簽署文件不再意味著打印、手寫簽名並掃描回傳。如今，許多合同、同意書和協議都是以電子方式簽署的。但“電子簽名”涵蓋了幾種不同的事物，這些術語很容易混淆。
本指南解釋了什麼是電子簽名，它與數位簽名有何不同，何時具有法律效力，以及哪些證據使其有效。
目錄
什麼是電子簽名？
電子簽名，或稱電子簽名，是顯示您同意某文件的電子方式。在美國，ESIGN 法案將其定義為附加到或邏輯上與記錄相關聯的電子聲音、符號或過程，並由個人執行或採用，意圖簽署該文件。
這一定義非常廣泛。以下所有都可以是電子簽名：
- 在簽名框中輸入您的姓名。
- 用手指、觸控筆或鼠標在屏幕上繪製您的簽名。
- 上傳您的手寫簽名圖像。
- 點擊“我同意”按鈕。
使這些成為簽名的是簽署的意圖和與特定文件的連結。
電子與數位簽名
人們經常將這兩個術語混為一談。事實上，它們並不相同。電子簽名是廣泛的類別。數位簽名是其中的一種特定技術。
| 簡單電子簽名 | 數位簽名 (PKI) | |
|---|---|---|
| 它是什麼 | 任何顯示簽署意圖的電子標記或過程 | 使用私鑰製作的加密簽名，並使用匹配的公鑰檢查。在 PKI 中，證書機構的證書將密鑰與簽署者連接 |
| 如何識別簽署者 | 通過他們使用的電子郵件鏈接、時間和設備等證據 | 通過與簽署者綁定的數位證書 |
| 如何顯示篡改 | 取決於工具。使用簽名證書時，通過比較文件的指紋與簽署時記錄的指紋 | 如果簽署後數據被更改，驗證將失敗 |
| 典型用途 | 合同、同意書、申請、入職文件、批准 | 需要高級或合格簽名的文件 |
PlatoForms 的定位： PlatoForms 簽名是由記錄證據支持的簡單電子簽名。它們不是 PKI 數位簽名，簽署者的身份不會通過身份證件或短信代碼進行檢查。證據記錄在下面描述的簽名證書中。
電子簽名具有法律效力嗎？
通常是的，對於許多日常商業文件，但這並不是自動的。在美國，ESIGN 法案和統一電子交易法 (UETA)規定，僅因為簽名是電子的，不能否定其法律效力。在歐盟，eIDAS 法規於 2024 年修訂，承認電子、高級和合格電子簽名。根據 eIDAS，只有合格簽名具有與手寫簽名相同的法律效力。
特定簽署文件是否有效取決於適用的法律、文件類型、簽署者的同意和可用的證據。
細節取決於國家和文件類型。具有法律效力的電子簽名列出了 PlatoForms 簽名被認可的地方以及哪些文件需要不同類型的簽名。
什麼使電子簽名有效
單靠在屏幕上繪製的簽名證明力有限。使電子簽名有效的是其周圍的證據：
- 簽署意圖。 簽署者有意簽署。
- 同意。 簽署者同意以電子方式簽署。
- 歸屬。 簽名可以與被要求簽署的人聯繫起來。
- 保留記錄。 簽署的文件和證據保持不變。
例如，當 PlatoForms 表單通過邀請或工作流程步驟發送並啟用證書時，其簽名證書記錄：
- 簽署者的電子郵件地址、簽署時間、IP 地址和瀏覽器。
- 他們同意的同意通知，逐字記錄。
- 已簽署 PDF 的指紋。
- 從打開鏈接到提交的防篡改簽署時間線。
每個證書都鏈接到一個公共驗證頁面。持有已簽署 PDF 的任何人都可以在那裡上傳以確認這是已簽署的文件，無需 PlatoForms 帳戶。證書的副本保存在一次性寫入存儲中七年。要逐步檢查已簽署的 PDF，請閱讀如何證明 PlatoForms 電子簽名有效？。
如何以電子方式簽署 PDF 或表單
作為簽署者，您通常不需要做任何特別的事情。您打開發送給您的文件或表單，然後在簽名框中以三種方式之一簽名：
- 繪製您的簽名，使用手指、觸控筆或鼠標。
- 輸入您的姓名。
- 上傳您的手寫簽名圖像。
然後您提交文件。當 PlatoForms 表單通過邀請發送給您並啟用簽名證書時，或者通過啟用創建簽名證書的工作流程步驟發送時，簽名板下方的一句話同意通知會告訴您，簽署和提交意味著您同意以電子方式簽署。
要自己收集簽名，請將簽名字段添加到您的表單中，然後通過啟用簽名證書的邀請或工作流程發送。從公共鏈接填寫的表單沒有證書，因為沒有記錄誰收到了鏈接。完整步驟請閱讀如何在線發送合同以供電子簽名。
何時不應使用簡單的電子簽名
簡單的電子簽名適用於許多日常文件。但某些文件有特殊的形式要求，或不在一般電子簽名規則範圍內。根據您所在的地點，這些可能包括：
- 遺囑和遺產信託。
- 某些授權書和契約。
- 公證文件。
- 某些財產轉讓。
- 提交法院的文件。
遵循相關法院、登記處或機構的規則，並在需要時獲得法律建議。PlatoForms 不提供身份文件檢查、短信驗證、公證或合格電子簽名。如果文件需要其中之一，請使用符合該要求的服務。具有法律效力的電子簽名提供了更多詳情。
常見問題
什麼是電子簽名？
電子簽名是指任何電子聲音、符號或過程，個人將其附加到或與文件相關聯，並意圖簽署該文件。輸入的姓名、在屏幕上繪製的簽名、上傳的手寫簽名圖像以及點擊“我同意”按鈕都可以是電子簽名。
電子簽名與數位簽名有何不同？
電子簽名是廣泛的類別：任何顯示簽署意圖的電子方式。數位簽名是一種特定的技術。它使用加密技術：簽署者使用私鑰簽名，任何人都可以使用匹配的公鑰檢查簽名。在 PKI 系統中，證書機構的證書將該密鑰與簽署者連接。如果已簽署的文件發生更改，檢查將失敗。對於日常商業文件，許多司法管轄區承認簡單的電子簽名，但需遵循當地法律、文件類型和簽名相關證據的規定。
輸入我的名字或在 PDF 上繪製簽名是電子簽名嗎？
是的，如果您是出於簽署的意圖。使其有效的是周圍的證據：您同意電子簽署，意圖簽署，並簽署了該確切的文件。
在您自己的表單中收集電子簽名
使用 PlatoForms，簽名位於人們已經填寫的相同 PDF 或網頁表單中。在付費計劃中，通過邀請或在啟用證書的工作流程中收集的簽名附有您可以驗證的證書。閱讀簽名證書指南或創建您的免費帳戶開始使用。
