Enviar un contrato para firma no debería significar imprimirlo, escanearlo y perseguir adjuntos de correo electrónico. Con PlatoForms, la otra parte completa y firma el contrato en su navegador, y tú recibes el PDF completado junto con un certificado de firma que registra cómo fue firmado.
Esta guía muestra cómo enviar un contrato para firma electrónica, paso a paso, y qué obtienes una vez que está firmado.
Tabla de Contenidos:
1. ¿Por qué enviar contratos para firma electrónica?
2. Qué significa la firma de contratos en línea en PlatoForms
3. Cómo enviar un contrato para firma electrónica
4. Qué obtienes después de que firmen
¿Por qué enviar contratos para firma electrónica?
- Respuesta más rápida. El firmante abre un enlace, completa el contrato y firma en un teléfono o computadora. Nada que imprimir, escanear o enviar por correo.
- Funciona para firmantes remotos. Clientes, contratistas y nuevos empleados pueden firmar dondequiera que estén.
- Un solo registro. El PDF firmado, las respuestas y el certificado de firma permanecen juntos con la presentación, por lo que no tienes que recogerlos de diferentes bandejas de entrada y herramientas.
Qué significa la firma de contratos en línea en PlatoForms
El firmante completa y firma el mismo PDF o formulario web que envías. No hay una herramienta de firma separada que configurar.
Las firmas de PlatoForms son firmas electrónicas simples respaldadas por evidencia registrada. La evidencia se captura en un certificado de firma. No son firmas digitales PKI ni firmas cualificadas, y la identidad del firmante no se verifica con un documento de identificación o un código de mensaje de texto. Si deseas más información sobre cómo difieren las firmas electrónicas y digitales, lee qué es una firma electrónica. Para el aspecto legal, consulta Firmas electrónicas legalmente vinculantes.
Cómo enviar un contrato para firma electrónica
1. Convierte tu contrato en un formulario
Empieza con el contrato que ya usas. Sube el PDF y hazlo rellenable, para que el firmante complete el mismo diseño y recibas el mismo PDF de vuelta. O construye un formulario web si prefieres un formulario que se adapte a los teléfonos.
2. Agrega un campo de Firma
En el constructor de formularios, agrega un campo de Firma donde el contrato necesita ser firmado. El firmante puede dibujar, escribir o subir su firma.
Debajo del área de firma, el firmante ve un aviso de consentimiento de una sola oración. Por defecto, dice:
Al firmar y enviar este formulario, acepto firmar electrónicamente, con el mismo efecto legal que firmar a mano.
Puedes editar el texto en el Aviso de consentimiento del campo de Firma. En los formularios creados desde la actualización del certificado de septiembre de 2026, cada campo de Firma se incluye en el certificado, por lo que no hay una opción adicional para marcar en el campo.
3. Envíalo por invitación o en un flujo de trabajo, con el certificado activado
El certificado de firma está disponible en planes de pago.
La forma en que envías el contrato decide si obtienes un certificado de firma. Un certificado se crea solo cuando PlatoForms sabe quién fue solicitado para firmar:
-
Un firmante: envía una invitación. En el panel de Invitación del formulario, mantén Seguimiento de Invitación activado y activa Certificado de Firma antes de enviar.
-
Varias personas, en orden: usa un flujo de trabajo, por ejemplo, cuando un gerente aprueba el contrato antes de que el cliente firme. En el paso que recoge la firma, activa Crear certificado de firma. Para el primer paso de un flujo de trabajo, activa el certificado en la invitación en su lugar.
Un formulario completado desde su enlace público no produce certificado, porque no hay registro de quién recibió el enlace.
4. El firmante completa y firma
El firmante abre el enlace desde su correo electrónico, completa el contrato y firma. El aviso de consentimiento aparece debajo del área de firma, en el estilo y lenguaje propios del formulario. Enviar el formulario completa la firma.
5. Descarga el contrato firmado y su certificado
En la página de Envios, abre las acciones de la presentación para descargar el PDF firmado, descargar el certificado de firma o haz clic en Verificar firmas en línea. El correo electrónico de notificación predeterminado también adjunta el certificado. Los formularios creados antes de que esto se convirtiera en el predeterminado necesitan dos variables en el cuerpo del correo electrónico.
Qué obtienes después de que firmen
El certificado de firma registra:
- La dirección de correo electrónico del firmante, la hora de la firma, y su dirección IP y navegador.
- El aviso de consentimiento exactamente como lo vieron.
- La huella digital del PDF firmado.
- Una línea de tiempo a prueba de manipulaciones de la firma, desde la apertura del enlace hasta el envío.
Cada certificado enlaza a una página de verificación pública. Cualquiera que tenga el contrato firmado puede subirlo allí para confirmar que es el archivo que fue firmado, sin necesidad de una cuenta de PlatoForms. Una copia del certificado también se guarda en almacenamiento de solo escritura durante siete años.
Para ver cómo verificar un PDF firmado paso a paso, lee ¿Cómo puedo probar que una firma electrónica de PlatoForms es válida?.
Cuándo usar un método diferente
Muchos documentos comerciales cotidianos pueden ser firmados de esta manera, como acuerdos de servicio, contratos con clientes, formularios de consentimiento y papeleo de incorporación. Algunos documentos tienen formalidades especiales, o están fuera de las reglas generales de firma electrónica, dependiendo de dónde te encuentres: por ejemplo, testamentos, ciertos poderes notariales y escrituras, documentos notarizados y documentos presentados en el tribunal. Sigue las reglas del tribunal, registro o autoridad correspondiente, y obtén asesoría legal donde la necesites. Firmas electrónicas legalmente vinculantes enumera los documentos y países a verificar antes de confiar en una firma electrónica simple.
Preguntas Frecuentes
¿Se puede firmar un contrato electrónicamente?
En general, sí. Muchas jurisdicciones reconocen firmas electrónicas simples para contratos comerciales cotidianos, sujeto a la ley local, al tipo de documento y a la evidencia que rodea la firma. Algunos documentos tienen formalidades especiales, como testamentos, ciertos poderes notariales y documentos notarizados, dependiendo de dónde te encuentres. Consulta Firmas electrónicas legalmente vinculantes para los documentos y países a verificar.
¿Necesito una herramienta de firma electrónica separada para enviar un contrato?
No. En PlatoForms, agregas un campo de Firma al formulario del contrato y lo envías por invitación o en un flujo de trabajo con el certificado de firma activado. Recibes el PDF completado y su certificado de firma en el mismo lugar.
¿Un enlace público del formulario produce un certificado de firma?
No. Un certificado se crea solo cuando el formulario se envía a través de una invitación o un paso de flujo de trabajo con el certificado activado, porque solo entonces PlatoForms sabe quién fue solicitado para firmar. El campo de Firma aún funciona en un enlace público, sin un certificado.
¿Cómo activo el certificado de firma?
Agrega un campo de Firma a tu formulario. Luego, activa Seguimiento de Invitación y Certificado de Firma en el panel de Invitación del formulario antes de enviarlo, o activa Crear certificado de firma en el paso del flujo de trabajo que recoge la firma. En los formularios creados desde la actualización del certificado de septiembre de 2026, no hay opción por campo para marcar: cada campo de Firma se incluye en el certificado.
Envía tu próximo contrato para firma
Convierte el contrato que ya usas en un formulario rellenable, agrega un campo de Firma y envíalo con un certificado. Crea tu cuenta gratuita de PlatoForms y envía tu primer contrato hoy.
