El uso de creadores de flujo de trabajo o software de PDF en línea, en general, no era tan famoso en las industrias de recursos humanos antes. Anteriormente, las empresas de RRHH utilizaban formularios en papel para las solicitudes, entregaban los documentos manualmente a sus equipos y los almacenaban en grandes archivos. Aunque este proceso ha estado en marcha durante años, todo cambió cuando la pandemia de 2020 golpeó. Los departamentos de RRHH se vieron obligados a realizar entrevistas de trabajo y evaluaciones de candidatos en línea. Al igual que otros departamentos, la gestión de recursos humanos enfrentó los cambios a medida que el trabajo remoto continuaba aumentando. Dado que el trabajo desde casa parece quedarse hasta la nueva “normalidad”, los departamentos de RRHH necesitan mejorar su proceso de contratación, incluyendo la gestión de formularios de solicitud en línea.
Usar formularios en línea para solicitudes parece fácil de implementar, pero ¿cómo puede ayudar un creador de flujo de trabajo?
Imagina esto: Un solicitante envía su solicitud en línea a tu empresa. Este formulario de solicitud necesita ser revisado por tres personas diferentes en el departamento. Tú, otro asociado de RRHH y el gerente. Imagina hacer tres copias de la solicitud en línea, enviarlas por separado a tus dos colegas, recopilar las copias de ellos y transferir los datos de dos documentos al formulario de solicitud original.
Suena como un trabajo tedioso, ¿verdad?
Tabla de Contenidos:
1. Por qué deberías deshacerte de los formularios manuales
2. Formularios de flujo de trabajo + departamentos de recursos humanos
3. Un creador de formularios de flujo de trabajo para todos
4. ¿Tu departamento de recursos humanos solo necesita un creador de formularios de flujo de trabajo?
Lee más: ¿Cómo usar eficazmente los formularios web para tu negocio?
Además del procedimiento complicado, aquí está por qué este método es ineficiente:
Toma mucho tiempo procesar un solo documento
Tener cientos de solicitantes cada día puede afectar la carga de trabajo del departamento, llevando a resultados ineficientes. Organizar cada documento en papel puede ser desorganizado y caótico. Lo que lleva a errores y pérdida de información.
Propenso a errores
Un poeta dijo una vez que cometer errores es humano. Pero estos errores pueden causar inexactitudes de las que tu organización puede sufrir. Hacer copias, distribuirlas por separado a diferentes partes, recopilar y reescribir la información en la copia original es inevitable para errores ortográficos e información incorrecta. Estos errores pueden llevar a problemas graves en el futuro, ya que estos documentos necesitan ser precisos.
Proceso incompetente
Los formularios de solicitud en línea y la recopilación de datos son cruciales para los departamentos de RRHH. Por lo tanto, necesita estar sistematizado tanto como sea posible.
El software ideal para tu organización debería proporcionar una función que te permita hacer todo en un solo espacio de trabajo digital. Aquí en PlatoForms, nuestro creador de flujo de trabajo está diseñado para resolver todas tus necesidades en un solo software.
El flujo de trabajo es una característica fantástica que añade pasos a cada proceso de finalización de formulario, permitiéndote completar cada paso de tus formularios sin complicaciones.
Lee más: Cómo tu equipo puede depender del flujo de trabajo de PlatoForms
Formularios de flujo de trabajo + Departamentos de Recursos Humanos = Una combinación perfecta
Afortunadamente, los formularios de flujo de trabajo finalmente pueden eliminar el largo proceso interno de los departamentos de RRHH. Con un creador de flujo de trabajo, tu departamento de RRHH puede aprovechar:
Un proceso de solicitud más fluido y rápido
Con un diseñador de formularios de flujo de trabajo, no tienes que enviar documentos separados a diferentes partes que necesitan completar el formulario. En su lugar, todo lo que necesitas es el formulario original. Envíalo a la persona que necesita hacer el siguiente paso, envíalo a otro colega nuevamente, y así sucesivamente. Toma los siguientes pasos como ejemplo:
Paso 1: El solicitante completa tu formulario en línea con su información personal, historial laboral, etc.
Paso 2: Completarás el formulario enviado con los detalles sobre el candidato.
Paso 3: El asociado de RRHH revisa el formulario y dejará notas para el siguiente paso.
Paso 4: El gerente de RRHH finalmente recibe el formulario para revisar toda la información y aprueba el formulario firmándolo.
Mantén un seguimiento de tus formularios en línea
Lo mejor de nuestro creador de flujo de trabajo es que puedes mantener un seguimiento de los formularios en línea que envías. A diferencia de los formularios en papel, es difícil saber quién es la primera persona que recibe los documentos o quién es el siguiente en completar los pasos restantes. Con un formulario centralizado como un creador de flujo de trabajo, cada persona puede seguir al destinatario y al receptor de los formularios.
Recibe notificaciones en tiempo real
El creador de flujo de trabajo de PlatoForms proporciona una notificación automática para la siguiente persona en todo el proceso. Desde el envío de formularios hasta las presentaciones de usuarios, las notificaciones son constantes en tiempo real hasta que el formulario se completa.
Crea tantos flujos de trabajo como desees
Tu flujo de trabajo no está limitado a un solo flujo. Puedes construir diferentes flujos de trabajo para diferentes formularios. Debido a esto, puedes organizar bien los documentos, construir pasos adecuados para cada uno y seguir tu progreso. También puedes crear un flujo de trabajo para diferentes solicitantes o diferentes transacciones. De esta manera, puedes crear diferentes flujos de trabajo para propósitos específicos.
Comparte formularios en minutos
No necesitas entregar manualmente tus documentos con nuestro diseñador de formularios de flujo de trabajo. Para compartir tu flujo de trabajo, haz clic en el botón “Compartir” y copia la URL incrustada o pública de tu flujo de trabajo. Además, puedes elegir una URL pública que puedas compartir por correo electrónico o un código incrustado para publicarlo en tu sitio web.
Reduce costos
Usar un creador de formularios de flujo de trabajo también significa ahorrar dinero al no imprimir numerosos formularios. Solo imagina cuánto puedes ahorrar al usar formularios en línea. ¡No más impresoras costosas, tintas, papeles, incluso cajones para almacenamiento!
Obtén información de la solicitud en segundos
Dado que los flujos de trabajo están almacenados en línea, no tienes que revisar cajas y archivos solo para encontrar un formulario de solicitud. Tu creador de flujo de trabajo te permite organizar cada dato, accesible en cualquier lugar, en cualquier momento.
Un creador de formularios de flujo de trabajo para todos
Lo bueno de nuestro diseñador de formularios de flujo de trabajo es que no está limitado a los departamentos de recursos humanos. ¡Puedes usar esta increíble función para todos los documentos que necesitan ser completados por diferentes partes! Algunos de los ejemplos incluyen:
- Formularios de autorización escolar
- Formularios de registro
- Formularios de pedido
- Documentos inmobiliarios
- Formularios de aprobación
- Formularios de ventas
- Tareas escolares
¿Tu departamento de recursos humanos solo necesita un creador de formularios de flujo de trabajo?
Buenas noticias. El flujo de trabajo es solo la punta del iceberg. Los departamentos de RRHH también pueden mejorar su proceso interno añadiendo más funciones como Formularios Maestros. Además del diseñador de formularios de flujo de trabajo, los departamentos de RRHH también pueden usar Formularios Maestros para centralizar todos los datos de tus solicitantes. Los Formularios Maestros crean un silo seguro de los documentos de tu organización, ayudándote a proteger tus formularios de desastres inevitables, pérdidas y más.
Lee más: ¿No estás seguro de dónde usar Formularios Maestros PDF? Aquí hay algunas ideas que podrían ayudar
Puntos clave:
- Un diseñador de formularios de flujo de trabajo beneficia a la gestión de recursos humanos al proporcionar formularios que pueden ser completados por diferentes personas en múltiples pasos
- Un creador de flujo de trabajo puede acelerar el proceso de solicitud de los candidatos al permitir que los formularios se organicen.
- Además del flujo de trabajo, el departamento de Recursos Humanos puede usar otras funciones para una mejor organización de datos como Formularios Maestros.
Crea un flujo de trabajo para tu departamento de RRHH con PlatoForms
¿Necesitas un creador de flujo de trabajo que pueda mejorar tu departamento de RRHH? PlatoForms es un software de PDF que proporciona un diseñador de formularios de flujo de trabajo y Formularios Maestros para pasos de aplicación sin problemas, fáciles y mejores. Crea tu flujo de trabajo hoy aquí.
