Assinar um documento não significa mais imprimir, assinar à mão e escanear de volta. Hoje, muitos contratos, formulários de consentimento e acordos são assinados eletronicamente. Mas “assinatura eletrônica” abrange várias coisas diferentes, e os termos são fáceis de confundir.
Este guia explica o que é uma assinatura eletrônica, como ela difere de uma assinatura digital, quando é legalmente vinculativa e quais evidências a sustentam.
Índice
1. O que é uma assinatura eletrônica?
2. Assinaturas eletrônicas vs digitais
3. As assinaturas eletrônicas são legalmente vinculativas?
4. O que torna uma assinatura eletrônica válida
5. Como assinar um PDF ou formulário eletronicamente
O que é uma assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica, ou e-signature, é uma forma eletrônica de mostrar que você concorda com um documento. Nos EUA, o ESIGN Act a define como um som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um registro, e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assiná-lo.
Essa definição é ampla. Todos estes podem ser assinaturas eletrônicas:
- Digitar seu nome em uma caixa de assinatura.
- Desenhar sua assinatura em uma tela com o dedo, uma caneta ou um mouse.
- Carregar uma imagem de sua assinatura manuscrita.
- Clicar em um botão “Concordo”.
O que transforma qualquer um desses em uma assinatura é a intenção de assinar e o vínculo com um documento específico.
Assinaturas eletrônicas vs digitais
As pessoas frequentemente usam os dois termos como se significassem a mesma coisa. Não significam. Assinatura eletrônica é a categoria ampla. Uma assinatura digital é uma tecnologia específica dentro dela.
| Assinatura eletrônica simples | Assinatura digital (PKI) | |
|---|---|---|
| O que é | Qualquer marca ou processo eletrônico que demonstre intenção de assinar | Uma assinatura criptográfica feita com uma chave privada e verificada com a chave pública correspondente. No PKI, um certificado de uma autoridade certificadora vincula a chave ao assinante |
| Como o assinante é identificado | Por evidências como o link de e-mail que usaram, o horário e o dispositivo | Por um certificado digital vinculado ao assinante |
| Como a adulteração aparece | Depende da ferramenta. Com um certificado de assinatura, comparando a impressão digital do documento com a registrada na assinatura | A verificação falha se os dados assinados forem alterados após a assinatura |
| Uso típico | Contratos, formulários de consentimento, aplicações, documentos de integração, aprovações | Documentos que exigem uma assinatura avançada ou qualificada |
Onde a PlatoForms se encaixa: As assinaturas da PlatoForms são assinaturas eletrônicas simples respaldadas por evidências registradas. Elas não são assinaturas digitais PKI, e a identidade do assinante não é verificada com um documento de identidade ou um código de mensagem de texto. As evidências são capturadas em um certificado de assinatura, descrito abaixo.
As assinaturas eletrônicas são legalmente vinculativas?
Geralmente, sim, para muitos documentos comerciais do dia a dia, mas não é automático. Nos EUA, o ESIGN Act e o Uniform Electronic Transactions Act (UETA) dizem que uma assinatura não pode ser negada em efeito legal apenas por ser eletrônica. Na UE, o Regulamento eIDAS, conforme emendado em 2024, reconhece assinaturas eletrônicas, avançadas e qualificadas. Sob o eIDAS, apenas uma assinatura qualificada tem o mesmo efeito legal que uma manuscrita por lei.
Se um documento assinado em particular é válido depende da legislação aplicável, do tipo de documento, do consentimento do assinante e das evidências disponíveis.
Os detalhes dependem do país e do tipo de documento. Assinaturas eletrônicas legalmente vinculativas lista onde as assinaturas da PlatoForms são reconhecidas e quais documentos precisam de um tipo diferente de assinatura.
O que torna uma assinatura eletrônica válida
Uma assinatura desenhada em uma tela prova pouco por si só. O que torna uma assinatura eletrônica válida é a evidência ao redor:
- Intenção de assinar. O assinante assinou deliberadamente.
- Consentimento. O assinante concordou em assinar eletronicamente.
- Atribuição. A assinatura pode ser vinculada à pessoa que foi solicitada a assinar.
- Registro mantido. O documento assinado e as evidências são mantidos inalterados.
Por exemplo, quando um formulário da PlatoForms é enviado por convite ou uma etapa de fluxo de trabalho com o certificado ativado, seu certificado de assinatura registra:
- O endereço de e-mail do assinante, o horário da assinatura e seu endereço IP e navegador.
- O aviso de consentimento que eles concordaram, palavra por palavra.
- A impressão digital do PDF assinado.
- Um cronograma à prova de adulteração da assinatura, desde a abertura do link até o envio.
Todo certificado está vinculado a uma página de verificação pública. Qualquer pessoa com o PDF assinado pode enviá-lo lá para confirmar que é o arquivo que foi assinado, sem uma conta PlatoForms. Uma cópia do certificado é mantida em armazenamento de escrita única por sete anos. Para verificar um PDF assinado passo a passo, leia Como posso provar que uma assinatura eletrônica da PlatoForms é válida?.
Como assinar um PDF ou formulário eletronicamente
Como assinante, você geralmente não precisa fazer nada especial. Você abre o documento ou formulário que recebeu e assina na caixa de assinatura de uma das três maneiras:
- Desenhar sua assinatura com o dedo, uma caneta ou um mouse.
- Digitar seu nome.
- Carregar uma imagem de sua assinatura manuscrita.
Em seguida, você envia o documento. Quando um formulário da PlatoForms é enviado a você por convite com o Certificado de Assinatura ativado, ou por uma etapa de fluxo de trabalho com Criar certificado de assinatura ativado, um aviso de consentimento de uma frase sob o bloco de assinatura informa que assinar e enviar significa que você concorda em assinar eletronicamente.
Para coletar assinaturas você mesmo, adicione um campo de Assinatura ao seu formulário e envie-o por convite ou em um fluxo de trabalho com o certificado de assinatura ativado. Um formulário preenchido a partir de seu link público não possui certificado, pois não há registro de quem recebeu o link. Para as etapas completas, leia Como enviar um contrato para assinatura eletrônica online.
Quando não usar uma assinatura eletrônica simples
Assinaturas eletrônicas simples funcionam para muitos documentos do dia a dia. Mas alguns documentos têm formalidades especiais ou estão fora das regras gerais de assinatura eletrônica. Dependendo de onde você está, isso pode incluir:
- Testamentos e fideicomissos testamentários.
- Certos poderes de procurador e escrituras.
- Documentos notariais.
- Algumas transferências de propriedade.
- Documentos arquivados no tribunal.
Siga as regras do tribunal, registro ou autoridade relevante e obtenha aconselhamento jurídico onde necessário. A PlatoForms não fornece verificações de documentos de identidade, verificação por mensagem de texto, notariação ou assinaturas eletrônicas qualificadas. Se um documento exigir um desses, use um serviço que atenda a esse requisito. Assinaturas eletrônicas legalmente vinculativas tem mais detalhes.
FAQ
O que é uma assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica é qualquer som, símbolo ou processo eletrônico que uma pessoa associa a um documento, com a intenção de assiná-lo. Um nome digitado, uma assinatura desenhada em uma tela, uma imagem carregada de uma assinatura manuscrita e um clique em um botão “Concordo” podem ser assinaturas eletrônicas.
Qual é a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital?
Assinatura eletrônica é a categoria ampla: qualquer forma eletrônica de demonstrar intenção de assinar. Uma assinatura digital é uma tecnologia específica. Ela usa criptografia: o assinante assina com uma chave privada, e qualquer pessoa pode verificar a assinatura com a chave pública correspondente. Em um sistema PKI, um certificado de uma autoridade certificadora vincula essa chave ao assinante. Se o arquivo assinado for alterado, a verificação falha. Para documentos comerciais do dia a dia, muitas jurisdições reconhecem assinaturas eletrônicas simples, sujeitas à legislação local, ao tipo de documento e às evidências em torno da assinatura.
Digitar meu nome ou desenhar em um PDF é uma assinatura eletrônica?
Sim, se você fizer isso com a intenção de assinar. O que a torna válida é a evidência ao redor: que você concordou em assinar eletronicamente, teve a intenção de assinar e assinou aquele documento exato.
Colete assinaturas eletrônicas em seus próprios formulários
Com a PlatoForms, a assinatura fica no mesmo PDF ou formulário web que as pessoas já preenchem. Nos planos pagos, assinaturas coletadas por convite ou em um fluxo de trabalho com o certificado ativado vêm com um certificado que você pode verificar. Leia o guia do certificado de assinatura ou crie sua conta gratuita para começar.
