Ir sin papel no solo significa dejar de imprimir papeles de un golpe, sino dejar de usar papeles en todos los aspectos, para siempre. Aunque para algunos suena fácil, es difícil para otras empresas alejarse del papel, y hemos enumerado algunas de las razones comunes por las que:
Tabla de Contenidos:
1. Es difícil romper con lo tradicional
Es difícil romper con lo tradicional
Como humanos, es normal odiar el cambio, especialmente hacia algo a lo que estamos tan acostumbrados. Una de las razones por las que es difícil alejarse del papel, las impresoras y las fotocopiadoras es la familiaridad que nos brinda. Todos nos acostumbramos a tener papeles como parte de nuestra vida diaria.
Además de la falta de familiaridad, algunos mayores no son tan receptivos al uso de tecnologías digitales. Según Science Daily, las personas mayores se preocupan por el impacto del uso de la tecnología en la sociedad y el miedo a cometer errores. Además, la falta de conocimiento en el uso de herramientas en línea es también una de las razones. Debido a esto, algunas personas aún prefieren usar papel en lugar de documentos electrónicos.
Falta de comprensión
Es importante que los empleados comprendan profundamente los objetivos de ir sin papel. Esto ayudará a entender su propósito, por qué es importante no solo ahora, sino también a largo plazo. Para lograr esto, asegúrate de:
Educar a tus empleados: La conciencia no es suficiente, todos deben conocer la importancia de ir sin papel. Educa a tu organización sobre la razón por la que estás implementando una política sin papel, sus pros y contras, y cómo puede mejorar tu organización en comparación con antes. Asegúrate de resaltar sus ventajas para tus empleados y cómo hacerlo puede ser impactante.
Consejo profesional: Ve sin papel haciendo PDFs rellenables en línea con PlatoForms. Nuestras características te permiten convertir PDFs en formularios en línea, haciendo tu viaje sin papel mucho más alcanzable que antes.
Sé un ejemplo: Da un ejemplo a tu equipo yendo sin papel tú mismo. De esta manera, sabrán su importancia y será más fácil para ellos seguirlo.
Sin recursos
No todos tienen acceso a herramientas en línea, por eso algunos aún prefieren usar blocs de notas e impresiones durante las reuniones. Aunque hay muchas herramientas de colaboración en línea para el equipo, puede ser difícil para algunos utilizarlas, especialmente si están acostumbrados a usar papeles. Para evitar esto, considera:
Explora herramientas digitales: Mantente actualizado con las últimas herramientas en línea que tú y tu equipo pueden usar para ir sin papel. Evalúa las necesidades de tu organización e intenta satisfacer estas necesidades buscando una herramienta que pueda hacer el trabajo.
Promueve el uso de dispositivos digitales: Ya sea que estés en una reunión o haciendo una presentación, anima a todos a usar blocs de notas en línea para tomar notas.
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Seguridad
Las amenazas cibernéticas son una de las cosas más difíciles de manejar al ir digital. Aunque los documentos electrónicos ofrecen conveniencia, son propensos a ataques de phishing y virus, lo que permite a las empresas dar un paso atrás al llevar sus documentos en línea. Además, las violaciones de datos son cada vez más comunes, especialmente en la industria de la salud, que es la industria más costosa para una violación de datos con $3.86 millones.
Aunque esto se convierte en la principal preocupación para la mayoría de las empresas, también es importante pensar en los peligros de mantener la información en documentos en papel. De hecho, los papeles son vulnerables a pérdidas, robos y desastres, una de las razones por las que más del 70% de las empresas fracasarían en 3 semanas si sufrieran la pérdida de registros en papel, particularmente debido a desastres. Llevar documentos en línea permitirá a las empresas almacenar su información en unidades en la nube, a salvo de desplazamientos humanos y desastres.
Para mayor seguridad de tus documentos electrónicos, considera:
Elige un almacenamiento en la nube fuerte y confiable: Tu almacenamiento en la nube debe ofrecer seguridad y conveniencia para permitirte almacenar tus documentos en línea con facilidad.
Usa formularios en línea protegidos por contraseña: Ya sea que estés enviando formularios en línea que deben ser completados por tus colegas, es importante encriptar estos formularios con protección por contraseña para mayor seguridad.
Consejo profesional: Aquí en PlatoForms, proporcionamos formularios que pueden ser encriptados con una contraseña. Ahora, puedes enviar formularios en línea con confianza habilitando nuestra función “Los formularios están protegidos por contraseña” cuando invites a alguien a completar tu formulario. Conoce más aquí.
Aprovecha los formularios compatibles con HIPAA: Si estás en la industria de la salud, la confidencialidad del paciente debe ser tu máxima prioridad. Asegúrate de aprovechar el uso de formularios compatibles con HIPAA para una recolección de datos mucho más segura.
Consejo profesional: Aquí en PlatoForms, proporcionamos formularios compatibles con HIPAA para una recolección segura de datos de pacientes. Conoce más aquí.
Por qué tu empresa debería ir sin papel
Accede a archivos fácilmente
Con documentos electrónicos, sistemas de flujo de trabajo y la nube, las organizaciones pueden crear y enviar documentos y datos a las personas adecuadas, de inmediato, sin intervención manual.
Automatiza el flujo de trabajo
La automatización de procesos es la gestión inteligente y el envío de información a través de un proceso de negocio o flujo de trabajo. El software de gestión de procesos te permite crear reglas de negocio para enviar, almacenar y distribuir documentos electrónicos, informes, etc. También puedes colaborar digitalmente con colegas o clientes enviándoles archivos para revisión, edición y guardado.
Acelera los procesos
Los documentos electrónicos pueden ser firmados y enviados de manera segura para los siguientes pasos rápidamente, de manera confiable y segura. Esto puede ayudar a acelerar el proceso de realizar compras, aprobar préstamos, enviar informes de gastos y mucho más.
Personaliza tus documentos electrónicos
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos y las soluciones de formularios electrónicos te permiten crear documentos y reportes electrónicos o en papel personalizados para satisfacer las necesidades de tus clientes o tus propios procesos de negocio únicos. También puedes configurar tus archivos para que se dividan en diferentes formatos, se formateen, distribuyan o archiven automáticamente.
Cómo puede tu empresa ir sin papel
Si deseas que tu negocio sea libre de papel, primero necesitarás decidir qué sistemas sin papel son los mejores para pequeñas empresas. Asegúrate de seleccionar software o aplicaciones web que funcionen bien juntas.
- Aquí hay algunas buenas herramientas para administrar una pequeña empresa sin papel:
- Una aplicación de correo electrónico bien diseñada es una parte importante de cualquier estrategia de comunicación empresarial.
- La redacción de cartas comerciales y otra correspondencia requiere software de procesamiento de textos.
- Las hojas de cálculo son herramientas importantes para gestionar las finanzas y datos empresariales.
- Un escáner de documentos te ayudará a convertir archivos en papel en digitales.
- Los propietarios de pequeñas empresas a menudo encuentran útiles los programas de toma de notas para capturar y compartir sus ideas.
- Si tu empresa utiliza dibujos y bocetos, ¡también necesitarás un programa para eso!
- La forma más fácil de crear y compartir documentos digitales es convirtiéndolos en PDFs. Elige un software PDF que pueda convertir tus PDFs en formularios en línea, convertir tus PDFs en formularios rellenables en línea y más.
Si deseas administrar una pequeña empresa sin papel con éxito, necesitas las herramientas de software adecuadas. PlatoForms te permite trabajar con archivos PDF de manera eficiente.
Ve sin papel con PlatoForms convirtiendo tus PDFs en formularios rellenables en línea
Con PlatoForms, no tienes que preocuparte por si estás usando software difícil o PDFs complejos. Nuestras características te permiten hacer PDFs rellenables en línea, convertir PDFs en formularios en línea, convertir tus PDFs en formularios web y más. Además, nuestro software es fácil de usar, permitiéndote acostumbrarte rápidamente. Aquí está cómo PlatoForms puede ayudarte en tu viaje sin papel:
Características fáciles
Nuestras características no requieren habilidades de TI de primera línea ni técnicas de codificación, por lo que no tienes que gastar mucho tiempo y presupuesto en capacitar a tus empleados sobre cómo usarlas. Sabemos cómo las empresas deben centrarse en el negocio, por lo tanto, nos enfocamos en proporcionar características libres de complejidad.
Máxima seguridad
Ya sea que necesites formularios PDF compatibles con HIPAA o unidades en la nube para almacenar tus documentos electrónicos, te tenemos cubierto. Ofrecemos formularios PDF compatibles con HIPAA que pueden garantizar la seguridad cuando recopilas información de datos de tus pacientes, e integración con unidades en la nube para ayudarte a almacenar tus formularios digitalmente con facilidad. Desde Google Drive hasta Dropbox, puedes elegir el almacenamiento en línea que prefieras para mayor conveniencia.
Llevando los documentos electrónicos al siguiente nivel
Permitiéndote hacer PDFs rellenables en línea y convertir tus PDFs en formularios en línea, puedes manejar tus documentos electrónicos fácilmente con PlatoForms. Nuestras características como certificado de firma electrónica, formularios web y formularios maestros también organizan tus datos, un factor importante para ayudar a que tu viaje sin papel sea mucho más fácil que antes.
Bajo costo
Nuestros planes de precios te ayudarán a ahorrar en los costosos costos de máquinas de impresión, tintas y papeles. Dependiendo de tus necesidades, nuestros planes ofrecen almacenamiento flexible, flujos de trabajo, acceso a miembros del equipo y numerosos contactos de invitación.
Regístrate, haz PDFs rellenables en línea, convierte tus PDFs en formularios en línea y completa tus formularios de negocio PDF en línea para hacer realidad tu política sin papel!
