E-Signaturen machen das Unterschreiben schneller und günstiger, sind aber nicht für jedes Dokument die richtige Wahl. Dieser Leitfaden wägt die echten Vorteile gegen die echten Nachteile ab, damit Sie entscheiden können, wann eine einfache elektronische Signatur ausreicht und wann Sie mehr benötigen.
Inhaltsverzeichnis:
4. Was “sicher” für eine E-Signatur bedeutet
5. E-Signaturen vs. handschriftliche Signaturen
Die kurze Antwort
Eine einfache E-Signatur reicht in der Regel für alltägliche Geschäftsdokumente: Kundenvereinbarungen, Einverständniserklärungen, Anträge, Onboarding-Unterlagen und Genehmigungen. Eine handschriftliche, beglaubigte, notarielle oder qualifizierte elektronische Signatur kann weiterhin erforderlich sein, wenn das Gesetz oder die andere Partei dies verlangt. Wenn Sie die Identität des Unterzeichners überprüfen müssen, wählen Sie eine Methode, die eine entsprechende Identitätsprüfung beinhaltet.
Vorteile von E-Signaturen
- Schnellere Abwicklung. Der Unterzeichner öffnet einen Link und unterschreibt. Es gibt nichts zu drucken, scannen oder versenden, sodass Dokumente viel schneller zurückkommen können.
- Von überall unterschreiben. Kunden, Auftragnehmer und neue Mitarbeiter können auf einem Telefon oder Computer unterschreiben, egal wo sie sich befinden.
- Weniger Papier und niedrigere Kosten. Sie sparen bei Druck, Porto, Kurieren und physischer Lagerung.
- Weniger unvollständige Dokumente. Wenn die Signatur Teil eines Online-Formulars ist, verhindern erforderliche Felder, dass ein Dokument unvollständig oder ohne Unterschrift zurückgesendet wird.
- Später leichter zu finden. Signierte Dokumente werden digital gespeichert, sodass Sie sie sortieren, filtern und exportieren können, anstatt in Aktenschränken zu suchen.
Nachteile und Risiken
- Identität wird nicht standardmäßig bewiesen. Eine einfache E-Signatur zeichnet auf, wie und wann ein Dokument unterzeichnet wurde. Sie überprüft in der Regel nicht das Ausweisdokument des Unterzeichners. Wenn Sie dieses Maß an Sicherheit benötigen, brauchen Sie eine andere Methode.
- Einige Dokumente haben spezielle Regeln. Je nach Standort haben Dokumente wie Testamente, bestimmte Vollmachten und Urkunden, notariell beglaubigte Dokumente und einige Immobilienübertragungen Formalitäten, die eine einfache E-Signatur möglicherweise nicht erfüllt.
- Einfach ist nicht das höchste Maß an Sicherheit. In der EU erkennt die eIDAS-Verordnung elektronische, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen an. Einige Transaktionen erfordern eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur.
- Nicht jeder ist mit digitalen Werkzeugen vertraut. Unterzeichner benötigen ein Gerät, eine Internetverbindung und etwas Vertrauen im Umgang damit. Einige werden weiterhin Papier verlangen.
- Software kostet Geld. Viele E-Signatur-Tools sind kostenpflichtig, meist im Abonnement. Wiegen Sie die Kosten gegen das, was Sie für Papier, Porto und Zeit ausgeben, ab.
Was “sicher” für eine E-Signatur bedeutet
Es gibt zwei verschiedene Ideen hinter einer “sicheren” E-Signatur:
- Aufgezeichnete Beweise. Das System zeichnet auf, wer zur Unterschrift aufgefordert wurde, wann sie unterschrieben haben, was sie vereinbart haben und einen Fingerabdruck der signierten Datei. Spätere Änderungen an der Datei können durch den Vergleich von Fingerabdrücken erkannt werden.
- Eine kryptografische Signatur. Eine digitale Signatur verwendet Public-Key-Kryptographie, sodass die Verifizierung fehlschlägt, wenn die signierten Daten geändert werden. Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen verwenden häufig diese Technologie.
PlatoForms verwendet aufgezeichnete Beweise. Wenn ein Formular über eine Einladung oder einen Workflow-Schritt mit aktivierter Zertifikatsoption gesendet wird, zeichnet das Signaturzertifikat auf:
- Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, die Zeit der Unterzeichnung und ihre IP-Adresse und ihr Browser.
- Die Einverständniserklärung, der sie wortwörtlich zugestimmt haben.
- Den SHA-256-Fingerabdruck des signierten PDFs.
- Eine manipulationssichere Zeitleiste, in der jedes Ereignis mit dem vorherigen verknüpft ist.
Jedes Zertifikat verlinkt auf eine öffentliche Verifizierungsseite, auf der jeder überprüfen kann, ob ein PDF mit dem bei der Unterzeichnung aufgezeichneten Dateifingerabdruck übereinstimmt, ohne ein PlatoForms-Konto. Eine Kopie des Zertifikats wird sieben Jahre lang in einem einmal beschreibbaren Speicher aufbewahrt. PlatoForms bietet keine Überprüfung von Ausweisdokumenten, SMS-Verifizierung, notarielle Beglaubigung oder qualifizierte elektronische Signaturen an.
E-Signaturen vs. handschriftliche Signaturen
| Einfache E-Signatur | Handschriftliche Signatur | |
|---|---|---|
| Geschwindigkeit | Minuten, von überall | Tage, wenn Dokumente per Post oder Kurier verschickt werden |
| Kosten | Oft ein Software-Abonnement; kostenlose Optionen existieren | Druck, Porto, Kuriere und Lagerung |
| Beweis der Unterzeichnung | Hängt vom Tool ab. Mit einem Signaturzertifikat: wer gefragt wurde, wann, Einverständnis, Dateifingerabdruck und Zeitleiste | Das unterschriebene Papier, und ein Zeuge, wo einer erforderlich ist |
| Erkennung späterer Änderungen | Möglich durch Vergleich des Dateifingerabdrucks | Schwer nachzuweisen ohne das Original |
| Identitätsnachweis | In der Regel nicht mit einem Ausweisdokument überprüft | Nur wenn persönlich, durch einen Zeugen oder Notar überprüft |
| Wo es akzeptiert wird | Viele alltägliche Dokumente, abhängig von lokalen Gesetzen und Dokumenttyp | Weitgehend akzeptiert, abhängig von Zeugen-, Notariats- oder Einreichungsanforderungen |
Sind E-Signaturen rechtsverbindlich?
Im Allgemeinen ja, für viele alltägliche Geschäftsdokumente, aber es ist nicht automatisch. In den USA besagt das ESIGN-Gesetz, dass einer Signatur nicht die rechtliche Wirkung abgesprochen werden darf, nur weil sie elektronisch ist. Ob ein bestimmtes unterzeichnetes Dokument Bestand hat, hängt von den geltenden Gesetzen, dem Dokumenttyp, dem Einverständnis des Unterzeichners und den verfügbaren Beweisen ab. Weitere Details finden Sie unter Rechtsverbindliche elektronische Signaturen und Was ist eine E-Signatur? für den Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen.
Wo PlatoForms passt
PlatoForms integriert die Signatur in dasselbe PDF oder Webformular, das die Leute bereits ausfüllen, und gibt das ausgefüllte PDF zurück. In kostenpflichtigen Plänen fügt das Senden des Formulars per Einladung oder in einem Workflow mit aktivierter Zertifikatsoption ein Signaturzertifikat hinzu, das jeder verifizieren kann. Für die schrittweise Einrichtung lesen Sie Wie man einen Vertrag zur elektronischen Signatur online sendet. Um ein signiertes PDF zu überprüfen, siehe Wie kann ich beweisen, dass eine PlatoForms-E-Signatur gültig ist?.
FAQ
Was sind die Hauptvorteile von elektronischen Signaturen?
Dokumente kommen schneller zurück, Unterzeichner können von überall auf einem Telefon oder Computer unterschreiben, und Sie sparen bei Druck, Porto und Lagerung. Wenn die Signatur Teil eines Online-Formulars ist, verhindern erforderliche Felder, dass ein Dokument unvollständig oder ohne Unterschrift zurückgesendet wird.
Was sind die Nachteile oder Risiken von E-Signaturen?
Eine einfache E-Signatur beweist die Identität nicht mit einem Ausweisdokument. Einige Dokumente haben spezielle Formalitäten, die eine einfache E-Signatur möglicherweise nicht erfüllt. Unterzeichner benötigen ein Gerät und ein gewisses Maß an Komfort mit digitalen Werkzeugen, und E-Signatur-Software kostet oft Geld.
Sind E-Signaturen weniger sicher als handschriftliche Signaturen?
Nicht unbedingt. Eine handschriftliche Signatur kann kopiert werden, und Änderungen an einem Papierdokument nach der Unterzeichnung können schwer nachzuweisen sein. Eine gut dokumentierte E-Signatur hält Beweise darüber fest, wann und wie sie unterzeichnet wurde, sowie einen Fingerabdruck der signierten Datei, sodass spätere Änderungen erkannt werden können. Was sie normalerweise nicht tut, ist die Überprüfung der Identität des Unterzeichners.
Wann sollte ich weiterhin eine handschriftliche Signatur verwenden?
Wenn das Gesetz, ein Gericht, ein Register oder die andere Partei eine handschriftliche, beglaubigte oder notarielle Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt. Je nach Standort kann dies für Testamente, bestimmte Vollmachten und Urkunden, notariell beglaubigte Dokumente und einige Immobilienübertragungen gelten.
Dokument für Dokument entscheiden
Für die meisten alltäglichen Unterlagen spart eine einfache E-Signatur mit aufgezeichneten Beweisen Zeit und Geld. Bewahren Sie handschriftliche, notarielle oder qualifizierte Signaturen für die Dokumente auf, die sie erfordern. Um es mit Ihren eigenen Formularen auszuprobieren, lesen Sie den Signaturzertifikat-Leitfaden oder erstellen Sie Ihr kostenloses Konto.
