Gracias al avance de la tecnología, ahora podemos colaborar sin estar limitados por el tiempo y la ubicación. Debido a la electricidad, el internet y las herramientas adecuadas de colaboración, la colaboración en equipo está ahora al alcance.
Aunque la colaboración en equipo no se logra de un momento a otro, requiere muchas cualidades y factores para que un equipo sea exitoso. Una de las estrategias comunes para maximizar la productividad del equipo es usar herramientas digitales de colaboración útiles para la lluvia de ideas, almacenamiento de datos y gestión de archivos, incluyendo formularios de flujo de trabajo y formularios de aprobación en línea.
En este artículo, te contaremos por qué el uso de formularios de flujo de trabajo PDF contribuye en gran medida al éxito de la colaboración de nuestro equipo y cómo puede hacer maravillas para tu equipo también.
Tabla de Contenidos:
- Los inconvenientes de una organización sin flujo de trabajo
- Por qué el flujo de trabajo es la respuesta
- 5 razones por las que tu equipo necesita formularios PDF rellenables y flujo de trabajo
- Completa formularios PDF en línea y flujos de trabajo con PlatoForms
- Características de PlatoForms
- ¿Cómo utilizar la función de flujo de trabajo?
- Conclusiones clave
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Los inconvenientes de una organización sin flujo de trabajo
A las 9:00 PM, de repente recibiste una llamada de tu jefe pidiéndote todos los formularios que fueron llenados por tus clientes hoy. Te apresuraste de vuelta a la oficina y colocaste todos los formularios en una carpeta (o eso pensaste) y luego fuiste inmediatamente a entregar los archivos a tu jefe. Pensando que habías cumplido la tarea urgente, de repente recibiste un mensaje de texto de él diciendo que a la carpeta le falta un formulario. Solo. Un. Formulario.
Si tan solo tu empresa utilizara una plataforma que te permitiera convertir formularios PDF en formularios web rellenables y de flujo de trabajo, sería fácil almacenar todos los archivos en tu servidor basado en la web. Dado que todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a los archivos, no tendrías que estar yendo y viniendo solo para obtener un formulario.
Cuando las empresas dependen del archivado tradicional de documentos, ocurren situaciones incontrolables, lo que da lugar a inexactitudes. Debido a la pandemia de COVID-19, la mayoría de las empresas pasaron del archivado tradicional en la oficina a un sistema de gestión de documentos basado en la web para almacenar y rastrear eficientemente sus formularios electrónicos. Además, la transición de un entorno de oficina a un lugar de trabajo remoto destacó enormemente la importancia de la colaboración en equipo en línea, una de las claves para alcanzar el éxito en los negocios.
Por qué el flujo de trabajo es la respuesta
Cuando necesitas llenar un documento, un creador de formularios PDF en línea es una herramienta recomendada para crear PDFs rellenables. Ya sea que te encarguen recopilar la información de tus colegas o clientes durante una transacción comercial, la forma más rápida de hacerlo es enviándoles un archivo de formulario PDF ya hecho que simplemente tienen que completar.
Aunque un PDF está configurado como un documento rellenable, no se recomienda enviarlo directamente a tus clientes o colegas. Aunque Adobe Acrobat es comúnmente utilizado, no todos pueden entender realmente cómo llenar y guardar los documentos correctamente. Con un flujo de trabajo poderoso, puede ser fácil para tu equipo convertir PDFs de negocios en formularios en línea y compartirlos con todos.
5 razones por las que tu equipo necesita formularios PDF rellenables y flujo de trabajo
Fácil de construir
Las herramientas complejas solo conducen a la pérdida de tiempo y costos empresariales, no a la improductividad. Crear formularios PDF en línea y construir flujos de trabajo con el software adecuado no requerirá un entrenamiento extenso. Además, crear un flujo de trabajo para el equipo puede especificar tareas específicas de ciertos usuarios que las están realizando.
Recopilar información precisa
Sin un flujo de trabajo adecuado, es difícil para los equipos hacer un seguimiento de los documentos. Por ejemplo, nuestra función de flujo de trabajo permite a los equipos llenar un solo formulario sin reimprimirlo o reenviarlo. El flujo de trabajo genera un formulario en línea y el mismo formulario puede ser pasado a cada miembro del equipo. De esta manera, todos los miembros son notificados de quién ha terminado y quién será el siguiente, manteniendo un proceso fluido para todos. Con un flujo de trabajo optimizado, los equipos pueden monitorear errores y corregirlos rápidamente, recopilando datos precisos.
Es más barato
Permitir que tu equipo complete formularios PDF en línea no solo ahorrará tiempo, sino que también ahorrará costos de envío y servicios logísticos. Imprimir formularios en papel es caro también. Afortunadamente, eso no sucederá con las transacciones en línea.
Está organizado
Un solo flujo de trabajo proporciona instantáneamente información, permitiéndote hacer un seguimiento fácilmente si un miembro no ha llenado el formulario aún. Más importante aún, un flujo de trabajo organizado proporciona información regular dentro de tu proceso, manteniendo todo en orden.
Más tasas de respuesta
Completar formularios PDF en línea y usar un flujo de trabajo adecuado promueve una mayor tasa de finalización de formularios. Los miembros del equipo no tienen que usar herramientas especializadas para completar una tarea, y mucho menos ser entrenados para enviar formularios. Todo se hace de manera fluida.
Completa formularios PDF en línea y flujos de trabajo con PlatoForms
PlatoForms es un creador de formularios PDF en línea hecho sin complicaciones. Todo lo que tienes que hacer es subir tu PDF y, mientras mantienes el diseño original de tu documento, crear un formulario PDF en línea usando nuestra sencilla herramienta de arrastrar y soltar. Luego puedes enviar el enlace del formulario PDF en línea a tu cliente, tu cliente o tu colega y ellos pueden llenarlo fácil y eficientemente. Tus clientes pueden hacer esto sin complicaciones y sin tener que hacer nada más que requiera más tiempo y esfuerzo, aparte de llenarlo y guardarlo. Después, recibirás el formulario completado con los detalles e información que ellos ingresaron como un PDF.
Cuando creamos PlatoForms, nuestro objetivo es mejorar cada proceso empresarial a través de formularios en línea. Como una herramienta de llenado de PDF rellenables en línea, nuestras características están diseñadas para eliminar la forma anticuada de archivado desorganizado: maximizando la precisión y productividad del equipo.
Además de permitirte crear y completar formularios PDF en línea, también puedes crear flujos de trabajo para tu equipo. El flujo de trabajo es una función que te permite crear un formulario organizado y único que diferentes personas pueden llenar en tu equipo.
Recurso gratuito: Conoce más sobre el flujo de trabajo aquí
Características de PlatoForms
- Convertir PDF a un formulario web
- Crear un formulario PDF en línea
- Crear un formulario maestro para múltiples PDFs
- Usar formularios de flujo de trabajo para tu PDF
Con estas características, ahora puedes enviar tus formularios a tus colegas para que los llenen eficientemente. Una vez que recibas los formularios llenos, tendrás la capacidad de gestionar todos los PDFs y formularios buscando y ordenando los datos usando el sistema en línea de PlatoForms.
Conectar con tus miembros puede ser difícil sin las herramientas adecuadas. Por lo tanto, la página de “equipos” de PlatoForms permite a tu empresa configurar a tus miembros del equipo para una colaboración remota exitosa. Para que el equipo acceda rápidamente a la información en cualquier momento y lugar, aquí tienes una guía rápida sobre cómo utilizar esta función:
Con estas características, ahora puedes enviar tus formularios a tus colegas para que los llenen eficientemente. Una vez que recibas los formularios llenos, tendrás la capacidad de gestionar todos los PDFs y formularios buscando y ordenando los datos usando el sistema en línea de PlatoForms.
Conectar con tus miembros puede ser difícil sin las herramientas adecuadas. Por lo tanto, la página de “equipos” de PlatoForms permite a tu empresa configurar a tus miembros del equipo para una colaboración remota exitosa.
Para que el equipo acceda rápidamente a la información en cualquier momento y lugar, aquí tienes una guía rápida sobre cómo utilizar esta función:
Invitar a miembros del equipo
Haz clic en Invitar a Miembros del Equipo en la parte superior derecha. Esto te pedirá que ingreses la dirección de correo electrónico de tus miembros del equipo.
Cambiar entre equipos
Haz clic en tu nombre en el menú principal y selecciona el equipo desde el menú emergente.
Configuración de permisos
PlatoForms te permite firmar formularios PDF, compartir PDFs y gestionar los permisos de tus miembros del equipo para cada PDF. Tendrás la opción de seleccionar quién entre tus miembros del equipo será el Editor de Formularios, el Remitente de Formularios o el Visualizador de Envíos de Formularios.
Sigue el procedimiento a continuación para configurar los permisos:
- Paso 1: Pasa el cursor sobre el PDF que deseas editar
- Paso 2: Haz clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha
- Paso 3: Selecciona Permiso del menú desplegable
Los documentos PDF suelen tener un diseño más complejo que los formularios en línea. Con PlatoForms, puedes tener lo mejor de ambos mundos ya que tus clientes y colegas pueden llenar un formulario en línea de fácil llenado, y, una vez completo, PlatoForms generará un documento PDF usando tu diseño original y lo enviará directamente a tu bandeja de entrada. Ahora, recopilar información es más fácil que antes (¡incluso para aquellos que no son expertos en tecnología como yo!).
Conclusiones clave
Al usar formularios en línea y de flujo de trabajo, tu equipo puede:
- Completar formularios en minutos
- Hacer un seguimiento de los cambios
- Monitorear el estado de los formularios
- Recopilar información precisa
- Ahorrar tiempo y dinero
- Organizar el flujo de trabajo
- Mantener todo en orden
- Compartir formularios PDF en línea fácilmente por correo electrónico
La colaboración en equipo es, sin duda, uno de los aspectos más esenciales del negocio en la nueva normalidad. Desde la pandemia de COVID-19 en 2021, las empresas se vieron obligadas a quedarse en casa y maximizar el internet para conectar e implementar la colaboración en equipo de forma remota. Con PlatoForms, no importa dónde estés en el mundo, la colaboración en equipo ya no se limita a estar en la misma habitación.
En esta era dorada de internet, no tienes que copiar y pegar manualmente información de un documento a otro. A través de un creador de formularios PDF como PlatoForms, tus clientes y colegas pueden llenar los formularios PDF que has preparado directamente, de manera conveniente y sin complicaciones.
Además de los formularios de flujo de trabajo, también ofrecemos características increíbles que tu equipo puede usar, incluyendo formularios maestros, formularios web y más. Para explorar estas diferentes características, regístrate aquí de forma gratuita para comenzar.
