Las firmas electrónicas hacen que firmar sea más rápido y económico, pero no son la opción adecuada para todos los documentos. Esta guía sopesa las ventajas reales frente a las desventajas reales, para que puedas decidir cuándo una firma electrónica simple es suficiente y cuándo necesitas algo más.
Tabla de Contenidos:
2. Ventajas de las firmas electrónicas
4. Qué significa “seguro” para una firma electrónica
5. Firmas electrónicas vs firmas manuscritas
La respuesta corta
Una firma electrónica simple suele ser suficiente para documentos comerciales cotidianos: acuerdos con clientes, formularios de consentimiento, solicitudes, documentación de incorporación y aprobaciones. Una firma manuscrita, presenciada, notariada o una firma electrónica calificada puede seguir siendo necesaria cuando la ley o la otra parte lo requieren. Si necesitas verificar la identidad del firmante, elige un método que incluya una verificación de identidad adecuada.
Ventajas de las firmas electrónicas
- Respuesta más rápida. El firmante abre un enlace y firma. No hay nada que imprimir, escanear o enviar, por lo que los documentos pueden regresar mucho más rápido.
- Firma desde cualquier lugar. Clientes, contratistas y nuevos empleados pueden firmar en un teléfono o computadora, dondequiera que estén.
- Menos papel y costos más bajos. Ahorras en impresión, envío, mensajería y almacenamiento físico.
- Menos documentos incompletos. Cuando la firma es parte de un formulario en línea, los campos obligatorios evitan que un documento sea devuelto sin firmar o con información faltante.
- Más fácil de encontrar después. Los documentos firmados se almacenan digitalmente, por lo que puedes ordenar, filtrar y exportar en lugar de buscar en archivadores.
Desventajas y riesgos
- La identidad no se prueba por defecto. Una firma electrónica simple registra cómo y cuándo se firmó un documento. Generalmente no verifica el documento de identificación del firmante. Si necesitas ese nivel de seguridad, necesitas un método diferente.
- Algunos documentos tienen reglas especiales. Dependiendo de dónde te encuentres, documentos como testamentos, ciertos poderes notariales y escrituras, documentos notariados y algunas transferencias de propiedad tienen formalidades que una firma electrónica simple puede no cumplir.
- Simple no es el nivel más alto de seguridad. En la UE, el Reglamento eIDAS reconoce firmas electrónicas, avanzadas y calificadas. Algunas transacciones requieren una firma avanzada o calificada.
- No todos se sienten cómodos con las herramientas digitales. Los firmantes necesitan un dispositivo, una conexión a internet y cierta confianza para usarlos. Algunos aún pedirán papel.
- El software cuesta dinero. Muchas herramientas de firma electrónica son de pago, generalmente por suscripción. Sopesa el costo frente a lo que gastas en papel, envío y tiempo.
Qué significa “seguro” para una firma electrónica
Hay dos ideas diferentes detrás de una firma electrónica “segura”:
- Evidencia registrada. El sistema registra quién fue solicitado para firmar, cuándo firmaron, a qué acordaron y una huella digital del archivo firmado. Los cambios posteriores al archivo pueden detectarse comparando huellas digitales.
- Una firma criptográfica. Una firma digital utiliza criptografía de clave pública, por lo que la verificación falla si los datos firmados cambian. Las firmas electrónicas avanzadas y calificadas comúnmente usan esta tecnología.
PlatoForms utiliza evidencia registrada. Cuando un formulario se envía a través de una invitación o un paso de flujo de trabajo con la opción de certificado activada, el certificado de firma registra:
- La dirección de correo electrónico del firmante, la hora de la firma, y su dirección IP y navegador.
- El aviso de consentimiento al que acordaron, palabra por palabra.
- La huella digital SHA-256 del PDF firmado.
- Una línea de tiempo a prueba de manipulaciones en la que cada evento está encadenado al anterior.
Cada certificado enlaza a una página de verificación pública donde cualquiera puede verificar si un PDF coincide con la huella digital del archivo registrada al firmar, sin una cuenta de PlatoForms. Se guarda una copia del certificado en un almacenamiento de solo escritura durante siete años. PlatoForms no proporciona verificaciones de documentos de identificación, verificación por mensaje de texto, notarización o firmas electrónicas calificadas.
Firmas electrónicas vs firmas manuscritas
| Firma electrónica simple | Firma manuscrita | |
|---|---|---|
| Velocidad | Minutos, desde cualquier lugar | Días si los documentos se envían por correo o mensajería |
| Costo | A menudo una suscripción de software; existen opciones gratuitas | Impresión, envío, mensajería y almacenamiento |
| Evidencia de firma | Depende de la herramienta. Con un certificado de firma: quién fue solicitado, cuándo, consentimiento, huella digital del archivo y línea de tiempo | El papel firmado, y un testigo donde se requiera |
| Detección de cambios posteriores | Posible comparando la huella digital del archivo | Difícil de probar sin el original |
| Prueba de identidad | Generalmente no se verifica con un documento de identificación | Solo si se verifica en persona, por un testigo o un notario |
| Dónde se acepta | Muchos documentos cotidianos, sujeto a la ley local y tipo de documento | Ampliamente aceptado, sujeto a cualquier requisito de testimonio, notarización o archivo |
¿Son legalmente vinculantes las firmas electrónicas?
Generalmente, sí, para muchos documentos comerciales cotidianos, pero no es automático. En los EE. UU., la Ley ESIGN dice que una firma no puede ser negada en efecto legal solo porque sea electrónica. Si un documento firmado en particular se mantiene depende de la ley aplicable, el tipo de documento, el consentimiento del firmante y la evidencia disponible. Consulta Firmas electrónicas legalmente vinculantes para más detalles, y ¿Qué es una firma electrónica? para saber cómo difieren las firmas electrónicas y digitales.
Dónde encaja PlatoForms
PlatoForms coloca la firma en el mismo PDF o formulario web que las personas ya completan, y devuelve el PDF completado. En los planes de pago, enviar el formulario por invitación o en un flujo de trabajo con el certificado activado agrega un certificado de firma que cualquiera puede verificar. Para la configuración paso a paso, lee Cómo enviar un contrato para firma electrónica en línea. Para verificar un PDF firmado, consulta ¿Cómo puedo probar que una firma electrónica de PlatoForms es válida?.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son las principales ventajas de las firmas electrónicas?
Los documentos regresan más rápido, los firmantes pueden firmar desde cualquier lugar en un teléfono o computadora, y gastas menos en impresión, envío y almacenamiento. Cuando la firma es parte de un formulario en línea, los campos obligatorios evitan que un documento sea devuelto sin firmar o incompleto.
¿Cuáles son las desventajas o riesgos de las firmas electrónicas?
Una firma electrónica simple no prueba la identidad con un documento de identificación. Algunos documentos tienen formalidades especiales que una firma electrónica simple puede no cumplir. Los firmantes necesitan un dispositivo y cierta comodidad con las herramientas digitales, y el software de firma electrónica a menudo tiene un costo.
¿Son las firmas electrónicas menos seguras que las firmas manuscritas?
No necesariamente. Una firma manuscrita puede ser copiada, y los cambios en un documento en papel después de firmar pueden ser difíciles de probar. Una firma electrónica bien registrada mantiene evidencia de cuándo y cómo se firmó y una huella digital del archivo firmado, por lo que se pueden detectar cambios posteriores. Lo que generalmente no hace es verificar la identificación del firmante.
¿Cuándo debería seguir usando una firma manuscrita?
Cuando la ley, un tribunal, un registro o la otra parte requieren una firma manuscrita, presenciada o notariada, o una firma electrónica calificada. Dependiendo de dónde te encuentres, esto puede aplicarse a testamentos, ciertos poderes notariales y escrituras, documentos notariados y algunas transferencias de propiedad.
Decide documento por documento
Para la mayoría de la documentación cotidiana, una firma electrónica simple con evidencia registrada ahorra tiempo y dinero. Mantén las firmas manuscritas, notariadas o calificadas para los documentos que lo requieran. Para probarlo en tus propios formularios, lee la guía de certificado de firma o crea tu cuenta gratuita.
