFs preenchíveis online, você também pode usar nosso recurso de modelo de e-mail que pode economizar seu tempo e esforço. Saiba mais sobre nosso recurso de modelo de e-mail aqui.
