これは多くの事務所管理者が認識するシナリオです。
月曜日の朝、見込みクライアントが連絡フォームを提出します。パラリーガルが電話でフォローアップし、20分間メモを取り、木曜日に相談を予定します。
水曜日に誰かがコンフリクトチェックを実行することを思い出し、相手方が現在のクライアントであることが判明します。相談はキャンセルされます。
木曜日の午後を空けて町を横断してきた見込みクライアントは、当然ながら不満を感じます。
問題は？ これは、インテークプロセスが事務所の利便性を中心に構築されているために起こります。インテークプロセスが実際にすべきことを中心に構築されていないのです。
優れたデザインのクライアントインテークフォームは、単に連絡先情報を集めるだけではありません。
電話を取る前にコンフリクトチェックを実行します。ケースが事務所の専門分野に合っているかどうかを、1時間かけて評価する前に教えてくれます。
クライアントが機密情報を一切共有する前に、機密保持の確認に署名をもらいます。
そして、それらのほとんどを自動的に行い、チームの誰も追いかける必要がありません。
このガイドは、そのフォームを構築する方法についてです。
クライアントインテークフォームの本当の役割
インテークフォームについての多くの記事は、それを「情報収集」として捉えています。それは事実ですが、不完全です。法律事務所のインテークフォームには4つの明確な役割があり、ほとんどの事務所はそのうちの1つだけを設計しています。
役割1: ケースのスクリーニング。 これは事務所が扱う案件ですか？優先順位をつけるほど緊急ですか？クライアントの状況は地理的管轄または専門分野に該当しますか？優れたインテークフォームは、チームの誰も関係に時間を投資する前にこれを明らかにします。
役割2: コンフリクトチェックの実行。 これは最も重要で、最も無視されがちな機能です。コンフリクトがないことを確認するまで、相談を確定することはできません。これは、クライアントだけでなく、相手方の名前が必要です。ほとんどのインテークフォームはそれを尋ねません。
役割3: 弁護士の準備。 弁護士が相談に入る時点で、案件の種類、主要な事実、関与者、提出されたものがあるかどうかを知っているべきです。相談中に初めてこれを学ぶ場合、フォームは失敗しています。
役割4: 期待の設定。 クライアントは、機密情報を共有する前に、フォームの提出が弁護士-クライアント関係を形成しないことを理解しているべきです。しかし、彼らが共有するものは機密として扱われます。これにより、事務所を保護し、クライアントに正直に進むために必要な情報を提供します。
ほとんどの事務所が忘れるフィールド
完全なフィールドリストに進む前に、コンフリクトチェックについて話しましょう。これは、ほとんどの法律事務所のインテークフォームにおける最大の運用上のギャップです。
コンフリクトチェックを実行するには、次のものが必要です。
- 相手方のフルネーム（または複数の当事者）
- 関連するビジネスエンティティの名前
- 事件に関与する重要な第三者の名前
ほとんどのインテークフォームは、クライアントの詳細を徹底的に収集し、「法的問題を説明してください」という単一のオープンテキストボックスを残します。その説明には、相手方が名前で言及されるかもしれませんし、まったく言及されないかもしれません。それからコンフリクトチェックを行うのは推測です。
相手方のフィールドを構造化フィールドとして構築し、事務所でコンフリクトを担当する人に直接ルーティングします。フォームの提出が新しい問い合わせが来た瞬間にコンフリクトパラリーガルに自動メールをトリガーする場合、見込みクライアントが確認メールを受け取る前にコンフリクトチェックが完了します。これは、木曜日の相談を水曜日にキャンセルするのと、最初から予定しないことの違いです。
含めるべきもの: フィールドごとの内訳
連絡先と身元
| フィールド | メモ |
|---|---|
| 法的なフルネーム | コンフリクトチェックとファイル作成に必要 |
| 生年月日 | 身元確認や一部のケースタイプに役立ちます |
| 自宅住所 | 管轄の質問に必要です — 住所オートコンプリートを使用してタイプミスを減らし、完了を迅速化します |
| 電話番号 | 可能であれば、希望する連絡時間を含めます |
| メールアドレス | 確認とフォローアップに使用されます |
| 希望する連絡方法 | 電話対メール — クライアントには強い好みがあります |
| どのようにして私たちを知りましたか？ | 紹介追跡に役立ちます。また、紹介関係を示します |
ケース情報
| フィールド | メモ |
|---|---|
| プラクティスエリア/案件タイプ | ドロップダウンを使用します — これにより条件付きフィールドがトリガーされます |
| 問題の簡単な説明 | オープンエンドにしておきます。クロスエグザミネーションをしているわけではありません |
| 事件の日付または重要な日付 | 時効のスクリーニングに重要です |
| 法的手続きが始まっていますか？ | はい/いいえ; もし「はい」なら、裁判所名、ケース番号、次の日付を収集します |
| この件の以前の弁護士はいますか？ | はい/いいえ; もし「はい」なら、名前と変更理由を収集します |
コンフリクトチェックフィールド（スキップしないでください）
| フィールド | メモ |
|---|---|
| 相手方のフルネーム | ほとんどのフォームが忘れるフィールド |
| 相手方の組織（ある場合） | ビジネス紛争、雇用問題などに使用します |
| その他の重要な関係者 | 証人、共同被告、第三者保険会社 |
請求と期待
| フィールド | メモ |
|---|---|
| 事件の緊急性 | スケジュールと優先順位付けに役立ちます |
| クライアントは以前に弁護士と仕事をしたことがありますか？ | 相談の現実的な期待を設定します |
| 希望する請求方法 | 事務所がオプションを提供している場合のみ尋ねます |
免責事項と同意
これはフィールドというよりも、署名の前に表示される必要があるセクションです:
このフォームの提出は[事務所名]との弁護士-クライアント関係を形成しません。提供された情報は機密として扱われます。弊社は提出内容を確認し、次のステップについてご連絡いたします。代理をお断りする権利を留保します。
これに続けて:
- チェックボックス: 「上記を読み、理解しました」
- 署名フィールド: クライアントの承認
プラクティスエリアの違いを一目で
上記のコアセクションはすべてのインテークフォームに適用されます。プラクティスエリアによって変わるのは、相談前に必要なケース固有の詳細です。各エリアごとに別のフォームを作成するのではなく、クライアントが選択した内容に基づいて関連フィールドのみを表示する条件付きロジックを使用します。
| プラクティスエリア | 主要な追加フィールド |
|---|---|
| 人身傷害 | 事件の日付/場所、怪我の種類、現在の治療、提出された保険請求、証人 |
| 家族法 | 婚姻状況、結婚日、子供の年齢、既存の裁判所命令、資産の概略 |
| 移民 | 市民権、現在のビザ/ステータス、入国日、以前の申請、追放手続きの有無 |
| 遺産計画 | 家族構成、扶養家族、概算資産、既存の文書（遺言、信託、委任状） |
| ビジネス/法人 | エンティティタイプと管轄、事案の性質、関与者、関連する締め切り |
| 刑事弁護 | 起訴内容、逮捕日、保釈状況、裁判日、以前の有罪判決（関連する場合） |
クライアントがドロップダウンから「遺産計画」を選択した場合、逮捕日のフィールドを表示することはありません。条件付きロジックがこれを処理します。1つのフォームで、各状況にクリーンに適応します。
構築する: PlatoFormsが処理すること
すべての設定手順を説明するのではなく、PlatoFormsが法律事務所のインテークフォームが解決する必要がある特定の問題にどのように対処するかを紹介します。
すでに紙またはPDFのインテークフォームがありますか？ 事務所が長年WordまたはPDFのインテークフォームを使用している場合、ゼロから始める必要はありません。PlatoFormsは既存のPDFを直接オンラインフォームに変換できます — フィールドは自動的に検出され、条件付きロジック、署名フィールド、ルーティングを既存の構造の上に追加できます。
コンフリクトチェックルーティングの問題。 ロジックベースのメールルーティングを使用して、フォームが提出された瞬間に相手方のフィールドをコンフリクトパラリーガルに直接送信します — クライアントの確認と並行して、事務所の誰も触れる前に。待ち時間なし、思い出す必要なし。
複数のプラクティスエリアの問題。 ロジックパネルは条件付きフィールド表示を処理します。1つのフォーム、上部にドロップダウンがあり、各プラクティスエリアはその関連セクションのみを表示します。6つのフォームではなく1つのフォームを維持します。
ドキュメント収集の問題。 移民やビジネスの案件では、インテーク時にドキュメントが必要なことがよくあります — パスポートのコピー、法人設立文書、以前の命令。クライアントが提出時にそれらを添付できるように、ファイルアップロードフィールドをタイプとサイズの制限付きで追加します。
「何を尋ねるべきか？」の問題。 プラクティスエリア固有のフィールドをどのように構成するか不明な場合は、AIフォームジェネレーターを使用します。必要なものを説明します — 「婚姻状況、子供、既存の裁判所命令をカバーする家族法インテークのセクション」 — そしてフィールド構造を構築します。そこから編集します。
署名と監査証跡の問題。 署名フィールドを使用すると、クライアントはどのデバイスからでも免責事項と同意確認にデジタル署名できます。PlatoFormsは、各提出に対してタイムスタンプとフォームデータを含む署名証明書を生成します。インテーク確認の有効性が疑問視された場合、クリーンな記録があります。
インテーク後のドキュメント生成の問題。 クライアントがインテークフォームを提出した後、多くの事務所はすぐにフォローアップドキュメント — ケースサマリー、クライアントオンボーディングレター、料金通知 — を生成する必要があります。 PDFテンプレートを使用して、ウェブフォーム内で直接PDF出力形式を設計します: 静的テキスト、提出から引き出された動的変数（クライアント名、連絡先情報、案件タイプ、提出日）を追加し、余白やヘッダーなどのレイアウト詳細を制御します。フォームが提出されると、そのテンプレートからPDFが生成されます。既存のPDFファイルは不要で、コピー＆ペーストも不要です。フォームエディター → その他 (⋯) → PDFテンプレートで見つけてください。
「彼らは私たちのフォームを受け取っていない」問題。 フォーム通知は、提出時にクライアントにブランド化された確認を即座に送信します — 次に何が起こるか、いつ連絡があるか、相談に持参するもの。これにより、「フォームを受け取りましたか？」というフォローアップコールのほとんどが排除され、チームの誰もが話す前にプロフェッショナルなトーンを設定します。
アクセスの問題。 フォームを埋め込むことで、ウェブサイトの連絡先ページやプラクティスエリアページに直接配置します。午後9時に同僚から紹介された見込みクライアントは、すぐにインテークプロセスを開始できます。ストレスの多い状況にあるかもしれないモバイルクライアントにとっては、会話型レイアウトが1つの質問を一度に提示し、完了率が大幅に向上する傾向があります。
法律クライアントインテークフォームテンプレートから始めてカスタマイズするか、PlatoFormsの法律フォームライブラリを閲覧してください。
プロのヒント — 高ボリュームのインテーク（法的支援、多拠点事務所）: 事務所が多数のリピートクライアントを扱う場合、または既知のリストの人々にインテークフォームを送信する必要がある場合 — 例えば、情報を更新する必要がある既存のクライアント — 一括プリフィルを使用すると、CSVをアップロードして一度に何百ものプリポピュレートされたフォーム招待を生成できます。各クライアントは、名前、連絡先情報、および他の既知のフィールドで既に埋められたフォームへのリンクを受け取ります。不足している情報を入力して署名するだけで済みます。
公開前のチェックリスト
インテークフォームが公開される前にこれを実行してください。
コンテンツ
- 相手方フィールドが存在し、明確にラベル付けされている
- プラクティスエリアのドロップダウンが正しい条件付きセクションをトリガーする
- 免責事項が正確で、弁護士-クライアント関係が形成されないことを明示している
- 機密保持通知が含まれている
- 提出前に署名フィールドが必須である
プロセス
- コンフリクトチェックフィールドが事務所の適切な人物に自動的にルーティングされる
- クライアントが次のステップを含む自動確認メールを受け取る
- 提出が相談をスケジュールする人物への通知をトリガーする
- 完了した提出がアクセス可能な場所に保存される（メールボックスだけでなく）
使いやすさ
- チーム外の誰かがモバイルデバイスでフォームをテストした
- 法律用語が可能な限り平易な言葉に置き換えられている
- 必須フィールドはスクリーニングに実際に必要なものに限定されている
- フォームは10分以内に完了できる
最後に一言
クライアントインテークフォームは、最初の印象でもあります。事務所を検討しているクライアントは、多くの場合、ストレスの多い状況にあります — 事故、別居、移民問題、または遺産の問題に直面しています。誰かと話す前に彼らが触れるフォームがトーンを設定します。
明確で、合理的な質問をし、次に何が起こるかを正確に伝えるフォームは、重要なことを伝えます: 事務所が組織されており、彼らの状況を真剣に受け止めていることです。混乱し、説明のないものを求め、提出後に沈黙するフォームはその逆を伝えます。
技術は簡単です。それをシンプルに保ち、よくメンテナンスし、クライアント中心に保つための規律が、機能するインテークフォームとほこりを集めるインテークフォームを分けます。
さらに多くの法律フォームテンプレートをお探しですか？PlatoFormsにはNDA契約、弁護士タイムシート、召喚状記録フォームのテンプレートもあります。
