公共の説明責任のために構築

ほとんどの政府職員や非営利団体は、許可証、申請書、登録フォーム、コンプライアンス文書など、数十または数百のPDFフォームをすでに持っています。一から再構築する代わりに、AIフィールド検出を使用して既存のPDFをオンラインフォームに変換します。

パスを選択してください：ウェブフォームは、どのデバイスからでもサービスにアクセスする市民に最適なレスポンシブでモバイル最適化されたレイアウトを作成します。記入可能なPDFフォームは、正確なデザインを保持します。事前承認されたレイアウト、義務付けられたフォーマット、またはユーザーが馴染みのある文書の外観を期待する場合に理想的です。どちらのパスも、AIが重労働を行うことで、数分でアクセス可能でコンプライアンスに準拠したフォームを提供します。

長い公共サービスフォームは、特にモバイルでの途中離脱を引き起こすことがよくあります。PlatoFormsの対話型フォームは、一度に一つの質問を提示し、関連のないセクションを隠し、応募者をステップバイステップで案内します。どの申請書、受付、または調査もワンクリックで対話モードに変換できます—再設計は不要です。テーマとスタイルをカスタマイズして組織のアイデンティティを反映しながら、アクセス性を向上させ、エラーを減らし、提出完了率を高めます。

PlatoFormsは、署名証明書を使用した安全な電子署名をサポートし、公共部門での使用における文書の完全性と法的信頼性を確保します。複数レベルの承認ワークフローを自動化し、許可証、資金要求、内部レビュー、コンプライアンスの承認をサポートします。各ステップには署名証明書を含めることができ、遅延を減らしながら説明責任と監査のトレイルを維持します。

政府職員や非営利団体は、許可証保持者のライセンス更新、プログラム参加者の再登録、または進捗報告を提出する助成金受領者など、ファイルに部分的な情報を持っていることがよくあります。最初からやり直すように求める代わりに、既知の詳細がすでに入力された事前記入フォームを送信します。

名前、ケース番号、住所、または以前の申請データを事前入力して負担を軽減し、完了を迅速化します。受信者が編集できる内容を制御し、データの完全性を保護するために、機密フィールドを読み取り専用に設定するか、完全に隠すことができます。メール招待リンクを介して個別または一括でフォームを送信し、配信、開封、提出をリアルタイムで追跡します。許可証の更新、給付の再認定、年次報告、ボランティアのオンボーディング、または申請者の詳細をすでに知っているプロセスに最適です。ダウンロードは不要で、受信者はすべてをオンラインで完了し、よりクリーンなデータを得てエラーを減らし、迅速なターンアラウンドを実現します。

多くの政府および非営利団体のプロセスでは、申請者が重複する情報を含む複数のフォームを完了する必要があります—ビジネスライセンスに別々の税務フォーム、助成金申請に予算ワークシート、または許可申請に補足宣言が必要です。市民に5つの異なるPDFに名前、住所、署名を再入力させることは、不必要な負担とエラーを生み出します。

PlatoFormsのマスターフォームは、1つの入力フォームを複数のPDF文書に接続することでこれを解決します。市民は一度情報を入力し、システムがすべての接続された文書を自動的に入力し、1つのZIPファイルとして完全なパッケージを提供します。ビジネスライセンスバンドル、包括的な助成金申請、多フォーム許可プロセス、または1人の申請者が複数の関連文書を完了する必要があるワークフローに最適です。フィールドを一度設計し、どこでも再利用し、市民とスタッフの重複したデータ入力を排除します。

PlatoFormsは、政府職員や非営利団体が提出データを手動で再入力したり重複作業を行うことなく、既存のシステムに安全に移動するのを支援します。提出されたフォームや文書は、Google Drive、Dropbox、OneDrive、またはBoxに自動的に同期され、構造化された記録管理を行うことができ、ワークフローはZapier、Make、またはPabblyを介して自動化され、内部レビュー、承認、フォローアップをサポートします。より複雑または規制された環境のために、PlatoFormsはAPIとウェブフックもサポートしており、構造化データを内部データベースやケース管理システムに直接プッシュします。データはCSV、JSON、またはPDFとしてエクスポートでき、報告要件、コンプライアンス基準、監査ニーズを満たしやすくします。

複雑な政府および非営利団体のフォームは、完了率を向上させ、機密情報を保護するインテリジェントな機能から恩恵を受けます。PlatoFormsの条件付きロジックは、応募者の回答に基づいてフィールドを表示または非表示にする動的なフォームを作成します。許可申請は商業用不動産にのみゾーニングの質問を表示したり、助成金フォームは特定の資金タイプが選択された場合にのみ予算フィールドを表示したりすることができ、混乱を排除し、放棄を減らします。

包括的な助成金申請や多文書許可パッケージのような長い申請には、後で保存機能を使用して、市民が一時停止し、設定可能な有効期限内（1〜180日または無期限）に戻ることができます。応募者は、正確に中断した場所から再開するためのユニークなリンクを受け取ります。これは、補足文書、財務記録、または利害関係者の入力が必要なプロセスにとって重要です。これをパスコード保護と組み合わせてアクセスを保護します：公開されるアプリケーションのためにフォームレベルのパスコードを設定するか、保存されたリンクや共有された提出URLにパスコード要件を追加します。これらの機能を組み合わせることで、応募者の障壁を減らしながら、機関にデータアクセス、フォームの可用性、完了期限を制御する力を与えます。