電子簽名使簽署過程更快、更便宜，但並非所有文件都適合使用。本指南權衡了真實的優勢和劣勢，以便您決定何時簡單的電子簽名已足夠，何時需要其他方式。
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簡短回答
對於日常商業文件：客戶協議、同意書、申請、入職文件和批准，簡單的電子簽名通常已足夠。當法律或其他方要求時，可能仍需要手寫、見證、公證或合格的電子簽名。如果您需要驗證簽署者的身份，請選擇包含適當身份驗證的方法。
電子簽名的優勢
- 更快的處理速度。 簽署者打開鏈接並簽署。無需打印、掃描或郵寄，因此文件可以更快回傳。
- 隨時隨地簽署。 客戶、承包商和新員工可以在任何地方使用手機或電腦簽署。
- 更少的紙張和更低的成本。 您可以節省打印、郵寄、快遞和實體存儲的費用。
- 更少的不完整文件。 當簽名是在線表單的一部分時，必填字段可防止文件未簽署或缺少信息地被退回。
- 更容易找到。 簽署的文件以數字方式存儲，因此您可以排序、篩選和導出它們，而不是在檔案櫃中搜尋。
劣勢和風險
- 身份未被默認證明。 簡單的電子簽名記錄了文件的簽署方式和時間。通常不會檢查簽署者的身份證明文件。如果您需要這種級別的保證，您需要不同的方法。
- 某些文件有特殊規則。 根據您的所在地，遺囑、某些授權書和契約、公證文件及某些財產轉讓等文件具有簡單電子簽名可能無法滿足的形式要求。
- 簡單不是最高的保證級別。 在歐盟，eIDAS 法規承認電子、進階和合格的電子簽名。某些交易需要進階或合格的簽名。
- 並非所有人都熟悉數字工具。 簽署者需要設備、網絡連接和使用它們的信心。少數人仍會要求紙質文件。
- 軟件需要費用。 許多電子簽名工具是付費的，通常按訂閱計費。權衡成本與您在紙張、郵寄和時間上的支出。
電子簽名的"安全"含義
“安全"電子簽名背後有兩個不同的概念：
- 記錄證據。 系統記錄了誰被要求簽署、何時簽署、同意的內容以及簽署文件的指紋。通過比較指紋可以檢測到後續的文件更改。
- 加密簽名。 數字簽名使用公鑰加密，因此如果簽署的數據更改，驗證將失敗。進階和合格的電子簽名通常使用此技術。
PlatoForms 使用記錄證據。當表單通過邀請或工作流程步驟發送且啟用了證書選項時，簽名證書記錄：
- 簽署者的電子郵件地址、簽署時間、IP 地址和瀏覽器。
- 他們同意的同意通知，逐字記錄。
- 簽署 PDF 的 SHA-256 指紋。
- 每個事件鏈接到前一個事件的防篡改時間線。
每個證書鏈接到一個公共驗證頁面，任何人都可以檢查 PDF 是否與簽署時記錄的文件指紋匹配，無需 PlatoForms 帳戶。證書副本保存在一次寫入存儲中七年。PlatoForms 不提供身份證明文件檢查、短信驗證、公證或合格的電子簽名。
電子簽名與手寫簽名的比較
| 簡單電子簽名 | 手寫簽名 | |
|---|---|---|
| 速度 | 幾分鐘，隨時隨地 | 如果文件是郵寄或快遞，則需要幾天 |
| 成本 | 通常是軟件訂閱；有免費選項 | 打印、郵寄、快遞和存儲 |
| 簽署證據 | 取決於工具。使用簽名證書：誰被要求、何時、同意、文件指紋和時間線 | 簽署的紙張，及需要時的見證人 |
| 檢測後續更改 | 可通過比較文件的指紋 | 如果沒有原件，則難以證明 |
| 身份證明 | 通常不檢查身份證明文件 | 只有在見證人或公證人面前檢查時 |
| 接受範圍 | 許多日常文件，受當地法律和文件類型限制 | 廣泛接受，受任何見證、公證或提交要求限制 |
電子簽名具有法律效力嗎？
一般來說，對於許多日常商業文件是的，但這不是自動的。在美國，ESIGN 法案規定，僅因為簽名是電子的，不得否定其法律效力。特定簽署文件是否有效取決於適用的法律、文件類型、簽署者的同意和可用的證據。詳情請參見具有法律效力的電子簽名，以及什麼是電子簽名？了解電子和數字簽名的區別。
PlatoForms 的角色
PlatoForms 將簽名放在人們已經填寫的同一 PDF 或網頁表單中，並返回完成的 PDF。在付費計劃中，通過邀請或在啟用了證書的工作流程中發送表單會添加一個任何人都可以驗證的簽名證書。要了解逐步設置，請閱讀如何在線發送合同進行電子簽名。要檢查簽署的 PDF，請參見如何證明 PlatoForms 電子簽名有效？。
常見問題
電子簽名的主要優勢是什麼？
文件回傳速度更快，簽署者可以在任何地方使用手機或電腦簽署，並且您可以減少打印、郵寄和存儲的費用。當簽名是在線表單的一部分時，必填字段可防止文件未簽署或不完整地被退回。
電子簽名的劣勢或風險是什麼？
簡單的電子簽名無法通過身份證明文件證明身份。有些文件具有特殊的形式要求，簡單的電子簽名可能無法滿足。簽署者需要設備並對數字工具有一定的熟悉度，電子簽名軟件通常需要付費。
電子簽名是否比手寫簽名不安全？
不一定。手寫簽名可以被複製，簽署後的紙質文件變更難以證明。記錄良好的電子簽名保留了簽署時間和方式的證據以及簽署文件的指紋，因此可以檢測到後續的更改。通常不會檢查簽署者的身份證明。
什麼時候我仍然需要使用手寫簽名？
當法律、法院、登記處或其他方要求手寫、見證或公證的簽名，或合格的電子簽名時。根據您的所在地，這可能適用於遺囑、某些授權書和契約、公證文件及某些財產轉讓。
根據文件逐一決定
對於大多數日常文件，具有記錄證據的簡單電子簽名可以節省時間和金錢。對於需要的文件，保留手寫、公證或合格的簽名。要在自己的表單上試用，請閱讀簽名證書指南或創建您的免費帳戶。
