電子署名は署名をより迅速かつ安価にしますが、すべての文書に適しているわけではありません。このガイドでは、実際の利点と欠点を比較し、シンプルな電子署名が十分な場合と、より高度なものが必要な場合を判断する手助けをします。
目次：
短い答え
シンプルな電子署名は、通常、日常のビジネス文書には十分です：顧客契約、同意書、申請書、オンボーディング書類、承認書など。法律や他の当事者が要求する場合は、手書き、立会い、公証、または資格のある電子署名が必要になることがあります。署名者の身元を確認する必要がある場合は、適切な身元確認を含む方法を選択してください。
電子署名の利点
- 迅速な処理。 署名者はリンクを開いて署名します。印刷、スキャン、郵送の必要がないため、文書はより迅速に戻ってきます。
- どこからでも署名可能。 クライアント、契約者、新入社員は、どこにいても電話やコンピュータで署名できます。
- 紙の削減とコスト削減。 印刷、郵送、宅配便、物理的な保管にかかる費用を節約できます。
- 不完全な文書の削減。 署名がオンラインフォームの一部である場合、必須フィールドが未署名や情報不足の文書の返送を防ぎます。
- 後で見つけやすい。 署名された文書はデジタルで保管されるため、ソート、フィルタリングやエクスポートが可能で、ファイリングキャビネットを探す必要がありません。
欠点とリスク
- 身元はデフォルトで証明されない。 シンプルな電子署名は、文書が署名された方法と時期を記録しますが、通常は署名者のID文書を確認しません。そのレベルの保証が必要な場合は、別の方法が必要です。
- 特別なルールを持つ文書がある。 居住地によっては、遺言、特定の委任状、公証された文書、一部の不動産取引など、シンプルな電子署名では満たせない形式が必要な文書があります。
- シンプルは最高の保証レベルではない。 EUでは、eIDAS規則が電子署名、アドバンス署名、資格のある電子署名を認識しています。いくつかの取引にはアドバンスまたは資格のある署名が必要です。
- デジタルツールに慣れていない人もいる。 署名者はデバイスとインターネット接続、そしてそれらを使う自信が必要です。紙を求める人もまだいます。
- ソフトウェアには費用がかかる。 多くの電子署名ツールは有料で、通常はサブスクリプション形式です。紙、郵送、時間にかかる費用と比較してコストを評価してください。
電子署名における「安全」とは
「安全な」電子署名には2つの異なる考え方があります：
- 記録された証拠。 システムは、誰が署名を求められたか、いつ署名したか、何に同意したか、署名されたファイルのフィンガープリントを記録します。後のファイルの変更はフィンガープリントを比較することで検出できます。
- 暗号署名。 デジタル署名は公開鍵暗号を使用し、署名されたデータが変更されると検証に失敗します。アドバンスおよび資格のある電子署名はこの技術を一般的に使用します。
PlatoFormsは記録された証拠を使用します。フォームが招待または証明書オプションをオンにしたワークフローステップを通じて送信されると、署名証明書が記録します：
- 署名者のメールアドレス、署名時刻、IPアドレス、ブラウザ。
- 同意した通知文言。
- 署名されたPDFのSHA-256フィンガープリント。
- 各イベントがその前のイベントに連鎖する改ざん防止タイムライン。
すべての証明書は、署名時に記録されたファイルフィンガープリントと一致するかどうかを誰でも確認できる公開検証ページにリンクしています。証明書のコピーは7年間、書き込み専用ストレージに保管されます。PlatoFormsはID文書の確認、テキストメッセージの検証、公証、資格のある電子署名を提供しません。
電子署名と手書き署名の比較
| シンプルな電子署名 | 手書き署名 | |
|---|---|---|
| スピード | どこからでも数分で | 郵送や宅配便の場合は数日 |
| コスト | ソフトウェアのサブスクリプションが多い；無料オプションもあり | 印刷、郵送、宅配便、保管 |
| 署名の証拠 | ツールによる。署名証明書がある場合：誰が求められたか、いつ、同意、ファイルフィンガープリント、タイムライン | 署名された紙、必要な場合は立会人 |
| 後の変更の検出 | ファイルのフィンガープリントを比較することで可能 | オリジナルがないと証明が難しい |
| 身元の証明 | 通常はID文書で確認されない | 立会人や公証人による対面確認がある場合のみ |
| 受け入れられる場所 | 多くの日常文書、地域の法律と文書タイプに依存 | 広く受け入れられる、立会い、公証、提出要件がある場合を除く |
電子署名は法的に有効ですか？
一般的には、日常のビジネス文書に対しては有効ですが、自動的ではありません。米国では、ESIGN法により、電子であるという理由だけで署名が法的効力を否定されることはありません。特定の署名された文書が有効かどうかは、適用される法律、文書の種類、署名者の同意、利用可能な証拠に依存します。詳細については、法的に有効な電子署名を参照し、電子署名とデジタル署名の違いについては電子署名とは？を参照してください。
PlatoFormsの役割
PlatoFormsは、人々がすでに記入している同じPDFまたはウェブフォームに署名を入れ、完成したPDFを返します。有料プランでは、招待や証明書をオンにしたワークフローでフォームを送信すると、誰でも検証できる署名証明書が追加されます。ステップバイステップの設定については、オンラインで契約を電子署名で送信する方法をお読みください。署名されたPDFを確認するには、PlatoFormsの電子署名が有効であることを証明する方法を参照してください。
FAQ
電子署名の主な利点は何ですか？
文書がより早く戻ってきて、署名者はどこからでも電話やコンピュータで署名でき、印刷、郵送、保管にかかる費用を削減できます。署名がオンラインフォームの一部である場合、必須フィールドが未署名や不完全な文書の返送を防ぎます。
電子署名の欠点やリスクは何ですか？
シンプルな電子署名はID文書で身元を証明しません。特定の文書には、シンプルな電子署名では満たせない特別な形式がある場合があります。署名者はデバイスとデジタルツールに対するある程度の慣れが必要で、電子署名ソフトウェアには費用がかかることが多いです。
電子署名は手書き署名よりも安全性が低いですか？
必ずしもそうではありません。手書きの署名はコピーされる可能性があり、署名後の紙文書の変更は証明が難しいです。よく記録された電子署名は、署名された時期と方法の証拠と、署名されたファイルのフィンガープリントを保持するため、後の変更を検出できます。ただし、通常は署名者のIDを確認しません。
いつ手書きの署名を使用すべきですか？
法律、裁判所、登記所、または他の当事者が手書き、立会い、または公証された署名、または資格のある電子署名を要求する場合です。これは、遺言、特定の委任状、公証された文書、一部の不動産取引に適用されることがあります。
文書ごとに判断する
ほとんどの日常的な書類では、記録された証拠を伴うシンプルな電子署名が時間とコストを節約します。手書き、公証、または資格のある署名は、それを必要とする文書に使用してください。自分のフォームで試すには、署名証明書ガイドを読むか、無料アカウントを作成するをお試しください。
