Signer un document ne signifie plus imprimer, signer à la main et le scanner à nouveau. Aujourd’hui, de nombreux contrats, formulaires de consentement et accords sont signés électroniquement. Mais le terme “signature électronique” couvre plusieurs choses différentes, et les termes sont faciles à confondre.
Ce guide explique ce qu’est une signature électronique, comment elle diffère d’une signature numérique, quand elle est juridiquement contraignante et quelles preuves la rendent valide.
Table des matières
1. Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
2. Signatures électroniques vs numériques
3. Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
4. Qu’est-ce qui rend une signature électronique valide
5. Comment signer un PDF ou un formulaire électroniquement
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique, ou e-signature, est une manière électronique de montrer que vous acceptez un document. Aux États-Unis, la loi ESIGN la définit comme un son, symbole ou processus électronique, attaché ou logiquement associé à un enregistrement, et exécuté ou adopté par une personne avec l’intention de le signer.
Cette définition est large. Tous ces éléments peuvent être des signatures électroniques :
- Taper votre nom dans une case de signature.
- Dessiner votre signature sur un écran avec un doigt, un stylet ou une souris.
- Télécharger une image de votre signature manuscrite.
- Cliquer sur un bouton “J’accepte”.
Ce qui transforme l’un de ces éléments en signature, c’est l’intention de signer et le lien avec un document spécifique.
Signatures électroniques vs numériques
Les gens utilisent souvent les deux termes comme s’ils signifiaient la même chose. Ce n’est pas le cas. La signature électronique est la catégorie générale. Une signature numérique est une technologie spécifique au sein de celle-ci.
| Signature électronique simple | Signature numérique (PKI) | |
|---|---|---|
| Qu’est-ce que c’est | Tout marque ou processus électronique montrant l’intention de signer | Une signature cryptographique faite avec une clé privée et vérifiée avec la clé publique correspondante. Dans le PKI, un certificat d’une autorité de certification lie la clé au signataire |
| Comment le signataire est identifié | Par des preuves telles que le lien email utilisé, l’heure et leur appareil | Par un certificat numérique lié au signataire |
| Comment les altérations apparaissent | Dépend de l’outil. Avec un certificat de signature, en comparant l’empreinte du document avec celle enregistrée lors de la signature | La vérification échoue si les données signées sont modifiées après la signature |
| Utilisation typique | Contrats, formulaires de consentement, demandes, documents d’intégration, approbations | Documents nécessitant une signature avancée ou qualifiée |
Où s’intègre PlatoForms : Les signatures PlatoForms sont des signatures électroniques simples soutenues par des preuves enregistrées. Elles ne sont pas des signatures numériques PKI, et l’identité du signataire n’est pas vérifiée avec un document d’identité ou un code par SMS. Les preuves sont capturées dans un certificat de signature, décrit ci-dessous.
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
Généralement, oui, pour de nombreux documents commerciaux courants, mais ce n’est pas automatique. Aux États-Unis, la loi ESIGN et la Loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) stipulent qu’une signature ne peut être refusée pour la seule raison qu’elle est électronique. Dans l’UE, le Règlement eIDAS, tel qu’amendé en 2024, reconnaît les signatures électroniques, avancées et qualifiées. Selon eIDAS, seule une signature qualifiée a le même effet juridique qu’une signature manuscrite par la loi.
La validité d’un document signé dépend de la législation applicable, du type de document, du consentement du signataire et des preuves disponibles.
Les détails dépendent du pays et du type de document. Signatures électroniques juridiquement contraignantes liste où les signatures PlatoForms sont reconnues et quels documents nécessitent un autre type de signature.
Qu’est-ce qui rend une signature électronique valide
Une signature dessinée sur un écran prouve peu à elle seule. Ce qui rend une signature électronique valide, ce sont les preuves qui l’entourent :
- Intention de signer. Le signataire a délibérément signé.
- Consentement. Le signataire a accepté de signer électroniquement.
- Attribution. La signature peut être liée à la personne à qui elle a été demandée.
- Un enregistrement conservé. Le document signé et les preuves sont conservés inchangés.
Par exemple, lorsqu’un formulaire PlatoForms est envoyé via une invitation ou une étape de workflow avec le certificat activé, son certificat de signature enregistre :
- L’adresse email du signataire, l’heure de la signature, et son adresse IP et navigateur.
- L’avis de consentement auquel il a consenti, mot pour mot.
- L’empreinte du PDF signé.
- Une chronologie infalsifiable de la signature, de l’ouverture du lien à la soumission.
Chaque certificat est lié à une page de vérification publique. Toute personne possédant le PDF signé peut le télécharger là pour confirmer qu’il s’agit bien du fichier qui a été signé, sans compte PlatoForms. Une copie du certificat est conservée dans un stockage en écriture unique pendant sept ans. Pour vérifier un PDF signé étape par étape, lisez Comment puis-je prouver qu’une signature électronique PlatoForms est valide ?.
Comment signer un PDF ou un formulaire électroniquement
En tant que signataire, vous n’avez généralement rien de spécial à faire. Vous ouvrez le document ou formulaire qui vous a été envoyé et signez dans la case de signature de l’une des trois manières :
- Dessiner votre signature avec un doigt, un stylet ou une souris.
- Taper votre nom.
- Télécharger une image de votre signature manuscrite.
Ensuite, vous soumettez le document. Lorsqu’un formulaire PlatoForms vous est envoyé par invitation avec le Certificat de signature activé, ou via une étape de workflow avec Créer un certificat de signature activé, un avis de consentement d’une phrase sous le pavé de signature vous indique que signer et soumettre signifie que vous acceptez de signer électroniquement.
Pour collecter vous-même des signatures, ajoutez un champ de Signature à votre formulaire et envoyez-le par invitation ou dans un workflow avec le certificat de signature activé. Un formulaire rempli à partir de son lien public n’a pas de certificat, car il n’y a pas de trace de qui a reçu le lien. Pour les étapes complètes, lisez Comment envoyer un contrat pour signature électronique en ligne.
Quand ne pas utiliser une simple signature électronique
Les signatures électroniques simples fonctionnent pour de nombreux documents courants. Mais certains documents ont des formalités spéciales, ou échappent aux règles générales des signatures électroniques. Selon l’endroit où vous vous trouvez, cela peut inclure :
- Testaments et fiducies testamentaires.
- Certains pouvoirs d’avocat et actes.
- Documents notariés.
- Certaines transferts de propriété.
- Documents déposés au tribunal.
Suivez les règles du tribunal, du registre ou de l’autorité compétente, et obtenez des conseils juridiques si nécessaire. PlatoForms ne fournit pas de vérifications de documents d’identité, de vérification par SMS, de notarisation ou de signatures électroniques qualifiées. Si un document nécessite l’un de ces éléments, utilisez un service qui répond à cette exigence. Signatures électroniques juridiquement contraignantes contient plus de détails.
FAQ
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique est tout son, symbole ou processus électronique qu’une personne associe à un document, avec l’intention de le signer. Un nom tapé, une signature dessinée sur un écran, une image téléchargée d’une signature manuscrite et un clic sur un bouton “J’accepte” peuvent tous être des signatures électroniques.
Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?
La signature électronique est la catégorie générale : toute manière électronique de montrer l’intention de signer. Une signature numérique est une technologie spécifique. Elle utilise la cryptographie : le signataire signe avec une clé privée, et n’importe qui peut vérifier la signature avec la clé publique correspondante. Dans un système PKI, un certificat d’une autorité de certification lie cette clé au signataire. Si le fichier signé change, la vérification échoue. Pour les documents commerciaux courants, de nombreuses juridictions reconnaissent les signatures électroniques simples, sous réserve de la législation locale, du type de document et des preuves entourant la signature.
Taper mon nom ou dessiner sur un PDF est-il une signature électronique ?
Oui, si vous le faites avec l’intention de signer. Ce qui la rend valide, ce sont les preuves qui l’entourent : que vous avez accepté de signer électroniquement, que vous aviez l’intention de signer, et que vous avez signé ce document précis.
Collectez des signatures électroniques dans vos propres formulaires
Avec PlatoForms, la signature se trouve dans le même PDF ou formulaire web que les gens remplissent déjà. Sur les plans payants, les signatures collectées par invitation ou dans un workflow avec le certificat activé sont accompagnées d’un certificat que vous pouvez vérifier. Lisez le guide du certificat de signature ou créez votre compte gratuit pour commencer.
