电子签名使签署过程更快、更便宜，但并不是每个文件的最佳选择。本指南权衡了真正的优势和劣势，以便您可以决定何时简单的电子签名足够，何时需要更多。
目录：
简短回答
对于日常业务文件：客户协议、同意书、申请、入职文件和批准，简单的电子签名通常足够。当法律或其他方要求时，可能仍需要手写、见证、公证或合格的电子签名。如果需要验证签署者的身份，请选择包含适当身份验证的方法。
电子签名的优势
- 更快的周转。 签署者打开链接并签署。无需打印、扫描或邮寄，因此文件可以更快返回。
- 随时随地签署。 客户、承包商和新员工可以在手机或电脑上签署，无论他们身在何处。
- 减少纸张和降低成本。 您可以节省打印、邮寄、快递和物理存储的费用。
- 减少不完整的文件。 当签名是在线表单的一部分时，必填字段可以防止文件未签署或信息缺失地被退回。
- 更容易查找。 签署的文件以数字形式存储，因此您可以排序、过滤和导出它们，而不是在文件柜中搜索。
缺点和风险
- 默认情况下不验证身份。 简单的电子签名记录了文件的签署方式和时间。通常不会检查签署者的身份证明文件。如果您需要这种级别的保证，您需要不同的方法。
- 某些文件有特殊规则。 根据您所在的位置，遗嘱、某些授权书和契约、公证文件和某些财产转让等文件有简单电子签名可能无法满足的形式要求。
- 简单不是最高级别的保证。 在欧盟，eIDAS 法规承认电子、先进和合格的电子签名。某些交易需要高级或合格的签名。
- 并非每个人都熟悉数字工具。 签署者需要设备、互联网连接和使用它们的信心。少数人仍会要求纸质文件。
- 软件需要费用。 许多电子签名工具是付费的，通常是订阅制。权衡费用与您在纸张、邮寄和时间上的花费。
电子签名的“安全”含义
“安全”电子签名背后有两个不同的概念：
- 记录的证据。 系统记录了谁被要求签署、他们何时签署、他们同意了什么以及签署文件的指纹。通过比较指纹可以检测到文件的后续更改。
- 加密签名。 数字签名使用公钥加密，因此如果签署的数据发生变化，验证将失败。高级和合格的电子签名通常使用这种技术。
PlatoForms 使用记录的证据。当表单通过邀请或启用证书选项的工作流程步骤发送时，签名证书记录：
- 签署者的电子邮件地址、签署时间、IP 地址和浏览器。
- 他们逐字同意的同意通知。
- 签署 PDF 的 SHA-256 指纹。
- 每个事件都与之前事件链在一起的防篡改时间线。
每个证书链接到一个公共验证页面，任何人都可以在没有 PlatoForms 账户的情况下检查 PDF 是否与签署时记录的文件指纹匹配。证书副本保存在只写存储中七年。PlatoForms 不提供身份证明文件检查、短信验证、公证或合格的电子签名。
电子签名与手写签名
| 简单电子签名 | 手写签名 | |
|---|---|---|
| 速度 | 几分钟，随时随地 | 如果文件通过邮寄或快递，可能需要几天 |
| 成本 | 通常是软件订阅；有免费选项 | 打印、邮寄、快递和存储 |
| 签署证据 | 取决于工具。使用签名证书：谁被要求、何时、同意、文件指纹和时间线 | 签署的纸张，以及需要时的见证人 |
| 检测后续更改 | 通过比较文件指纹可能 | 没有原件很难证明 |
| 身份证明 | 通常不通过身份证明文件检查 | 只有在见证人或公证人面前检查时 |
| 接受范围 | 许多日常文件，受当地法律和文件类型限制 | 广泛接受，受任何见证、公证或备案要求限制 |
电子签名是否具有法律效力？
一般来说，是的，对于许多日常业务文件，但这不是自动的。在美国，ESIGN 法案规定，签名不能仅因为是电子的就被否定法律效力。特定签署文件是否有效取决于适用的法律、文件类型、签署者的同意和可用的证据。有关更多详细信息，请参阅具有法律效力的电子签名，以及什么是电子签名？了解电子签名和数字签名的区别。
PlatoForms 的作用
PlatoForms 将签名放在人们已经填写的同一个 PDF 或网页表单中，并返回完成的 PDF。在付费计划中，通过邀请或在启用证书的工作流程中发送表单会添加一个任何人都可以验证的签名证书。有关分步设置，请阅读如何在线发送合同进行电子签名。要检查签署的 PDF，请参阅如何证明 PlatoForms 电子签名有效？。
常见问题
电子签名的主要优点是什么？
文件返回速度更快，签署者可以在手机或电脑上随时随地签署，您可以减少打印、邮寄和存储的费用。当签名是在线表单的一部分时，必填字段可以防止文件未签署或不完整地被退回。
电子签名的缺点或风险是什么？
简单的电子签名无法通过身份证明文件来证明身份。有些文件有特殊的形式要求，简单的电子签名可能无法满足。签署者需要设备和对数字工具的熟悉度，并且电子签名软件通常需要费用。
电子签名是否比手写签名不安全？
不一定。手写签名可以被复制，签署后对纸质文件的更改很难证明。记录良好的电子签名保留了签署时间和方式的证据以及签署文件的指纹，因此可以检测到后续更改。通常无法验证签署者的身份证。
什么时候我仍然需要使用手写签名？
当法律、法院、登记处或其他方要求手写、见证或公证签名，或合格的电子签名时。根据您所在的位置，这可能适用于遗嘱、某些授权书和契约、公证文件和某些财产转让。
根据文件逐一决定
对于大多数日常文件，带有记录证据的简单电子签名可以节省时间和金钱。保留手写、公证或合格签名用于需要的文件。要在您自己的表单上试用，请阅读签名证书指南或创建您的免费账户。
