Hier ist ein Szenario, das die meisten Kanzleiverwalter erkennen werden.
Ein potenzieller Mandant reicht am Montagmorgen ein Kontaktformular ein. Ein Paralegal folgt telefonisch nach, verbringt zwanzig Minuten mit Notizen und plant eine Beratung für Donnerstag.
Am Mittwoch erinnert sich jemand daran, eine Interessenkollision zu überprüfen. Und stellt fest, dass die Gegenpartei ein aktueller Mandant ist. Die Beratung wird abgesagt.
Der potenzielle Mandant, der seinen Donnerstagnachmittag freigemacht und die ganze Stadt durchquert hat, ist verständlicherweise nicht erfreut.
Das Problem? Dies passiert, weil der Aufnahmeprozess auf die Bequemlichkeit der Kanzlei ausgerichtet war, nicht darauf, was der Aufnahmeprozess tatsächlich tun soll.
Ein gut gestaltetes Aufnahmeformular für Mandanten sammelt nicht nur Kontaktinformationen.
Es führt eine Interessenkollision durch, bevor jemand den Hörer abnimmt. Es sagt Ihnen, ob der Fall zu Ihrer Praxis passt, bevor Sie eine Stunde mit der Bewertung verbracht haben.
Es erhält die Unterschrift des Mandanten auf einer Vertraulichkeitsbestätigung, bevor sie ein einziges sensibles Detail geteilt haben.
Und es erledigt das meiste davon automatisch, ohne dass jemand aus Ihrem Team es nachverfolgen muss.
Dieser Leitfaden handelt davon, dieses Formular zu erstellen.
Die eigentliche Aufgabe eines Aufnahmeformulars für Mandanten
Die meisten Artikel über Aufnahmeformulare stellen sie als “Informationssammlung” dar. Das ist wahr, aber unvollständig. Ein Aufnahmeformular für Anwaltskanzleien hat vier verschiedene Aufgaben, und die meisten Kanzleien entwerfen nur für eine davon.
Aufgabe 1: Den Fall prüfen. Ist dies ein Fall, den Ihre Kanzlei bearbeitet? Ist es dringend genug, um priorisiert zu werden? Fällt die Situation des Mandanten in Ihre geografische Zuständigkeit oder Spezialisierung? Ein gutes Aufnahmeformular bringt dies ans Licht, bevor jemand aus Ihrem Team Zeit in die Beziehung investiert hat.
Aufgabe 2: Eine Interessenkollision prüfen. Dies ist die kritischste und am häufigsten vernachlässigte Funktion. Sie können keine Beratung bestätigen, geschweige denn mit der Vertretung beginnen, bis Sie wissen, dass es keinen Interessenkonflikt gibt. Dazu benötigen Sie den Namen der Gegenpartei, nicht nur den des Mandanten. Die meisten Aufnahmeformulare fragen nicht danach.
Aufgabe 3: Den Anwalt vorbereiten. Wenn der Anwalt zu einer Beratung kommt, sollte er den Falltyp, die wichtigsten Fakten, wer sonst noch beteiligt ist und ob etwas eingereicht wurde, kennen. Wenn er dies zum ersten Mal während der Beratung erfährt, hat das Formular versagt.
Aufgabe 4: Erwartungen setzen. Der Mandant sollte verstehen, bevor er etwas Sensibles geteilt hat, dass das Einreichen des Formulars keine Mandatsbeziehung schafft. Aber dass alles, was er teilt, vertraulich behandelt wird. Dies schützt die Kanzlei und gibt dem Mandanten die Informationen, die er benötigt, um ehrlich vorzugehen.
Das Feld, das die meisten Kanzleien vergessen
Bevor wir zur vollständigen Feldliste kommen, sprechen wir über die Interessenkollision, denn es ist die größte betriebliche Lücke in den meisten Aufnahmeformularen von Anwaltskanzleien.
Um eine Interessenkollision zu prüfen, benötigen Sie:
- Den vollständigen Namen der Gegenpartei (oder Parteien)
- Den Namen aller verbundenen Geschäftseinheiten
- Den Namen aller bedeutenden Dritten, die an der Angelegenheit beteiligt sind
Die meisten Aufnahmeformulare sammeln die Details des Mandanten gründlich und lassen dann ein einziges offenes Textfeld für “beschreiben Sie Ihr rechtliches Problem”. Diese Beschreibung könnte die Gegenpartei mit Vornamen erwähnen oder sie überhaupt nicht erwähnen. Eine Interessenkollision daraus zu prüfen, ist ein Ratespiel.
Erstellen Sie die Felder für die Gegenpartei als strukturierte Felder, nicht als Freitextfeld, und leiten Sie sie direkt an die Person weiter, die in Ihrer Kanzlei für Interessenkonflikte zuständig ist. Wenn Ihre Formulareinreichung eine automatische E-Mail an Ihren Konfliktparalegal auslöst, sobald eine neue Anfrage eingeht, kann die Interessenkollision abgeschlossen werden, bevor der potenzielle Mandant überhaupt seine Bestätigungs-E-Mail erhalten hat. Das ist der Unterschied zwischen der Absage einer Beratung am Donnerstag am Mittwoch und dem Nichtplanen von Anfang an.
Was enthalten sein sollte: Eine Feld-für-Feld-Aufschlüsselung
Kontakt und Identität
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Vollständiger rechtlicher Name | Erforderlich für Interessenkollision und Aktenanlage |
| Geburtsdatum | Nützlich zur Identitätsprüfung und für einige Falltypen |
| Wohnadresse | Erforderlich für Zuständigkeitsfragen. Verwenden Sie Adress-Autovervollständigung, um Tippfehler zu reduzieren und die Fertigstellung zu beschleunigen |
| Telefonnummer | Bevorzugte Kontaktzeit, wenn möglich, angeben |
| E-Mail-Adresse | Wird für Bestätigung und Nachverfolgung verwendet |
| Bevorzugte Kontaktmethode | Telefon vs. E-Mail. Mandanten haben starke Präferenzen |
| Wie haben Sie von uns erfahren? | Nützlich für die Verfolgung von Empfehlungen; kennzeichnet auch Empfehlungsbeziehungen |
Fallinformationen
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Praxisbereich / Angelegenheitstyp | Verwenden Sie ein Dropdown-Menü. Dies kann bedingte Felder auslösen |
| Kurze Beschreibung des Problems | Halten Sie dies offen; Sie führen kein Kreuzverhör durch |
| Datum des Vorfalls oder Schlüsseldatum | Kritisch für die Verjährungsfristprüfung |
| Haben rechtliche Verfahren begonnen? | Ja/Nein; wenn ja, Gerichtsnamen, Fallnummer, nächstes Datum sammeln |
| Vorheriger Anwalt für diese Angelegenheit? | Ja/Nein; wenn ja, Namen und Grund für den Wechsel sammeln |
Felder zur Interessenkollision (Nicht überspringen)
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Vollständiger Name der Gegenpartei | Das Feld, das die meisten Formulare vergessen |
| Organisation der Gegenpartei (falls vorhanden) | Für Geschäftsstreitigkeiten, Arbeitsangelegenheiten usw. |
| Andere bedeutende Parteien | Zeugen, Mitangeklagte, Drittversicherer |
Abrechnung und Erwartungen
| Feld | Anmerkungen |
|---|---|
| Dringlichkeit der Angelegenheit | Hilft bei der Terminplanung und Priorisierung |
| Hat der Mandant zuvor mit einem Anwalt gearbeitet? | Setzt realistische Erwartungen für die Beratung |
| Bevorzugte Abrechnungsvereinbarung | Nur fragen, wenn Ihre Kanzlei Optionen anbietet |
Haftungsausschluss und Zustimmung
Dies ist weniger ein Feld als vielmehr ein Abschnitt, der vor der Unterschrift erscheinen muss:
Das Einreichen dieses Formulars schafft keine Mandatsbeziehung mit [Kanzleiname]. Die von Ihnen bereitgestellten Informationen werden vertraulich behandelt. Unsere Kanzlei wird Ihre Einreichung überprüfen und Sie kontaktieren, um die nächsten Schritte zu besprechen. Wir behalten uns das Recht vor, die Vertretung abzulehnen.
Folgen Sie diesem mit:
- Einem Kontrollkästchen: “Ich habe das oben Gelesene verstanden”
- Einem Unterschriftsfeld: die Bestätigung des Mandanten
Unterschiede je nach Praxisbereich auf einen Blick
Die Kernabschnitte oben gelten für jedes Aufnahmeformular. Was sich je nach Praxisbereich ändert, sind die fallbezogenen Details, die Sie vor der Beratung benötigen. Anstatt für jeden Bereich ein separates Formular zu erstellen, verwenden Sie bedingte Logik, um nur die relevanten Felder basierend auf der Auswahl des Mandanten anzuzeigen.
| Praxisbereich | Wichtige zusätzliche Felder |
|---|---|
| Personenschaden | Vorfallsdatum/-ort, Verletzungsart, aktuelle Behandlung, eingereichte Versicherungsansprüche, Zeugen |
| Familienrecht | Familienstand, Heiratsdatum, Alter der Kinder, bestehende Gerichtsbeschlüsse, grober Vermögensüberblick |
| Einwanderung | Staatsbürgerschaft, aktuelles Visum/Status, Einreisedatum, frühere Anträge, etwaige Abschiebungsverfahren |
| Nachlassplanung | Familienstruktur, Angehörige, ungefähres Vermögen, bestehende Dokumente (Testament, Trust, Vollmacht) |
| Geschäft/Unternehmen | Entitätstyp und Zuständigkeit, Art der Angelegenheit, beteiligte Parteien, relevante Fristen |
| Strafverteidigung | Anklagen, Verhaftungsdatum, Kautionsstatus, Gerichtstermine, frühere Verurteilungen (falls relevant) |
Ein Mandant, der “Nachlassplanung” aus Ihrem Dropdown-Menü auswählt, sollte niemals Felder zu seinem Verhaftungsdatum sehen. Bedingte Logik erledigt dies. Ein Formular, sauber an jede Situation angepasst.
Erstellung: Was PlatoForms übernimmt
Anstatt jeden Konfigurationsschritt durchzugehen, hier, wie PlatoForms die spezifischen Probleme löst, die ein Aufnahmeformular für Anwaltskanzleien lösen muss.
Haben Sie bereits ein Papier- oder PDF-Aufnahmeformular? Wenn Ihre Kanzlei seit Jahren ein Word- oder PDF-Aufnahmeformular verwendet, müssen Sie nicht von vorne anfangen. PlatoForms kann Ihr bestehendes PDF direkt in ein Online-Formular umwandeln. Felder werden automatisch erkannt, und Sie können bedingte Logik, ein Unterschriftsfeld und Routing auf der bestehenden Struktur hinzufügen.
Das Problem mit dem Routing der Interessenkollision. Verwenden Sie Logik-basiertes E-Mail-Routing, um Felder der Gegenpartei direkt an Ihren Konfliktparalegal zu senden, sobald ein Formular eingereicht wird. Parallel zur Mandantenbestätigung, bevor jemand in der Kanzlei es berührt hat. Kein Warten, kein Erinnern.
Das Problem mit mehreren Praxisbereichen. Das Logik-Panel behandelt die Anzeige bedingter Felder. Ein Formular, ein Dropdown-Menü oben, und jeder Praxisbereich zeigt nur seinen relevanten Abschnitt. Sie pflegen ein Formular statt sechs.
Das Problem der Dokumentensammlung. Einwanderungs- und Geschäftsanliegen erfordern oft Dokumente bei der Aufnahme. Fügen Sie Datei-Upload-Felder mit Typ- und Größenbeschränkungen hinzu, damit Mandanten sie bei der Einreichung anhängen können, anstatt in einer nachfolgenden E-Mail-Kette.
Das Problem “Was soll ich fragen?” Wenn Sie unsicher sind, wie Sie die praxisbereichsspezifischen Felder strukturieren sollen, verwenden Sie den AI Form Generator. Beschreiben Sie, was Sie benötigen. “Einen Abschnitt für die Aufnahme im Familienrecht, der Familienstand, Kinder und bestehende Gerichtsbeschlüsse abdeckt.” Und es erstellt die Feldstruktur. Sie bearbeiten von dort aus.
Das Problem mit der Unterschrift und dem Prüfpfad. Das Unterschriftsfeld ermöglicht es Mandanten, den Haftungsausschluss und die Einverständniserklärung digital von jedem Gerät aus zu unterschreiben. PlatoForms erstellt ein Unterschriftszertifikat für jede Einreichung mit Zeitstempel und Formulardaten. Wenn die Gültigkeit der Aufnahmebestätigung jemals in Frage gestellt wird, haben Sie einen sauberen Nachweis.
Das Problem der Dokumentenerstellung nach der Aufnahme. Sobald ein Mandant sein Aufnahmeformular eingereicht hat, müssen viele Kanzleien sofort ein Folge-Dokument erstellen. Eine Fallzusammenfassung, ein Mandanten-Onboarding-Schreiben oder eine Gebührenmitteilung. PDF-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, ein PDF-Ausgabeformat direkt in Ihrem Webformular zu gestalten. Fügen Sie statischen Text, dynamische Variablen aus der Einreichung (Mandantenname, Kontaktdaten, Angelegenheitstyp, Einreichungsdatum) hinzu und steuern Sie Layoutdetails wie Ränder und Kopfzeilen. Wenn das Formular eingereicht wird, wird das PDF aus dieser Vorlage generiert. Keine vorhandene PDF-Datei erforderlich, kein Kopieren und Einfügen. Finden Sie es im Form Editor → Mehr (⋯) → PDF-Vorlage.
Das Problem “Sie haben unser Formular nie erhalten”. Formularbenachrichtigungen sendet eine gebrandete Bestätigung an den Mandanten sofort nach der Einreichung. Was als nächstes passiert, wann sie zurückhören, was sie zur Beratung mitbringen sollen. Dies eliminiert die meisten “Haben Sie mein Formular erhalten?"-Nachverfolgungsanrufe und setzt einen professionellen Ton, bevor jemand aus Ihrem Team mit ihnen gesprochen hat.
Das Zugangsproblem. Betten Sie das Formular direkt auf den Kontakt- oder Praxisbereichsseiten Ihrer Website ein. Potenzielle Mandanten, die von einem Kollegen um 21 Uhr empfohlen wurden, können den Aufnahmeprozess sofort starten. Für Mandanten auf Mobilgeräten, die sich möglicherweise in einer stressigen Situation befinden und dies auf ihrem Telefon ausfüllen, bietet ein Konversationslayout eine Frage nach der anderen und hat tendenziell deutlich höhere Abschlussraten.
Beginnen Sie mit der Vorlage für das Aufnahmeformular für juristische Mandanten und passen Sie sie von dort aus an, oder durchsuchen Sie die umfassendere PlatoForms-Bibliothek für juristische Formulare.
Profi-Tipp — Aufnahme mit hohem Volumen (Rechtsbeihilfe, Kanzleien mit mehreren Standorten): Wenn Ihre Kanzlei eine große Anzahl von wiederkehrenden Mandanten bearbeitet oder Aufnahmeformulare an eine bekannte Liste von Personen senden muss. Zum Beispiel bestehende Mandanten, deren Informationen aktualisiert werden müssen. Massen-Vorbefüllung ermöglicht es Ihnen, eine CSV hochzuladen und Hunderte von vorab ausgefüllten Formulareinladungen auf einmal zu generieren. Jeder Mandant erhält einen Link zu einem Formular, das bereits mit seinem Namen, Kontaktdaten und allen anderen bekannten Feldern ausgefüllt ist. Sie müssen nur die fehlenden Informationen ausfüllen und unterschreiben.
Bevor Sie veröffentlichen: Eine Checkliste
Gehen Sie dies durch, bevor Ihr Aufnahmeformular live geht.
Inhalt
- Felder der Gegenpartei sind vorhanden und klar gekennzeichnet
- Praxisbereichs-Dropdown löst die richtigen bedingten Abschnitte aus
- Haftungsausschluss ist korrekt und gibt ausdrücklich an, dass keine Mandatsbeziehung entsteht
- Vertraulichkeitshinweis ist enthalten
- Unterschriftsfeld ist vor der Einreichung erforderlich
Prozess
- Felder zur Interessenkollision werden automatisch an die richtige Person in Ihrer Kanzlei weitergeleitet
- Mandant erhält eine automatische Bestätigungs-E-Mail mit den nächsten Schritten
- Einreichung löst eine Benachrichtigung an die Person aus, die Beratungen plant
- Abgeschlossene Einreichungen werden an einem zugänglichen Ort gespeichert (nicht nur in einem E-Mail-Posteingang)
Benutzerfreundlichkeit
- Jemand außerhalb Ihres Teams hat das Formular auf einem Mobilgerät getestet
- Juristischer Jargon wurde, wo möglich, durch einfache Sprache ersetzt
- Erforderliche Felder sind auf das beschränkt, was tatsächlich für das Screening benötigt wird
- Das Formular kann in weniger als zehn Minuten ausgefüllt werden
Eine letzte Sache
Ein Aufnahmeformular für Mandanten ist auch ein erster Eindruck. Mandanten, die Ihre Kanzlei in Betracht ziehen, befinden sich oft in stressigen Situationen. Sie haben mit einem Unfall, einer Trennung, einem Einwanderungsproblem oder einem Nachlass zu tun. Das Formular, mit dem sie interagieren, bevor sie mit jemandem gesprochen haben, setzt den Ton.
Ein Formular, das klar ist, sinnvolle Fragen stellt und ihnen genau sagt, was als nächstes passiert, kommuniziert etwas Wichtiges: dass Ihre Kanzlei organisiert ist und ihre Situation ernst nimmt. Ein Formular, das verwirrend ist, nach Dingen fragt, die es nicht erklärt, oder nach der Einreichung schweigt, kommuniziert das Gegenteil.
Die Technologie ist einfach. Die Disziplin, es einfach, gut gepflegt und mandantenorientiert zu halten, ist das, was Aufnahmeformulare, die funktionieren, von denen trennt, die Staub sammeln.
Suchen Sie nach weiteren juristischen Formularvorlagen? PlatoForms bietet auch Vorlagen für Geheimhaltungsvereinbarungen, Anwalt-Zeiterfassungsbögen und Vorladungsformulare.
