Assinaturas eletrônicas tornam a assinatura mais rápida e barata, mas não são a escolha certa para todos os documentos. Este guia pesa as verdadeiras vantagens contra as verdadeiras desvantagens, para que você possa decidir quando uma assinatura eletrônica simples é suficiente e quando você precisa de algo mais.
Índice:
2. Vantagens das assinaturas eletrônicas
4. O que “seguro” significa para uma assinatura eletrônica
5. Assinaturas eletrônicas vs assinaturas manuscritas
6. As assinaturas eletrônicas têm validade legal?
A resposta curta
Uma assinatura eletrônica simples geralmente é suficiente para documentos comerciais do dia a dia: acordos com clientes, formulários de consentimento, aplicações, documentos de integração e aprovações. Uma assinatura manuscrita, testemunhada, notarial ou eletrônica qualificada ainda pode ser necessária quando a lei ou a outra parte exigir. Se você precisar verificar a identidade do signatário, escolha um método que inclua uma verificação de identidade adequada.
Vantagens das assinaturas eletrônicas
- Retorno mais rápido. O signatário abre um link e assina. Não há nada para imprimir, escanear ou enviar, então os documentos podem retornar muito mais rápido.
- Assine de qualquer lugar. Clientes, contratados e novos funcionários podem assinar em um telefone ou computador, onde quer que estejam.
- Menos papel e custos mais baixos. Você economiza em impressão, postagem, correios e armazenamento físico.
- Menos documentos incompletos. Quando a assinatura faz parte de um formulário online, campos obrigatórios impedem que um documento seja enviado de volta sem assinatura ou com informações faltando.
- Mais fácil de encontrar depois. Documentos assinados são armazenados digitalmente, para que você possa ordenar, filtrar e exportar em vez de procurar em arquivos físicos.
Desvantagens e riscos
- Identidade não é provada por padrão. Uma assinatura eletrônica simples registra como e quando um documento foi assinado. Geralmente não verifica o documento de identidade do signatário. Se você precisar desse nível de garantia, precisará de um método diferente.
- Alguns documentos têm regras especiais. Dependendo de onde você está, documentos como testamentos, certos poderes de procuração e escrituras, documentos notariais e algumas transferências de propriedade têm formalidades que uma assinatura eletrônica simples pode não atender.
- Simples não é o nível mais alto de garantia. Na UE, o Regulamento eIDAS reconhece assinaturas eletrônicas, avançadas e qualificadas. Algumas transações exigem uma assinatura avançada ou qualificada.
- Nem todos estão confortáveis com ferramentas digitais. Os signatários precisam de um dispositivo, uma conexão com a internet e alguma confiança ao usá-los. Alguns ainda pedirão papel.
- O software custa dinheiro. Muitas ferramentas de assinatura eletrônica são pagas, geralmente por assinatura. Pese o custo contra o que você gasta com papel, postagem e tempo.
O que “seguro” significa para uma assinatura eletrônica
Existem duas ideias diferentes por trás de uma assinatura eletrônica “segura”:
- Evidência registrada. O sistema registra quem foi solicitado a assinar, quando assinou, o que concordou e uma impressão digital do arquivo assinado. Alterações posteriores no arquivo podem ser detectadas comparando impressões digitais.
- Uma assinatura criptográfica. Uma assinatura digital usa criptografia de chave pública, portanto, a verificação falha se os dados assinados mudarem. Assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas geralmente usam essa tecnologia.
A PlatoForms usa evidência registrada. Quando um formulário é enviado por meio de um convite ou uma etapa de fluxo de trabalho com a opção de certificado ativada, o certificado de assinatura registra:
- O endereço de e-mail do signatário, a hora da assinatura, e seu endereço IP e navegador.
- O aviso de consentimento que concordaram, palavra por palavra.
- A impressão digital SHA-256 do PDF assinado.
- Um cronograma à prova de adulteração em que cada evento é encadeado ao anterior.
Cada certificado vincula a uma página de verificação pública onde qualquer pessoa pode verificar se um PDF corresponde à impressão digital do arquivo registrada na assinatura, sem uma conta PlatoForms. Uma cópia do certificado é mantida em armazenamento de gravação única por sete anos. A PlatoForms não fornece verificações de documentos de identidade, verificação por mensagem de texto, notarização ou assinaturas eletrônicas qualificadas.
Assinaturas eletrônicas vs assinaturas manuscritas
| Assinatura eletrônica simples | Assinatura manuscrita | |
|---|---|---|
| Velocidade | Minutos, de qualquer lugar | Dias se os documentos forem enviados por correio ou entregues por mensageiro |
| Custo | Geralmente uma assinatura de software; opções gratuitas existem | Impressão, postagem, correios e armazenamento |
| Evidência de assinatura | Depende da ferramenta. Com um certificado de assinatura: quem foi solicitado, quando, consentimento, impressão digital do arquivo e cronograma | O papel assinado, e uma testemunha onde for necessário |
| Detecção de alterações posteriores | Possível comparando a impressão digital do arquivo | Difícil de provar sem o original |
| Prova de identidade | Geralmente não verificada com um documento de identidade | Somente se verificada pessoalmente, por uma testemunha ou um notário |
| Onde é aceito | Muitos documentos do dia a dia, sujeito à legislação local e tipo de documento | Amplamente aceito, sujeito a quaisquer requisitos de testemunho, notarização ou arquivamento |
As assinaturas eletrônicas têm validade legal?
Geralmente, sim, para muitos documentos comerciais do dia a dia, mas não é automático. Nos EUA, o ESIGN Act diz que uma assinatura não pode ser negada efeito legal apenas porque é eletrônica. Se um documento assinado específico é válido depende da legislação aplicável, do tipo de documento, do consentimento do signatário e das evidências disponíveis. Veja Assinaturas eletrônicas legalmente vinculativas para mais detalhes, e O que é uma assinatura eletrônica? para como assinaturas eletrônicas e digitais diferem.
Onde a PlatoForms se encaixa
A PlatoForms coloca a assinatura no mesmo PDF ou formulário web que as pessoas já preenchem, e retorna o PDF completo. Em planos pagos, enviar o formulário por convite ou em um fluxo de trabalho com o certificado ativado adiciona um certificado de assinatura que qualquer pessoa pode verificar. Para a configuração passo a passo, leia Como enviar um contrato para assinatura eletrônica online. Para verificar um PDF assinado, veja Como posso provar que uma assinatura eletrônica da PlatoForms é válida?.
FAQ
Quais são as principais vantagens das assinaturas eletrônicas?
Os documentos retornam mais rapidamente, os signatários podem assinar de qualquer lugar em um telefone ou computador, e você gasta menos com impressão, postagem e armazenamento. Quando a assinatura faz parte de um formulário online, campos obrigatórios impedem que um documento seja enviado de volta sem assinatura ou incompleto.
Quais são as desvantagens ou riscos das assinaturas eletrônicas?
Uma assinatura eletrônica simples não prova identidade com um documento de identificação. Alguns documentos têm formalidades especiais que uma assinatura eletrônica simples pode não atender. Os signatários precisam de um dispositivo e algum conforto com ferramentas digitais, e o software de assinatura eletrônica muitas vezes tem um custo.
As assinaturas eletrônicas são menos seguras do que as assinaturas manuscritas?
Não necessariamente. Uma assinatura manuscrita pode ser copiada, e alterações em um documento em papel após a assinatura podem ser difíceis de provar. Uma assinatura eletrônica bem registrada mantém evidências de quando e como foi assinada e uma impressão digital do arquivo assinado, para que alterações posteriores possam ser detectadas. O que geralmente não faz é verificar a identidade do signatário.
Quando ainda devo usar uma assinatura manuscrita?
Quando a lei, um tribunal, um cartório ou a outra parte exige uma assinatura manuscrita, testemunhada ou notarial, ou uma assinatura eletrônica qualificada. Dependendo de onde você está, isso pode se aplicar a testamentos, certos poderes de procuração e escrituras, documentos notariais e algumas transferências de propriedade.
Decida documento por documento
Para a maioria dos documentos do dia a dia, uma assinatura eletrônica simples com evidência registrada economiza tempo e dinheiro. Mantenha assinaturas manuscritas, notariais ou qualificadas para os documentos que as exigem. Para experimentá-lo em seus próprios formulários, leia o guia de certificado de assinatura ou crie sua conta gratuita.
