Ein Dokument zu unterschreiben bedeutet nicht mehr, es auszudrucken, von Hand zu unterschreiben und es zurück zu scannen. Heute werden viele Verträge, Einwilligungserklärungen und Vereinbarungen elektronisch unterzeichnet. Aber “elektronische Unterschrift” umfasst mehrere verschiedene Dinge, und die Begriffe lassen sich leicht verwechseln.
Dieser Leitfaden erklärt, was eine elektronische Unterschrift ist, wie sie sich von einer digitalen Unterschrift unterscheidet, wann sie rechtlich bindend ist und welche Beweise sie stützen.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist eine elektronische Unterschrift?
2. Elektronische vs. digitale Unterschriften
3. Sind elektronische Unterschriften rechtlich bindend?
4. Was eine elektronische Unterschrift stützt
5. Wie man ein PDF oder Formular elektronisch unterschreibt
6. Wann man keine einfache elektronische Unterschrift verwenden sollte
Was ist eine elektronische Unterschrift?
Eine elektronische Unterschrift, oder e-Signatur, ist eine elektronische Methode, um zu zeigen, dass Sie einem Dokument zustimmen. In den USA definiert der ESIGN Act sie als ein elektronisches Geräusch, Symbol oder Verfahren, das an einen Datensatz angehängt oder logisch damit verbunden ist und von einer Person mit der Absicht ausgeführt oder angenommen wird, es zu unterschreiben.
Diese Definition ist weit gefasst. All dies können elektronische Unterschriften sein:
- Ihren Namen in ein Unterschriftenfeld tippen.
- Ihre Unterschrift mit einem Finger, einem Stift oder einer Maus auf einem Bildschirm zeichnen.
- Ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hochladen.
- Auf einen “Ich stimme zu”-Button klicken.
Was jede dieser Aktionen in eine Unterschrift verwandelt, ist die Absicht zu unterschreiben und die Verbindung zu einem bestimmten Dokument.
Elektronische vs. digitale Unterschriften
Menschen verwenden die beiden Begriffe oft, als ob sie dasselbe bedeuteten. Das tun sie nicht. Elektronische Unterschrift ist die übergeordnete Kategorie. Eine digitale Unterschrift ist eine spezifische Technologie innerhalb dieser Kategorie.
| Einfache elektronische Unterschrift | Digitale Unterschrift (PKI) | |
|---|---|---|
| Was es ist | Jede elektronische Markierung oder Verfahren, das die Absicht zu unterschreiben zeigt | Eine kryptographische Unterschrift, die mit einem privaten Schlüssel erstellt und mit dem passenden öffentlichen Schlüssel überprüft wird. In PKI verknüpft ein Zertifikat einer Zertifizierungsstelle den Schlüssel mit dem Unterzeichner |
| Wie der Unterzeichner identifiziert wird | Durch Beweise wie den verwendeten E-Mail-Link, die Zeit und ihr Gerät | Durch ein digitales Zertifikat, das mit dem Unterzeichner verbunden ist |
| Wie Manipulationen sichtbar werden | Hängt vom Werkzeug ab. Mit einem Unterschriftenzertifikat durch Vergleich des Fingerabdrucks des Dokuments mit dem bei der Unterschrift aufgezeichneten | Die Überprüfung schlägt fehl, wenn die signierten Daten nach der Unterschrift geändert werden |
| Typische Verwendung | Verträge, Einwilligungserklärungen, Anträge, Onboarding-Dokumente, Genehmigungen | Dokumente, die eine fortgeschrittene oder qualifizierte Unterschrift erfordern |
Wo PlatoForms passt: PlatoForms-Unterschriften sind einfache elektronische Unterschriften, die durch aufgezeichnete Beweise gestützt werden. Sie sind keine PKI-Digitalunterschriften, und die Identität des Unterzeichners wird nicht mit einem Ausweisdokument oder einem Textnachrichtencode überprüft. Die Beweise werden in einem Unterschriftenzertifikat erfasst, das unten beschrieben wird.
Sind elektronische Unterschriften rechtlich bindend?
Im Allgemeinen ja, für viele alltägliche Geschäftsdokumente, aber es ist nicht automatisch. In den USA besagen der ESIGN Act und das Uniform Electronic Transactions Act (UETA), dass einer Unterschrift die rechtliche Wirkung nicht allein deshalb verweigert werden darf, weil sie elektronisch ist. In der EU erkennt die eIDAS-Verordnung, die 2024 geändert wurde, elektronische, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Unterschriften an. Nach eIDAS hat nur eine qualifizierte Unterschrift von Rechts wegen die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche.
Ob ein bestimmtes unterzeichnetes Dokument Bestand hat, hängt vom anwendbaren Recht, der Art des Dokuments, der Zustimmung des Unterzeichners und den verfügbaren Beweisen ab.
Die Details hängen vom Land und der Art des Dokuments ab. Rechtlich bindende elektronische Unterschriften listet auf, wo PlatoForms-Unterschriften anerkannt sind und welche Dokumente eine andere Art von Unterschrift benötigen.
Was eine elektronische Unterschrift stützt
Eine auf einem Bildschirm gezeichnete Unterschrift beweist allein wenig. Was eine elektronische Unterschrift stützt, sind die Beweise darum herum:
- Absicht zu unterschreiben. Der Unterzeichner hat bewusst unterschrieben.
- Zustimmung. Der Unterzeichner hat zugestimmt, elektronisch zu unterschreiben.
- Zuordnung. Die Unterschrift kann der Person zugeordnet werden, die gebeten wurde zu unterschreiben.
- Ein aufbewahrter Datensatz. Das unterzeichnete Dokument und die Beweise werden unverändert aufbewahrt.
Zum Beispiel, wenn ein PlatoForms-Formular durch eine Einladung oder einen Workflow-Schritt mit aktiviertem Zertifikat gesendet wird, zeichnet sein Unterschriftenzertifikat auf:
- Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, die Zeit der Unterschrift und ihre IP-Adresse und ihr Browser.
- Die Zustimmungserklärung, der sie wortwörtlich zugestimmt haben.
- Den Fingerabdruck des signierten PDFs.
- Eine manipulationssichere Zeitleiste der Unterschrift, vom Öffnen des Links bis zur Einreichung.
Jedes Zertifikat verlinkt auf eine öffentliche Verifizierungsseite. Jeder, der das signierte PDF besitzt, kann es dort hochladen, um zu bestätigen, dass es die Datei ist, die unterzeichnet wurde, ohne ein PlatoForms-Konto. Eine Kopie des Zertifikats wird für sieben Jahre in einem schreibgeschützten Speicher aufbewahrt. Um ein signiertes PDF Schritt für Schritt zu überprüfen, lesen Sie Wie kann ich beweisen, dass eine PlatoForms-e-Signatur gültig ist?.
Wie man ein PDF oder Formular elektronisch unterschreibt
Als Unterzeichner müssen Sie normalerweise nichts Besonderes tun. Sie öffnen das Dokument oder Formular, das Ihnen gesendet wurde, und unterschreiben im Unterschriftenfeld auf eine der drei Arten:
- Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit einem Finger, einem Stift oder einer Maus.
- Tippen Sie Ihren Namen.
- Laden Sie ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch.
Dann reichen Sie das Dokument ein. Wenn Ihnen ein PlatoForms-Formular mit eingeschaltetem Signaturzertifikat per Einladung oder durch einen Workflow-Schritt mit aktiviertem Signaturzertifikat erstellen gesendet wird, informiert Sie ein einzeiliger Zustimmungshinweis unter dem Unterschriftenfeld darüber, dass das Unterschreiben und Einreichen bedeutet, dass Sie zustimmen, elektronisch zu unterschreiben.
Um selbst Unterschriften zu sammeln, fügen Sie Ihrem Formular ein Unterschriftenfeld hinzu und senden Sie es per Einladung oder in einem Workflow mit aktiviertem Unterschriftenzertifikat. Ein Formular, das über seinen öffentlichen Link ausgefüllt wird, hat kein Zertifikat, da es keinen Nachweis darüber gibt, wer den Link erhalten hat. Für die vollständigen Schritte lesen Sie Wie man einen Vertrag zur elektronischen Unterschrift online sendet.
Wann man keine einfache elektronische Unterschrift verwenden sollte
Einfache elektronische Unterschriften funktionieren für viele alltägliche Dokumente. Aber einige Dokumente haben besondere Formalitäten oder fallen außerhalb der allgemeinen e-Signatur-Regeln. Abhängig davon, wo Sie sich befinden, können dies umfassen:
- Testamente und testamentarische Trusts.
- Bestimmte Vollmachten und Urkunden.
- Notarielle Dokumente.
- Einige Eigentumsübertragungen.
- Dokumente, die bei Gericht eingereicht werden.
Befolgen Sie die Regeln des zuständigen Gerichts, Registers oder der Behörde und holen Sie sich rechtlichen Rat, wo Sie ihn benötigen. PlatoForms bietet keine Überprüfungen von Ausweisdokumenten, Textnachrichtenverifizierung, Notarisierung oder qualifizierte elektronische Unterschriften an. Wenn ein Dokument eine dieser Anforderungen erfordert, verwenden Sie einen Dienst, der diese Anforderung erfüllt. Rechtlich bindende elektronische Unterschriften bietet weitere Details.
FAQ
Was ist eine elektronische Unterschrift?
Eine elektronische Unterschrift ist jedes elektronische Geräusch, Symbol oder Verfahren, das eine Person einem Dokument anhängt oder damit assoziiert, mit der Absicht, es zu unterschreiben. Ein getippter Name, eine auf einem Bildschirm gezeichnete Unterschrift, ein hochgeladenes Bild einer handschriftlichen Unterschrift und ein Klick auf einen “Ich stimme zu”-Button können alle elektronische Unterschriften sein.
Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Unterschrift und einer digitalen Unterschrift?
Elektronische Unterschrift ist die übergeordnete Kategorie: jede elektronische Art, die Absicht zu unterschreiben, zu zeigen. Eine digitale Unterschrift ist eine spezifische Technologie. Sie verwendet Kryptographie: Der Unterzeichner unterschreibt mit einem privaten Schlüssel, und jeder kann die Unterschrift mit dem passenden öffentlichen Schlüssel überprüfen. In einem PKI-System verknüpft ein Zertifikat einer Zertifizierungsstelle diesen Schlüssel mit dem Unterzeichner. Wenn sich die signierte Datei ändert, schlägt die Überprüfung fehl. Für alltägliche Geschäftsdokumente erkennen viele Gerichtsbarkeiten einfache elektronische Unterschriften an, abhängig von lokalen Gesetzen, der Art des Dokuments und den Beweisen rund um die Unterschrift.
Ist das Tippen meines Namens oder das Zeichnen auf einem PDF eine elektronische Unterschrift?
Ja, wenn Sie es mit der Absicht tun, zu unterschreiben. Was sie stützt, sind die Beweise darum herum: dass Sie zugestimmt haben, elektronisch zu unterschreiben, die Absicht hatten zu unterschreiben und genau dieses Dokument unterschrieben haben.
Sammeln Sie elektronische Unterschriften in Ihren eigenen Formularen
Mit PlatoForms befindet sich die Unterschrift im selben PDF oder Webformular, das die Leute bereits ausfüllen. In kostenpflichtigen Tarifen kommen Unterschriften, die per Einladung oder in einem Workflow mit aktiviertem Zertifikat gesammelt werden, mit einem Zertifikat, das Sie überprüfen können. Lesen Sie den Unterschriftenzertifikats-Leitfaden oder erstellen Sie Ihr kostenloses Konto, um loszulegen.
