Einen Vertrag zur Unterschrift zu senden, sollte nicht bedeuten, ihn auszudrucken, zu scannen und E-Mail-Anhänge zu verfolgen. Mit PlatoForms füllt die andere Partei den Vertrag in ihrem Browser aus und unterschreibt ihn, und Sie erhalten das ausgefüllte PDF zusammen mit einem Unterschriftenzertifikat zurück, das aufzeichnet, wie es unterschrieben wurde.
Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie man einen Vertrag zur elektronischen Unterschrift sendet und was man erhält, sobald er unterschrieben ist.
Inhaltsverzeichnis:
1. Warum Verträge zur elektronischen Unterschrift senden?
2. Was bedeutet Online-Vertragssignierung in PlatoForms
3. Wie man einen Vertrag zur elektronischen Unterschrift sendet
4. Was Sie erhalten, nachdem sie unterschrieben haben
Warum Verträge zur elektronischen Unterschrift senden?
- Schnellere Abwicklung. Der Unterzeichner öffnet einen Link, füllt den Vertrag aus und unterschreibt auf einem Telefon oder Computer. Nichts zum Drucken, Scannen oder Versenden.
- Funktioniert für entfernte Unterzeichner. Kunden, Auftragnehmer und neue Mitarbeiter können unterschreiben, wo immer sie sind.
- Ein Datensatz. Das unterschriebene PDF, die Antworten und das Unterschriftenzertifikat bleiben zusammen mit der Einreichung, sodass Sie sie nicht aus verschiedenen Postfächern und Tools sammeln müssen.
Was bedeutet Online-Vertragssignierung in PlatoForms
Der Unterzeichner füllt das gleiche PDF oder Webformular aus und unterschreibt es, das Sie senden. Es gibt kein separates Signatur-Tool, das eingerichtet werden muss.
PlatoForms-Signaturen sind einfache elektronische Signaturen, die durch aufgezeichnete Beweise gestützt werden. Die Beweise werden in einem Unterschriftenzertifikat erfasst. Sie sind keine PKI-Digitalsignaturen oder qualifizierten Signaturen, und die Identität des Unterzeichners wird nicht mit einem Ausweisdokument oder einem Textnachrichtencode überprüft. Wenn Sie den Hintergrund darüber erfahren möchten, wie sich elektronische und digitale Signaturen unterscheiden, lesen Sie was eine elektronische Signatur ist. Für die rechtliche Seite siehe Rechtlich bindende elektronische Signaturen.
Wie man einen Vertrag zur elektronischen Unterschrift sendet
1. Verwandeln Sie Ihren Vertrag in ein Formular
Beginnen Sie mit dem Vertrag, den Sie bereits verwenden. Laden Sie das PDF hoch und machen Sie es ausfüllbar, sodass der Unterzeichner das gleiche Layout ausfüllt und Sie das gleiche PDF zurückerhalten. Oder erstellen Sie ein Webformular, wenn Sie ein Formular bevorzugen, das sich auf Handys anpasst.
2. Fügen Sie ein Unterschriftenfeld hinzu
Fügen Sie im Formular-Builder ein Unterschriften-Feld hinzu, wo der Vertrag unterschrieben werden muss. Der Unterzeichner kann seine Unterschrift zeichnen, tippen oder hochladen.
Unter dem Unterschriftenfeld sieht der Unterzeichner einen Ein-Satz-Zustimmungshinweis. Standardmäßig lautet er:
Durch das Unterschreiben und Einreichen dieses Formulars stimme ich zu, elektronisch zu unterschreiben, mit der gleichen rechtlichen Wirkung wie bei einer handschriftlichen Unterschrift.
Sie können den Wortlaut im Zustimmungshinweis des Unterschriftenfeldes bearbeiten. Bei Formularen, die seit dem Zertifikats-Upgrade im September 2026 erstellt wurden, wird jedes Unterschriftenfeld im Zertifikat aufgenommen, sodass es keine zusätzliche Option gibt, die im Feld aktiviert werden muss.
3. Senden Sie es per Einladung oder in einem Workflow, mit aktiviertem Zertifikat
Das Unterschriftenzertifikat ist in kostenpflichtigen Plänen verfügbar.
Wie Sie den Vertrag senden, entscheidet, ob Sie ein Unterschriftenzertifikat erhalten. Ein Zertifikat wird nur erstellt, wenn PlatoForms weiß, wer zur Unterschrift aufgefordert wurde:
-
Ein Unterzeichner: Senden Sie eine Einladung. Im Einladungs-Panel des Formulars lassen Sie Tracking-Einladung aktiviert und schalten Signaturzertifikat ein, bevor Sie senden.
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Mehrere Personen, in Reihenfolge: Verwenden Sie einen Workflow, zum Beispiel, wenn ein Manager den Vertrag genehmigt, bevor der Kunde unterschreibt. Schalten Sie im Schritt, der die Unterschrift sammelt, Signaturzertifikat erstellen ein. Für den ersten Schritt eines Workflows aktivieren Sie das Zertifikat stattdessen in der Einladung.
Ein Formular, das über seinen öffentlichen Link ausgefüllt wird, erzeugt kein Zertifikat, da es keinen Nachweis darüber gibt, wer den Link erhalten hat.
4. Der Unterzeichner füllt aus und unterschreibt
Der Unterzeichner öffnet den Link aus seiner E-Mail, füllt den Vertrag aus und unterschreibt. Der Zustimmungshinweis erscheint unter dem Unterschriftenfeld, im eigenen Stil und in der Sprache des Formulars. Das Einreichen des Formulars vervollständigt die Unterschrift.
5. Laden Sie den unterschriebenen Vertrag und sein Zertifikat herunter
Auf der Einreichungen-Seite öffnen Sie die Aktionen der Einreichung, um das unterschriebene PDF herunterzuladen, das Unterschriftenzertifikat herunterzuladen oder auf Unterschriften online verifizieren zu klicken. Die Standard-Benachrichtigungs-E-Mail fügt auch das Zertifikat bei. Formulare, die erstellt wurden, bevor dies zur Standardeinstellung wurde, benötigen zwei Variablen im E-Mail-Text.
Was Sie erhalten, nachdem sie unterschrieben haben
Das Unterschriftenzertifikat zeichnet auf:
- Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, die Uhrzeit der Unterschrift sowie seine IP-Adresse und seinen Browser.
- Den Zustimmungshinweis genau so, wie er ihn gesehen hat.
- Den Fingerabdruck des unterschriebenen PDFs.
- Eine manipulationssichere Zeitleiste der Unterschrift, vom Öffnen des Links bis zur Einreichung.
Jedes Zertifikat verlinkt auf eine öffentliche Verifizierungsseite. Jeder, der den unterschriebenen Vertrag besitzt, kann ihn dort hochladen, um zu bestätigen, dass es sich um die Datei handelt, die unterschrieben wurde, ohne ein PlatoForms-Konto. Eine Kopie des Zertifikats wird auch für sieben Jahre in einem schreibgeschützten Speicher aufbewahrt.
Um zu sehen, wie man ein unterschriebenes PDF Schritt für Schritt überprüft, lesen Sie Wie kann ich beweisen, dass eine PlatoForms-E-Signatur gültig ist?.
Wann man eine andere Methode verwenden sollte
Viele alltägliche Geschäftsdokumente können auf diese Weise unterschrieben werden, wie Dienstleistungsverträge, Kundenverträge, Einverständniserklärungen und Onboarding-Dokumente. Einige Dokumente erfordern besondere Formalitäten oder fallen außerhalb der allgemeinen Regeln für elektronische Signaturen, abhängig von Ihrem Standort: zum Beispiel Testamente, bestimmte Vollmachten und Urkunden, notariell beglaubigte Dokumente und Dokumente, die bei Gericht eingereicht werden. Befolgen Sie die Regeln des zuständigen Gerichts, Registers oder der Behörde und holen Sie sich rechtlichen Rat, wo Sie ihn benötigen. Rechtlich bindende elektronische Signaturen listet die Dokumente und Länder auf, die überprüft werden sollten, bevor Sie sich auf eine einfache elektronische Signatur verlassen.
FAQ
Kann ein Vertrag elektronisch unterschrieben werden?
Im Allgemeinen ja. Viele Gerichtsbarkeiten erkennen einfache elektronische Unterschriften für alltägliche Geschäftsdokumente an, vorbehaltlich der lokalen Gesetze, der Art des Dokuments und der Beweislage rund um die Unterschrift. Einige Dokumente erfordern besondere Formalitäten, wie Testamente, bestimmte Vollmachten und notariell beglaubigte Dokumente, je nach Standort. Siehe Rechtlich bindende elektronische Signaturen für die zu überprüfenden Dokumente und Länder.
Brauche ich ein separates Tool für elektronische Unterschriften, um einen Vertrag zu senden?
Nein. In PlatoForms fügen Sie dem Vertragsformular ein Unterschriftenfeld hinzu und senden es per Einladung oder in einem Workflow mit aktiviertem Unterschriftenzertifikat. Sie erhalten das ausgefüllte PDF und sein Unterschriftenzertifikat am selben Ort zurück.
Erzeugt ein öffentlicher Formularlink ein Unterschriftenzertifikat?
Nein. Ein Zertifikat wird nur erstellt, wenn das Formular durch eine Einladung oder einen Workflow-Schritt mit aktiviertem Zertifikat gesendet wird, da nur dann PlatoForms weiß, wer zur Unterschrift aufgefordert wurde. Das Unterschriftenfeld funktioniert auch bei einem öffentlichen Link, jedoch ohne Zertifikat.
Wie aktiviere ich das Unterschriftenzertifikat?
Fügen Sie Ihrem Formular ein Unterschriftenfeld hinzu. Aktivieren Sie dann Tracking-Einladung und Signaturzertifikat im Einladungs-Panel des Formulars, bevor Sie es senden, oder aktivieren Sie Signaturzertifikat erstellen im Workflow-Schritt, der die Unterschrift sammelt. Bei Formularen, die seit dem Zertifikats-Upgrade im September 2026 erstellt wurden, gibt es keine Option pro Feld: Jedes Unterschriftenfeld wird im Zertifikat aufgenommen.
Senden Sie Ihren nächsten Vertrag zur Unterschrift
Verwandeln Sie den Vertrag, den Sie bereits verwenden, in ein ausfüllbares Formular, fügen Sie ein Unterschriftenfeld hinzu und senden Sie ihn mit einem Zertifikat. Erstellen Sie Ihr kostenloses PlatoForms-Konto und senden Sie heute Ihren ersten Vertrag.
