Für öffentliche Verantwortung gebaut

Die meisten Regierungsmitarbeiter und Non-Profits haben bereits Dutzende oder Hunderte von PDF-Formularen – Genehmigungen, Anträge, Registrierungsformulare, Compliance-Dokumente. Anstatt von Grund auf neu zu erstellen, wandeln Sie Ihre bestehenden PDFs mit KI-Felderkennung in Online-Formulare um.

Wählen Sie Ihren Weg: Webformulare erstellen responsive, mobiloptimierte Layouts, die perfekt für Bürger sind, die Dienste auf jedem Gerät nutzen. Ausfüllbare PDF-Formulare bewahren Ihr genaues Design – ideal, wenn Sie vorab genehmigte Layouts, vorgeschriebene Formatierungen oder Benutzer haben, die das vertraute Dokumentenbild erwarten. Beide Wege liefern zugängliche, konforme Formulare in Minuten, wobei die KI die Hauptarbeit übernimmt.

Lange Formulare für öffentliche Dienste führen oft zu Abbrüchen, insbesondere auf mobilen Geräten. Die konversationellen Formulare von PlatoForms stellen eine Frage nach der anderen, verbergen irrelevante Abschnitte und führen Antragsteller Schritt für Schritt. Wandeln Sie jeden Antrag, Intake oder Umfrage mit einem Klick in den Konversationsmodus um – kein Redesign erforderlich. Passen Sie Themen und Stil an, um die Identität Ihrer Organisation widerzuspiegeln, während Sie die Zugänglichkeit verbessern, Fehler reduzieren und die Abschlussquote erhöhen.

PlatoForms unterstützt sichere elektronische Signaturen mit Signaturzertifikaten, um die Dokumentenintegrität und rechtliche Glaubwürdigkeit für den öffentlichen Sektor zu gewährleisten. Automatisieren Sie mehrstufige Genehmigungs-Workflows für Genehmigungen, Finanzierungsanfragen, interne Überprüfungen und Compliance-Abzeichnungen. Jeder Schritt kann ein Signaturzertifikat enthalten, um Verzögerungen zu reduzieren und gleichzeitig Verantwortung und Prüfpfade zu wahren.

Regierungsmitarbeiter und Non-Profits haben oft teilweise Informationen in ihren Akten – Genehmigungsinhaber, die Lizenzen erneuern, Programmteilnehmer, die sich erneut anmelden, oder Stipendiaten, die Fortschrittsberichte einreichen. Anstatt sie von vorne beginnen zu lassen, senden Sie vorab ausgefüllte Formulare mit bereits ausgefüllten bekannten Details.

Füllen Sie Namen, Fallnummern, Adressen oder frühere Antragsdaten vorab aus, um die Belastung zu reduzieren und die Fertigstellung zu beschleunigen. Kontrollieren Sie, was Empfänger bearbeiten können – markieren Sie sensible Felder als schreibgeschützt oder verbergen Sie sie vollständig, um die Datenintegrität zu schützen. Senden Sie Formulare einzeln oder in großen Mengen über E-Mail-Einladungslinks und verfolgen Sie die Zustellung, Öffnungen und Einreichungen in Echtzeit. Ideal für Genehmigungserneuerungen, Leistungsrezertifizierungen, jährliche Berichterstattung, Freiwilligeneinführungen oder jeden Prozess, bei dem Sie bereits einige Bewerberdetails kennen. Keine Downloads erforderlich – Empfänger erledigen alles online, und Sie erhalten sauberere Daten mit weniger Fehlern und schnelleren Durchlaufzeiten.

Viele Regierungs- und Non-Profit-Prozesse erfordern, dass Antragsteller mehrere Formulare mit überlappenden Informationen ausfüllen – Geschäftslizenzen mit separaten Steuerformularen, Stipendienanträge mit Budgetarbeitsblättern oder Genehmigungsanträge mit ergänzenden Erklärungen. Bürger dazu zu bringen, ihren Namen, ihre Adresse und ihre Unterschrift in fünf verschiedenen PDFs erneut einzugeben, schafft unnötige Belastungen und Fehler.

Das Master-Formular von PlatoForms löst dies, indem es ein Eingabeformular mit mehreren PDF-Dokumenten verbindet. Bürger füllen ihre Informationen einmal aus, und das System füllt automatisch alle verbundenen Dokumente aus – und liefert ein vollständiges Paket als einzelne ZIP-Datei. Perfekt für Geschäftslizenzbündel, umfassende Stipendienanträge, mehrteilige Genehmigungsprozesse oder jeden Workflow, bei dem ein Antragsteller mehrere verwandte Dokumente ausfüllen muss. Gestalten Sie Felder einmal, verwenden Sie sie überall wieder und eliminieren Sie wiederholte Dateneingaben sowohl für Bürger als auch für Mitarbeiter.

PlatoForms hilft Regierungsmitarbeitern und Non-Profit-Organisationen, Einreichungsdaten sicher in ihre bestehenden Systeme zu übertragen – ohne manuelle Neueingabe oder doppelte Arbeit. Eingereichte Formulare und Dokumente können automatisch mit Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box für eine strukturierte Archivierung synchronisiert werden, während Workflows über Zapier, Make oder Pabbly automatisiert werden können, um interne Überprüfungen, Genehmigungen und Nachverfolgungen zu unterstützen. Für komplexere oder regulierte Umgebungen unterstützt PlatoForms auch API und Webhooks, um strukturierte Daten direkt in interne Datenbanken oder Fallmanagementsysteme zu übertragen. Daten können als CSV, JSON oder PDFs exportiert werden, was es einfacher macht, Berichtsanforderungen, Compliance-Standards und Prüfungsbedürfnisse zu erfüllen.

Komplexe Regierungs- und Non-Profit-Formulare profitieren von intelligenten Funktionen, die die Abschlussraten verbessern und sensible Informationen schützen. Die bedingte Logik von PlatoForms erstellt dynamische Formulare, die sich in Echtzeit anpassen – Felder basierend auf den Antworten der Antragsteller anzeigen oder ausblenden. Ein Genehmigungsantrag kann nur für Gewerbeimmobilien Zonenfragen anzeigen, oder ein Stipendienformular kann Budgetfelder nur dann anzeigen, wenn bestimmte Finanzierungstypen ausgewählt sind, um Verwirrung zu vermeiden und Abbrüche zu reduzieren.

Für umfangreiche Anträge wie umfassende Stipendienanträge oder mehrteilige Genehmigungspakete ermöglicht die Speichern-für-später-Funktion Bürgern, innerhalb eines konfigurierbaren Ablaufzeitraums (1 bis 180 Tage oder unbegrenzt) zu pausieren und zurückzukehren. Antragsteller erhalten einen einzigartigen Link, um genau dort fortzufahren, wo sie aufgehört haben – entscheidend für Prozesse, die unterstützende Dokumente, Finanzunterlagen oder Stakeholder-Eingaben erfordern. Kombinieren Sie dies mit Passcode-Schutz, um den Zugriff zu sichern: Setzen Sie Formular-Passcodes für öffentlich zugängliche Anwendungen oder fügen Sie Passcode-Anforderungen zu gespeicherten Links und geteilten Einreichungs-URLs hinzu. Zusammen reduzieren diese Funktionen die Hürden für Antragsteller, während sie den Behörden die Kontrolle über den Datenzugriff, die Formularverfügbarkeit und die Fertigstellungsfristen geben.