Como a maioria das empresas depende de aprovações para executar processos específicos, criar um fluxo de trabalho é essencial para garantir um sistema eficiente. No entanto, isso nem sempre acontece, especialmente em organizações menores.
Existem muitas razões pelas quais o fluxo de trabalho não facilita as coisas nas equipes:
- As tarefas estão espalhadas por todos os lados.
- Documentos não são encontrados.
- Não há automação implementada.
Sem mencionar que o trabalho remoto foi adicionado à lista, tornando desafiador o repasse de documentos.
Embora o trabalho remoto tenha parecido promissor para alguns negócios, algumas empresas acharam difícil lidar e gerenciar projetos digitais. Além de tornar as aprovações mais lentas, os locais de trabalho também sofrem com a desorganização e o desperdício de custos empresariais em etapas desnecessárias. Felizmente, criar um fluxo de trabalho melhor para aprovações simplificadas agora se torna fácil de alcançar, com as etapas certas e um software de fluxo de trabalho em PDF como o fluxo de trabalho do PlatoForms.
Este artigo irá guiá-lo sobre como iniciar a criação do seu fluxo de trabalho e como o fluxo de trabalho do PlatoForms pode melhorar seus processos de aprovação.
Índice:
- Por que um fluxo de trabalho eficiente é importante para aprovações
- Como construir um fluxo de trabalho claro para aprovações na organização
- Crie um fluxo de pessoas designadas
- Configure as ferramentas certas
- Adote a automação
- Discuta e treine seus funcionários sobre como usar seu fluxo de trabalho
- Teste a eficiência do seu fluxo de trabalho: Está tornando sua aprovação mais rápida?
- Como um software de fluxo de trabalho em PDF como o PlatoForms cria um fluxo de trabalho melhor
Leia mais: Como Executar com Sucesso a Assinatura de Contratos?
Por que um fluxo de trabalho eficiente é importante para aprovações?
A importância do fluxo de trabalho é frequentemente negligenciada, causando caos e desorganização nos negócios. Especificamente, ele deve ser implementado ao fazer aprovações para garantir a eficácia de cada progresso. Para detalhar, outras razões pelas quais é essencial incluem:
Elimina desvios desnecessários para assinaturas
Documentos, especialmente os confidenciais, frequentemente causam tumulto quando não são passados para colegas ou clientes para aprovação. Quando os documentos em papel ainda eram comuns, as empresas desperdiçavam dinheiro imprimindo papel para diferentes partes preencherem e assinarem. Devido à pandemia, quando o trabalho remoto começou em 2019, não foi fácil para as empresas se digitalizarem completamente, especialmente porque documentos anteriores eram impressos em papel. Assim, o envio manual de formulários de aprovação incluía entrega por logística, longas esperas e entrada manual.
Implementar um fluxo de trabalho eficiente elimina essa situação. Com software de PDF para fluxos de trabalho como o PlatoForms, as equipes podem simplesmente enviar documentos online para assinaturas eletrônicas. Além disso, isso também beneficia clientes ocupados (especialmente executivos em movimento).
Dica profissional: Além de permitir que você converta PDFs em formulários online e colete assinaturas eletrônicas, o PlatoForms oferece certificados de assinatura eletrônica emitidos para garantir a integridade do seu documento.
Incentiva negócios orientados por prazos
Todo negócio é acelerado. tudo deve ser feito rapidamente e de forma eficaz para manter o ritmo. Empresas que maximizam as possibilidades da tecnologia garantem a produtividade dos funcionários e promovem uma cultura orientada por prazos. Dando importância aos prazos, empresas fiéis aos entregáveis podem alcançar muito mais do que locais de trabalho desorganizados.
Oferece insights empresariais em tempo real
Com um fluxo de trabalho robusto, você pode obter insights instantâneos que ajudarão a monitorar o que está acontecendo no seu negócio. Mesmo que erros sejam inevitáveis, alguns contratempos podem ser previstos, e opções podem ser apresentadas para soluções. Além disso, manter um registro dos insights da sua empresa permite monitorar os dados necessários, desde as responsabilidades de cada um até as tarefas atuais.
Dica profissional: Converta PDFs em formulários online com o PlatoForms e acompanhe suas submissões em tempo real.
Como construir um fluxo de trabalho claro para aprovações na organização?
Construir um fluxo de trabalho eficaz é apenas o começo. você precisa de um plano detalhado para criá-lo. Note que cada fluxo de trabalho é diferente para cada empresa, e as etapas abaixo podem variar. Dicas gerais sobre como criar um fluxo de trabalho eficaz incluem o seguinte:
Crie um fluxo de pessoas designadas
Para evitar a falta de comunicação sobre quem é quem, crie um fluxo de trabalho dedicado para pessoas designadas a uma tarefa específica. Liste quem será a primeira pessoa a receber os documentos, o processo após isso e a última pessoa que manterá os arquivos.
Leia mais: Como Sua Equipe Pode Depender do Fluxo de Trabalho do PlatoForms
Configure as ferramentas certas
Uma vez que as pessoas responsáveis estão designadas, é essencial escolher as ferramentas certas que farão o trabalho. Considere usar software de PDF para um fluxo de trabalho para facilitar as aprovações, como o PlatoForms. O fluxo de trabalho do PlatoForms para seus documentos PDF ajuda sua organização a simplificar seu processo de aprovação com nosso recurso de fluxo de trabalho, um recurso projetado para permitir que você preencha um PDF em várias etapas.
Abaixo está um exemplo de um cenário que pode se beneficiar do nosso recurso de fluxo de trabalho:
- O cliente compra um carro e preenche um formulário com informações.
- O vendedor recebe o formulário preenchido e o assina.
- O vendedor então envia o formulário para o gerente para aprovação final.
- Uma vez que a aprovação final é feita, o negócio está fechado.
Ao usar software de fluxo de trabalho em PDF, você não precisa imprimir vários formulários manualmente. você pode simplesmente criar um único que pode conter diferentes etapas para cada pessoa que preencherá o formulário. Isso economiza custos, tempo e trabalho adicional para sua empresa.
Adote a automação
A grande vantagem de criar fluxos de trabalho hoje é que você não precisa começar do zero. Várias ferramentas podem automatizar seu processo interno em minutos, dependendo do tipo de fluxo de trabalho que você precisa. Isso ajuda a visualizar como seu fluxo de trabalho será e ter uma ideia clara do que levará ao próximo processo da tarefa. Um exemplo disso é o fluxo de trabalho do Asana (Veja abaixo):
O Asana oferece um fluxo automatizado para otimizar seu trabalho chamado Workgraph. Esta ferramenta de fluxo de trabalho permite mapear quem faz uma determinada tarefa e o que acontece a seguir, focando mais em atividades estratégicas. Dessa forma, seus funcionários saberão quem será a próxima pessoa a procurar, especialmente durante o processo. Além de ter software de fluxo de trabalho em PDF, você pode considerar verificar outras ferramentas de fluxo de trabalho digital que podem ajudar a suavizar o fluxo da sua empresa, como Kissflow, ProcessMaker e mais.
Leia mais: Melhore a Eficiência do Fluxo de Trabalho da Sua Empresa Com Estas Etapas
Discuta e treine seus funcionários sobre como usar seu fluxo de trabalho
Agora que você criou seu fluxo de trabalho oficial, é hora de educar seus funcionários sobre como usá-lo. É importante discutir as responsabilidades de cada um em detalhes para que todos possam entender as tarefas uns dos outros. Acostumar-se a usar seu fluxo de trabalho interno pode levar tempo no início, mas ajudará seus funcionários a se familiarizarem com ele.
Teste a eficiência do seu fluxo de trabalho: Está tornando sua aprovação mais rápida?
Treinar seus funcionários sobre como usar seu fluxo de trabalho é apenas o começo. testar sua eficiência é a maneira de provar se está melhorando seu processo ou não. Teste se seu fluxo de trabalho está funcionando ou não após meses de uso, verificando seus efeitos. Algumas perguntas a considerar incluem:
- As complexidades anteriores do nosso processo interno agora foram resolvidas?
- Quais são os resultados deste fluxo de trabalho para o processo de trabalho de todos (tanto prós quanto contras)?
- O que funciona com a ajuda deste fluxo de trabalho?
- O que não funciona para este fluxo de trabalho e como pode ser melhorado?
- O processo de aprovação em sua empresa agora está muito melhor ou não?
Testar a efetividade do seu fluxo de trabalho permite ver se está aumentando a produtividade da sua equipe. isso também pode ajudar a determinar o que precisa ser melhorado. Se o seu fluxo de trabalho atual não está funcionando para todos, você pode considerar sentar e reinventá-lo.
Principais conclusões:
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Criar um fluxo de trabalho designado para sua equipe oferece um processo simplificado e um tempo mais produtivo para todos.
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Um fluxo de trabalho automatiza seu processo manual, incluindo o envio de formulários, documentos e conexão de aplicativos.
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Usar software de fluxo de trabalho em PDF como o PlatoForms em sua equipe permite criar um único PDF que contém todos os detalhes necessários para acelerar sua aprovação. Você pode permitir que seus clientes ou colegas completem seus formulários PDF online, enviem para aprovação e submetam seus formulários PDF online em minutos para transações mais rápidas.
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Criar um fluxo de trabalho não é fácil, mas você só precisa começar e tentar o que funciona para todos. Implementá-lo é apenas o começo. manter fluxos de trabalho a longo prazo pode ajudá-lo a alcançar um processo de aprovação aprimorado.
Seja eficiente com o PlatoForms como seu software de fluxo de trabalho em PDF
As aprovações da empresa agora se tornaram uma brisa com nosso recurso de fluxo de trabalho. Crie seu documento, faça seu cliente enviar seu formulário PDF online, assine-o e complete seu formulário PDF enviando-o para o aprovador online em segundos. Você não precisa perder tempo com o repasse manual de documentos e processos mais longos. otimize o fluxo da sua empresa. Inscreva-se aqui para iniciar seu fluxo de trabalho eficiente hoje.
