Les signatures électroniques rendent la signature plus rapide et moins coûteuse, mais elles ne sont pas le bon choix pour chaque document. Ce guide pèse les véritables avantages contre les véritables inconvénients, afin que vous puissiez décider quand une simple signature électronique suffit et quand vous avez besoin de quelque chose de plus.
Table des Matières :
2. Avantages des signatures électroniques
4. Ce que “sécurisé” signifie pour une signature électronique
5. Signatures électroniques vs signatures manuscrites
6. Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
La réponse courte
Une simple signature électronique est généralement suffisante pour les documents commerciaux courants : accords clients, formulaires de consentement, demandes, documents d’intégration et approbations. Une signature manuscrite, attestée, notariée ou électronique qualifiée peut encore être nécessaire lorsque la loi ou l’autre partie l’exige. Si vous devez vérifier l’identité du signataire, choisissez une méthode qui inclut une vérification d’identité appropriée.
Avantages des signatures électroniques
- Délai d’exécution plus rapide. Le signataire ouvre un lien et signe. Il n’y a rien à imprimer, scanner ou poster, donc les documents peuvent revenir beaucoup plus rapidement.
- Signer de n’importe où. Les clients, les entrepreneurs et les nouveaux employés peuvent signer sur un téléphone ou un ordinateur, où qu’ils soient.
- Moins de papier et coûts réduits. Vous économisez sur l’impression, l’affranchissement, les coursiers et le stockage physique.
- Moins de documents incomplets. Lorsque la signature fait partie d’un formulaire en ligne, les champs obligatoires empêchent un document d’être renvoyé non signé ou avec des informations manquantes.
- Plus facile à retrouver plus tard. Les documents signés sont stockés numériquement, vous pouvez donc trier, filtrer et exporter au lieu de chercher dans des classeurs.
Inconvénients et risques
- L’identité n’est pas prouvée par défaut. Une simple signature électronique enregistre comment et quand un document a été signé. Elle ne vérifie généralement pas le document d’identité du signataire. Si vous avez besoin de ce niveau d’assurance, vous devez utiliser une méthode différente.
- Certains documents ont des règles spéciales. Selon votre localisation, des documents tels que les testaments, certaines procurations et actes, les documents notariés et certains transferts de propriété ont des formalités qu’une simple signature électronique peut ne pas respecter.
- Simple n’est pas le plus haut niveau d’assurance. Dans l’UE, le règlement eIDAS reconnaît les signatures électroniques, avancées et qualifiées. Certaines transactions nécessitent une signature avancée ou qualifiée.
- Tout le monde n’est pas à l’aise avec les outils numériques. Les signataires ont besoin d’un appareil, d’une connexion internet et d’une certaine confiance pour les utiliser. Quelques-uns demanderont encore du papier.
- Le logiciel coûte de l’argent. De nombreux outils de signature électronique sont payants, généralement par abonnement. Pesez le coût par rapport à ce que vous dépensez en papier, affranchissement et temps.
Ce que “sécurisé” signifie pour une signature électronique
Il y a deux idées différentes derrière une signature électronique “sécurisée” :
- Preuves enregistrées. Le système enregistre qui a été invité à signer, quand ils ont signé, à quoi ils ont consenti et une empreinte du fichier signé. Les modifications ultérieures du fichier peuvent être détectées en comparant les empreintes.
- Une signature cryptographique. Une signature numérique utilise la cryptographie à clé publique, donc la vérification échoue si les données signées changent. Les signatures électroniques avancées et qualifiées utilisent couramment cette technologie.
PlatoForms utilise les preuves enregistrées. Lorsqu’un formulaire est envoyé via une invitation ou une étape de workflow avec l’option de certificat activée, le certificat de signature enregistre :
- L’adresse e-mail du signataire, l’heure de la signature, et leur adresse IP et navigateur.
- L’avis de consentement auquel ils ont consenti, mot pour mot.
- L’empreinte SHA-256 du PDF signé.
- Une chronologie infalsifiable dans laquelle chaque événement est lié à celui qui le précède.
Chaque certificat est lié à une page de vérification publique où n’importe qui peut vérifier si un PDF correspond à l’empreinte du fichier enregistrée lors de la signature, sans compte PlatoForms. Une copie du certificat est conservée dans un stockage en écriture unique pendant sept ans. PlatoForms ne fournit pas de vérifications de documents d’identité, de vérification par SMS, de notarisation ou de signatures électroniques qualifiées.
Signatures électroniques vs signatures manuscrites
| Simple signature électronique | Signature manuscrite | |
|---|---|---|
| Vitesse | Minutes, de n’importe où | Jours si les documents sont postés ou envoyés par coursier |
| Coût | Souvent un abonnement logiciel ; des options gratuites existent | Impression, affranchissement, coursiers et stockage |
| Preuve de signature | Dépend de l’outil. Avec un certificat de signature : qui a été invité, quand, consentement, empreinte du fichier et chronologie | Le papier signé, et un témoin là où c’est requis |
| Détection des modifications ultérieures | Possible en comparant l’empreinte du fichier | Difficile à prouver sans l’original |
| Preuve d’identité | Généralement non vérifiée avec un document d’identité | Seulement si vérifiée en personne, par un témoin ou un notaire |
| Où elle est acceptée | De nombreux documents quotidiens, sous réserve de la législation locale et du type de document | Largement acceptée, sous réserve de toute exigence de témoignage, de notarisation ou de dépôt |
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
Généralement, oui, pour de nombreux documents commerciaux quotidiens, mais ce n’est pas automatique. Aux États-Unis, le ESIGN Act stipule qu’une signature ne peut être refusée pour des raisons légales simplement parce qu’elle est électronique. La validité d’un document signé particulier dépend de la législation applicable, du type de document, du consentement du signataire et des preuves disponibles. Voir Signatures électroniques juridiquement contraignantes pour plus de détails, et Qu’est-ce qu’une signature électronique ? pour savoir comment les signatures électroniques et numériques diffèrent.
Où PlatoForms s’inscrit
PlatoForms intègre la signature dans le même PDF ou formulaire web que les gens remplissent déjà, et renvoie le PDF complété. Sur les plans payants, envoyer le formulaire par invitation ou dans un workflow avec le certificat activé ajoute un certificat de signature que n’importe qui peut vérifier. Pour la configuration étape par étape, lisez Comment envoyer un contrat pour signature électronique en ligne. Pour vérifier un PDF signé, voir Comment puis-je prouver qu’une signature électronique PlatoForms est valide ?.
FAQ
Quels sont les principaux avantages des signatures électroniques ?
Les documents reviennent plus rapidement, les signataires peuvent signer de n’importe où sur un téléphone ou un ordinateur, et vous dépensez moins en impression, affranchissement et stockage. Lorsque la signature fait partie d’un formulaire en ligne, les champs obligatoires empêchent un document d’être renvoyé non signé ou incomplet.
Quels sont les inconvénients ou risques des signatures électroniques ?
Une simple signature électronique ne prouve pas l’identité avec un document d’identité. Certains documents ont des formalités spéciales qu’une simple signature électronique peut ne pas respecter. Les signataires ont besoin d’un appareil et d’une certaine aisance avec les outils numériques, et les logiciels de signature électronique ont souvent un coût.
Les signatures électroniques sont-elles moins sécurisées que les signatures manuscrites ?
Pas nécessairement. Une signature manuscrite peut être copiée, et les modifications apportées à un document papier après signature peuvent être difficiles à prouver. Une signature électronique bien enregistrée conserve des preuves de quand et comment elle a été signée et une empreinte du fichier signé, de sorte que les modifications ultérieures peuvent être détectées. Ce qu’elle ne fait généralement pas, c’est vérifier l’identité du signataire.
Quand devrais-je encore utiliser une signature manuscrite ?
Lorsque la loi, un tribunal, un registre ou l’autre partie exige une signature manuscrite, attestée ou notariée, ou une signature électronique qualifiée. Selon votre localisation, cela peut s’appliquer aux testaments, à certaines procurations et actes, aux documents notariés et à certains transferts de propriété.
Décider document par document
Pour la plupart des documents quotidiens, une simple signature électronique avec preuves enregistrées permet de gagner du temps et de l’argent. Conservez les signatures manuscrites, notariées ou qualifiées pour les documents qui les nécessitent. Pour l’essayer sur vos propres formulaires, lisez le guide du certificat de signature ou créez votre compte gratuit.
