O uso de criadores de fluxo de trabalho ou software de PDF online, em geral, não era tão famoso nas indústrias de recursos humanos antigamente. Antes, as empresas de RH utilizavam formulários de papel para aplicações, entregavam os documentos manualmente às suas equipes e os armazenavam em grandes arquivos. Embora esse processo tenha sido utilizado por anos, tudo mudou quando a pandemia de 2020 atingiu. Os departamentos de RH foram forçados a conduzir entrevistas de emprego e triagens de candidatos online. Assim como outros departamentos, a gestão de recursos humanos enfrentou mudanças à medida que o trabalho remoto continuava a crescer. Como o trabalho em casa parece permanecer até o novo “normal”, os departamentos de RH precisam melhorar seu processo de contratação, incluindo a gestão de formulários de aplicação online.
Usar formulários online para aplicações parece fácil de implementar, mas como um criador de fluxo de trabalho pode ajudar?
Imagine isso: Um candidato envia sua aplicação online para sua empresa. Este formulário de aplicação precisa ser revisado por três pessoas diferentes no departamento. Você, outro associado de RH e o gerente. Imagine fazer três cópias da aplicação online, enviá-las separadamente para seus dois colegas, reunir as cópias deles e transferir os dados de dois documentos para o formulário de aplicação original.
Parece um trabalho tedioso, não é?
Índice:
1. Por que você deve se livrar dos formulários manuais
2. Formulários de fluxo de trabalho + departamentos de recursos humanos
3. Um criador de formulários de fluxo de trabalho para todos
4. Seu departamento de recursos humanos só precisa de um criador de formulários de fluxo de trabalho?
Leia mais: Como usar formulários da web de forma eficaz para o seu negócio?
Além do procedimento complicado, aqui está o porquê deste método ser ineficiente:
Leva muito tempo para processar um único documento
Ter centenas de candidatos todos os dias pode sobrecarregar a carga de trabalho do departamento, levando a resultados ineficientes. Organizar cada documento de papel pode ser desorganizado e bagunçado, levando a erros e perda de informações.
Propenso a erros
Um poeta uma vez disse que errar é humano, mas esses erros podem causar imprecisões das quais sua organização pode sofrer. Fazer cópias, distribuí-las separadamente para diferentes partes, reunir e reescrever as informações na cópia original é inevitável para erros de digitação e informações incorretas. Esses erros podem levar a problemas graves no futuro, já que esses documentos precisam ser precisos.
Processo incompetente
Formulários de aplicação online e coleta de dados são cruciais para os departamentos de RH. Portanto, precisam ser sistematizados o máximo possível.
O software ideal para sua organização deve fornecer um recurso que permita fazer tudo em um único espaço de trabalho digital. Aqui na PlatoForms, nosso criador de fluxo de trabalho é feito para resolver todas as suas necessidades em um único software.
O fluxo de trabalho é um recurso fantástico que adiciona etapas a cada processo de conclusão de formulário, permitindo que você complete cada etapa dos seus formulários sem complicações.
Leia mais: Como sua equipe pode depender do fluxo de trabalho da PlatoForms
Formulários de fluxo de trabalho + Departamentos de Recursos Humanos = Uma combinação perfeita
Felizmente, os formulários de fluxo de trabalho podem finalmente eliminar o longo processo interno dos departamentos de RH. Com um criador de fluxo de trabalho, seu departamento de RH pode aproveitar:
Um processo de aplicação mais suave e rápido
Com um designer de formulários de fluxo de trabalho, você não precisa enviar documentos separados para diferentes partes que precisam preencher o formulário. Em vez disso, tudo o que você precisa é do formulário original. Envie-o para a pessoa que precisa fazer a próxima etapa, envie-o para outro colega novamente, e assim por diante. Siga os passos abaixo como exemplo:
Passo 1: O candidato preenche seu formulário online com suas informações pessoais, histórico de carreira, etc.
Passo 2: Você preencherá o formulário enviado com os detalhes sobre o candidato.
Passo 3: O Associado de RH revisa o formulário e deixa notas para a próxima etapa.
Passo 4: O Gerente de RH finalmente recebe o formulário para revisar todas as informações e aprova o formulário assinando-o.
Acompanhe seus formulários online
A melhor coisa sobre nosso criador de fluxo de trabalho é que você pode acompanhar os formulários online que envia! Ao contrário dos formulários de papel, é difícil saber quem é a primeira pessoa a receber os documentos, ou quem é o próximo a preencher as etapas restantes. Com um formulário centralizado, como um criador de fluxo de trabalho, cada pessoa pode acompanhar o remetente e o destinatário dos formulários.
Seja notificado em tempo real
O criador de fluxo de trabalho da PlatoForms fornece uma notificação automática para a próxima pessoa em todo o processo! Desde o envio de formulários até as submissões dos usuários, as notificações são consistentes em tempo real até que o formulário seja concluído.
Crie quantos fluxos de trabalho quiser
Seu fluxo de trabalho não está limitado a um único fluxo. Você pode construir diferentes fluxos de trabalho para diferentes formulários. Por causa disso, você pode organizar bem os documentos, construir etapas adequadas para cada um e acompanhar seu progresso. Você pode fazer um fluxo de trabalho para diferentes candidatos também, ou diferentes transações. Dessa forma, você pode criar diferentes fluxos de trabalho para propósitos específicos.
Compartilhe formulários em minutos
Não há necessidade de entregar manualmente seus documentos com nosso designer de formulários de fluxo de trabalho! Para compartilhar seu fluxo de trabalho, clique no botão “Compartilhar” e copie a URL incorporada ou pública do seu fluxo de trabalho. Além disso, você pode escolher uma URL pública que pode compartilhar por e-mail, ou um código incorporado para publicá-lo em seu site.
Reduza custos
Usar um criador de formulários de fluxo de trabalho também significa economizar dinheiro com a impressão de inúmeros formulários. Imagine quanto você pode economizar usando formulários online. Não mais impressoras caras, tintas, papéis, nem gavetas para armazenamento!
Obtenha informações de aplicação em segundos
Como os fluxos de trabalho são armazenados online, você não precisa vasculhar caixas e armários apenas para encontrar um formulário de aplicação. Seu criador de fluxo de trabalho permite que você organize cada dado, acessível em qualquer lugar, a qualquer momento.
Um criador de formulários de fluxo de trabalho para todos
A boa notícia sobre nosso designer de formulários de fluxo de trabalho é que ele não é limitado aos departamentos de Recursos Humanos. Você pode usar esse recurso incrível para todos os documentos que precisam ser preenchidos por diferentes partes! Alguns dos exemplos incluem:
- Formulários de liberação escolar
- Formulários de inscrição
- Formulários de pedido
- Documentos imobiliários
- Formulários de aprovação
- Formulários de vendas
- Tarefas escolares
Seu departamento de recursos humanos só precisa de um criador de formulários de fluxo de trabalho?
Boa notícia. O fluxo de trabalho é apenas a ponta do iceberg. Os departamentos de RH também podem aprimorar seu processo interno adicionando mais recursos, como Formulários Mestre. Além do designer de formulários de fluxo de trabalho, os departamentos de RH também podem usar Formulários Mestre para centralizar todos os dados dos seus candidatos. Os Formulários Mestre criam um silo seguro dos documentos da sua organização, ajudando você a proteger seus formulários de desastres inevitáveis, perdas e mais.
Principais conclusões:
- Um designer de formulários de fluxo de trabalho beneficia a gestão de recursos humanos ao fornecer formulários que podem ser concluídos por diferentes pessoas em várias etapas
- Um criador de fluxo de trabalho pode acelerar o processo de aplicação dos candidatos, permitindo que os formulários sejam organizados.
- Além do fluxo de trabalho, o departamento de Recursos Humanos pode usar outros recursos para uma melhor organização de dados, como Formulários Mestre.
Construa fluxo de trabalho para seu departamento de RH com a PlatoForms
Precisa de um criador de fluxo de trabalho que possa melhorar seu departamento de RH? A PlatoForms é um software de PDF que fornece um designer de formulários de fluxo de trabalho e Formulários Mestre para etapas de aplicação mais fáceis, melhores e sem complicações. Construa seu fluxo de trabalho hoje aqui.
